Prestations techniques événementielles et supports imprimés de communication

Le titulaire accompagne les événements de la PDS en présentiel, à distance ou en format hybride. Il intervient en autonomie pour fournir les moyens humains, techniques et logistiques nécessaires, depuis la préparation et l’installation jusqu’à l’exploitation, au démontage et à la remise des livrables.

Hybridation et diffusion
Les prestations peuvent comprendre la création d’un lien de visioconférence pour la durée de l’événement, une interface personnalisée avec intégration graphique, ainsi que le streaming en direct et la gestion de la bande passante. Les forfaits de streaming sont établis par journée ou demi-journée et par tranche de connexions : jusqu’à 100, 101 à 300, 301 à 500, 501 à 1 000, et plus de 1 000 jusqu’à un maximum de 1 500 connexions. Ils couvrent notamment l’hébergement sécurisé, le suivi de bande passante et l’assistance en ligne. Des espaces de visioconférence avec chat en direct peuvent également être proposés pour les sessions pratiques.

Captation, son et équipe
La captation vidéo et sonore peut inclure des plans larges et serrés, les caméras, la régie, l’incrustation de titres, les techniciens et le montage. Le descriptif d’une configuration de captation mentionne notamment 2 caméras, 2 micros, 2 enceintes, une console son, 2 cartes son, un boîtier de capture et 2 ordinateurs, avec 2 techniciens maximum. La sonorisation d’une salle comprend, selon le forfait, 2 micros, une console, 2 cartes son, 2 enceintes et un technicien. Des techniciens supplémentaires peuvent assurer l’assistance et le réglage à distance ou en complément de l’équipe d’hybridation.

Les replays peuvent être séquencés, mis à disposition pour téléchargement et sous-titrés, avec ajout des cartouches fournis par la PDS lorsque prévu. Les fichiers bruts de captation vidéo et audio sont remis sous 5 jours maximum ; les autres fichiers finaux, notamment replays, sous-titres et traductions, sous une semaine maximum.

Accessibilité et interprétariat
Des prestations ponctuelles de langue des signes française et de vélotypie avec sous-titrage en direct sont prévues. L’interprétariat peut être simultané ou consécutif, avec interprètes professionnels et équipement associé : cabines ou dispositif de chuchotage sur site, casques et récepteurs, ordinateurs, cartes son et canaux audio ou sous-titres sur les plateformes virtuelles. Des forfaits sont prévus pour l’anglais, d’autres langues et les langues rares, ainsi que pour des casques et un module d’interprétariat par IA.

Matériel et logistique événementielle
Le titulaire fournit, transporte, livre, installe, règle et reprend le matériel audiovisuel et informatique, le mobilier scénique et les éléments d’habillage. Les locations comprennent l’assurance du matériel entre la livraison et la reprise. Le mobilier peut inclure pupitres, tables hautes, tabourets, présentoirs, panneaux directionnels, paperboards, tapis, tables et chaises ; l’habillage comprend notamment le revêtement de sol et le flocage d’un fond de scène. Le matériel audiovisuel peut comprendre écrans, micros, ordinateurs, téléviseurs, vidéoprojecteur, tablettes, boucle à induction magnétique et kit lumière. Les configurations indicatives du BPU comprennent, pour une journée, jusqu’à 6 micros, 2 ordinateurs, 2 téléviseurs de 65 pouces, 1 écran LED de 27 pouces, 1 vidéoprojecteur, 2 tablettes, 1 enceinte, une boucle à induction et un kit lumière ; un autre forfait demi-journée prévoit jusqu’à 4 micros, 2 ordinateurs et 1 tablette, notamment.

Le titulaire répond à une sollicitation sous 72 heures maximum. Le filage a lieu au plus tard 48 heures avant l’événement ; l’installation, les tests et la mise en ordre de marche sont achevés au minimum 2 heures avant son début. La formation à un outil complexe est réalisée au plus tard 48 heures avant l’événement. Les liens personnalisés transmis sur liste de courriels sont mis à disposition sous une semaine maximum.