Éditique et gestion des envois

Le marché associe une plateforme SaaS de gestion des commandes à la production des documents : mise en page, traitement des fichiers, impression, personnalisation, stockage, façonnage, mise sous pli ou conditionnement, puis dépôt postal ou livraison. Les demandes portent principalement sur la promotion du don et la relation avec les donneurs, mais peuvent aussi concerner des courriers administratifs ou des envois en nombre pour d’autres destinataires.

Plateforme et échanges de données

La plateforme extranet permet de créer des commandes, transmettre des fichiers ou déclencher leur récupération sur serveur SFTP, choisir les fonds et variables de personnalisation, générer et valider les bons à tirer (BAT), suivre l’avancement et extraire des statistiques au format Excel. Les utilisateurs peuvent télécharger les BAT PDF, les commenter, valider en ligne et transmettre des fichiers corrigés dans la commande initiale. Une assistance téléphonique et par courriel est prévue les jours ouvrés.

La solution comprend hébergement sur serveurs sécurisés dans l’Union européenne, maintien en condition opérationnelle, maintenance applicative, sauvegardes et mises à jour. Deux environnements distincts sont attendus : tests/prise en main et production. Les accès sont nominatifs, avec au moins les profils administrateur et utilisateur ; les connexions simultanées ne sont pas limitées. Les contrats d’interface distinguent les données simples, administratives sensibles et celles relatives aux donneurs, lesquelles peuvent inclure des données de santé. Les échanges utilisent le portail sécurisé ou l’EDI selon le cas. Les fichiers d’éditique doivent être conservés au maximum un mois, puis purgés ; un certificat annuel de destruction est transmis.

Documents et fabrication

Les sept familles couvrent les invitations aux collectes, cartes de donneurs et remerciements de premier don, courriers et cartons de remerciement de fin de parcours, invitations et courriers d’information, diplômes, invitations aux remises de diplômes et autres prestations d’éditique. Les champs, trames et visuels peuvent évoluer. Le traitement comprend les contrôles qualité, la préparation des BAT et la personnalisation selon les données et le modèle de chaque commande.

Les supports comprennent notamment des lettres A4 (210 × 297 mm), des cartons de 100 × 210 mm ou A5 (150 × 210 mm), des cartes de donneurs et des diplômes. Les papiers indiqués dans les unités d’œuvre sont notamment des papiers offset de 80 g/m² pour les lettres, 250 g/m² pour les cartons et 175 g/m² pour les cartes ; les impressions sont prévues en noir et blanc ou en quadrichromie, au recto ou recto-verso selon le support. Les cartes de donneur comportent un film « foliecarte » de 56 microns, avec débord de 5 mm, et une partie détachable de 60 × 170 mm.

La mise sous pli est adaptée à la commande : un ou plusieurs documents, enveloppes DL, C6, C5 ou C4, avec ou sans fenêtre, pliages au format 150 × 210 mm ou 100 × 210 mm, insertion de documents complémentaires et rapprochement de documents personnalisés. La mise en page est réputée incluse dans les prix des prestations. Selon les supports, l’impression et la personnalisation peuvent être réalisées en une seule passe machine.

Traitements particuliers, routage et livrables

Pour les diplômes, les fichiers sont concaténés puis répartis selon leur destination postale ou leur livraison aux sites et partenaires. Le titulaire associe le niveau du diplôme à l’insigne correspondant et sécurise la concordance entre diplôme et lettre d’accompagnement. Les envois postaux sont mis sous enveloppe ; les remises en main propre sont triées par partenaire ou site et niveau, avec feuillets intercalaires, colisage et livraison. Les cartons de livraison doivent être aisément manipulables par une personne seule ; un poids maximal de 5 kg est indiqué pour les colis de diplômes. Chaque livraison est accompagnée d’un bordereau détaillé.

Le traitement comprend aussi le dédoublonnage des donneurs sur une même collecte, la mise à l’écart automatique des adresses hors de France métropolitaine, le signalement des anomalies de mise en page ou d’adresse, la gestion des plis non distribuables et le suivi des stocks. Les plis non distribués sont signalés dans un fichier Excel au plus tard à la fin de chaque mois et remis à l’EFS. Les stocks résiduels sont restitués en fin de contrat. Les développements additionnels de la plateforme sont réalisés à distance, après étude du besoin, devis et tests de fonctionnement.