Affranchissement massifié du courrier

Le titulaire accompagne les établissements dans l’optimisation des coûts, des modes d’affranchissement et de l’éligibilité au courrier industriel. Il conseille sur le tri, la préparation, les formats, le poids, les modes d’envoi et le formatage des adresses, analyse les possibilités de regroupement et de massification, et fournit indicateurs, tableaux de bord et veille tarifaire, technique et réglementaire. Une réunion de démarrage définit les modalités de mise en œuvre ; des réunions de suivi peuvent être demandées. Un bilan d’optimisation est remis au minimum en janvier et en juillet.

Collecte, transport et traitement

Le titulaire fournit le matériel de conditionnement et de transport sécurisé, par exemple des caisses sécurisées, séparateurs, étiquettes identifiées ou colliers de serrage. Il collecte le courrier chaque jour ouvré, du lundi au vendredi, entre 8 h et 17 h 30, selon un planning annuel tenant compte des fermetures exceptionnelles. Il assure la traçabilité et la sécurité des envois, le transport vers son centre d’affranchissement industriel et la responsabilité du courrier jusqu’à sa remise à l’opérateur postal ou au transporteur. Les manutentions et les véhicules capables de manœuvrer dans les enceintes des établissements sont à sa charge ; les accès sont limités aux points de collecte définis.

Le titulaire réceptionne, trie, prépare, contrôle, pèse le cas échéant, affranchit et trace les envois, selon leur format, poids, destination et niveau de service. Il prend en charge les lettres vertes ou équivalentes, courriers suivis et internationaux, envois en nombre, mécanisables ou non, courriers massifiables et envois spécifiques. Pour les recommandés, avec ou sans avis de réception, il assure l’enregistrement, les preuves de dépôt, le suivi et la restitution des informations de distribution. Il expédie également les colis nationaux et internationaux dans les limites prévues au marché, avec suivi, preuves de dépôt et traitement des incidents de transport.

Le tarif postal en vigueur le plus avantageux compatible avec les caractéristiques des envois et le service attendu est appliqué. Les courriers éligibles sont massifiés, en privilégiant les tarifs industriels ; les courriers hors de ce périmètre sont séparés et affranchis au tarif général en vigueur de La Poste. Le titulaire contrôle la conformité des envois et peut les adapter si cela ne modifie pas substantiellement la prestation ni le niveau de service. En cas d’anomalie susceptible d’affecter le tarif, le délai ou le service, il sollicite l’accord préalable de l’établissement. Les erreurs imputables au titulaire restent à sa charge, sauf force majeure dûment justifiée.

Suivi et continuité

Les factures sont émises mensuellement et accompagnées d’un tableau de consommations Excel par établissement. Les comptes analytiques peuvent être créés, modifiés ou supprimés sans surcoût ; les données détaillent notamment les consommations par compte, type de pli, tranche de poids et jour, ainsi que les volumes de recommandés et de colis. Elles sont accessibles par espace client sécurisé avec extraction Excel et historique d’au moins quatre ans, par transmission mensuelle Excel, ou par les deux moyens. Le reporting comprend également les incidents et actions correctives. Le titulaire garantit la continuité du service, prévoit le remplacement du personnel et les solutions de secours, et signale le jour même tout aléa susceptible d’affecter les délais ou la continuité.