Gestion de flottes de véhicules et prestations annexes

Le lot 1 porte sur la prise en charge et la gestion de véhicules terrestres à moteur d’un PTAC inférieur ou égal à 3,5 tonnes, ainsi que de prestations annexes. La gestion comprend l’allocation d’une carte accréditive, le conseil, le contrôle, le suivi administratif et financier, le paiement des prestataires et l’accès à un réseau agréé.

Le périmètre couvre notamment les véhicules standards, aménagés, équipés ou transformés, les véhicules neufs ou d’occasion, les deux-roues motorisés, VAE, trois-roues, quads et remorques. Sont exclus les véhicules détenus moins de 3 mois, l’achat des produits d’entretien et de nettoyage, ainsi que les véhicules de PTAC inférieur ou égal à 3,5 tonnes équipés autrement que d’un hayon, d’une rampe TPMR ou d’une signalétique.

La gestion générale comprend la mise en gestion, l’intégration et la sortie des matériels, le suivi des contrats de maintenance constructeur ou de location longue durée, le contrôle du bien-fondé, de la qualité, des délais et de la facturation des interventions, ainsi que le conseil sur les réparations, expertises et contrôles réglementaires.

L’outil de gestion sécurisé accessible par Internet doit être disponible les jours ouvrables de 7 h à 19 h, permettre des profils et niveaux analytiques, l’intégration et la sortie des véhicules, la validation des accords, le suivi des interventions, les extractions et les tableaux de bord. Il doit donner accès au plus tard à J+1 aux données opérationnelles et financières, produire des EDI mensuels, des alertes de contrôles et de révisions, des indicateurs de coûts, de consommations, de sinistralité, d’émissions de CO2 et des états comparatifs. Le seuil de délégation par défaut est de 300 € HT, avec un seuil possible de 0 € pour la carrosserie.

Le titulaire fournit notamment, pour chaque matériel, une carte accréditive, un guide utilisateur et la liste actualisée du réseau. Le réseau doit proposer des prestataires de maintenance-réparation, carrosserie, pneumatiques et contrôle technique, avec au moins un prestataire dans un rayon de 5 km en zone urbaine parisienne, 8 km dans les autres unités urbaines d’au moins 50 000 habitants et 20 km dans les autres communes, sous réserve de disponibilité effective. Un fichier Excel détaillé des prestataires et, lorsqu’elle existe, une carte interactive sont attendus.

Les prestations à l’acte sont accessibles avec la carte accréditive et uniquement après souscription de la gestion de base. Elles couvrent notamment :

• maintenance préventive et réparations curatives selon les préconisations constructeur ;
• remise en état après sinistre ou accident, hors prise en charge par l’assureur ;
• dépannage et remorquage 24 h/24 et 7 j/7, avec dépannage sur place ou transfert vers le garage le plus proche ;
• assistance à la personne et poursuite du voyage, notamment hébergement plafonné à 150 € TTC par nuit et par personne pendant 3 nuitées au maximum après plus de 24 heures d’immobilisation ;
• pneumatiques : fourniture, montage, réparation, stockage des pneus d’hiver, géométrie et inventaire ;
• vitrages : fourniture, montage et réparation des impacts ;
• expertises photo, simples ou de véhicules gravement endommagés ;
• contrôles techniques, visites complémentaires, contre-visites, contrôles volontaires et contrôles d’équipements de levage ;
• revente pour compte, télématique, autopartage, convoyage, rapatriement, cartes énergie et multiservices, télépéage, conciergerie, gardiennage et estimation de valeur résiduelle.

Le véhicule de remplacement est de catégorie équivalente, assuré tous risques et limité à 250 km par jour ; aucune empreinte de carte bancaire ni dépôt de caution ne peut être exigé. Le convoyage s’effectue entre deux lieux définis par le bénéficiaire en France métropolitaine et, le cas échéant, dans les DROM, hors voie maritime, après devis validé. La fourniture d’énergie prévoit une provision de 150 € TTC par véhicule et le télépéage une provision de 30 € TTC par véhicule. Les données sont mises à jour au moins mensuellement et transférées deux mois avant l’échéance ; sur demande, elles sont détruites dans les trois mois.