Acquisition, location et entretien de véhicules

Le système couvre 12 catégories : l’achat et la location de véhicules personnels, utilitaires, sanitaires de petit ou gros volume, poids lourds et véhicules sans permis. Les véhicules peuvent être choisis parmi ceux distribués par les titulaires ; les caractéristiques et options sont précisées dans chaque marché spécifique. Des véhicules avec aménagement intérieur ou extérieur, équipements sonores ou visuels et marquage peuvent être commandés, avec réalisation par le titulaire, un sous-traitant ou un prestataire d’aménagement choisi par l’acheteur.

Pour les achats, les prestations associées comprennent la livraison, les démarches d’immatriculation, la fourniture et la pose des plaques, ainsi que, selon le besoin, les marquages, la maintenance et les pièces détachées. Les pièces des véhicules acquis doivent pouvoir être fournies pendant toute la durée du marché spécifique.

Location et gestion de flotte

La location longue durée porte sur des véhicules neufs avec durée et kilométrage définis dans la commande. Le titulaire conseille l’établissement sur les modèles du bordereau et peut présenter des solutions alternatives avec leurs coûts. Des locations courtes ou moyennes de véhicules d’occasion, notamment d’attente, et l’assurance du parc sont également prévues comme prestations facultatives.

La gestion locative comprend l’immatriculation, les plaques, le suivi des échéances et des kilométrages, la gestion de la sinistralité, une hotline et un outil en ligne en temps réel. L’outil en mode SaaS doit notamment suivre les commandes, les véhicules et leurs contrats, l’entretien et les pneumatiques, la facturation détaillée et les sinistres. Il est accessible au minimum les jours ouvrés de 8 h à 19 h ; en cas de défaillance, le titulaire dispose de 48 heures après l’ouverture du ticket pour le rétablir. Un état électronique des sinistres est transmis trimestriellement, avec au minimum la date, la nature, l’immatriculation, la garantie, la responsabilité, la charge totale et les sommes provisionnées. Le kilométrage peut être réajusté une fois par an, lors des bilans semestriels.

Maintenance, assistance et pneumatiques

Les réparations mécaniques, électriques et électroniques suivent les préconisations du constructeur. Elles couvrent notamment les fluides (hors AdBlue), la climatisation, le freinage, filtres, éclairage, essuie-glaces, batterie, fusibles, courroie, échappement et, dans les conditions prévues au CCTP, embrayage ou boîte de vitesses. Les opérations périodiques et l’entretien de la batterie sont également couverts pour les véhicules thermiques, hybrides, hybrides rechargeables, à hydrogène et électriques. La maintenance ne couvre pas les défaillances imputables à une négligence ou à un usage non conforme, ni les interventions sur les aménagements complémentaires.

Les opérations sont organisées dans un réseau de garages agréés et sans avance de frais pour l’établissement. L’assistance téléphonique est personnalisée ; les horaires ordinaires doivent se situer entre 9 h et 18 h les jours ouvrés, avec une solution accessible 24 h/24 et 7 j/7 pour les urgences. Le titulaire répond aux réclamations et dysfonctionnements signalés sous 48 heures ouvrées. Des véhicules de remplacement sont prévus en cas de panne, sinistre ou véhicule livré non conforme : les durées maximales de prêt sont de 10 jours pour une panne, 15 jours après un accident et 30 jours en cas de sinistre total ou de vol. Après deux passages successifs au garage pour le même problème sans réparation possible, un véhicule équivalent est proposé ; si le véhicule initial ne peut être réparé, un véhicule neuf doit être mis à disposition dans un délai maximal de quatre mois.

Pour les pneus tous temps, aucun changement n’est prévu entre 0 et 30 000 km sauf si la sculpture atteint le témoin d’usure ; à partir de 30 000 km, le remplacement se fait par deux. La prestation inclut montage, démontage, valve, équilibrage, contrôle du parallélisme en cas d’usure anormale et réparation des crevaisons. Les pneus hiver, leur pose, dépose et stockage sont prévus selon les besoins ; à partir de 30 000 km, leur remplacement se fait par quatre. Leur recours est choisi par l’établissement à la commande et peut être facturé en sus.

Livraison, restitution et prestations facultatives

Les véhicules sont livrés neufs et sans vice ou défaut, avec au moins 15 € de carburant. Le titulaire confirme la date de livraison dans la semaine suivant la commande ; sauf exception dûment justifiée, le délai de livraison ne dépasse pas neuf mois. En cas de retard, un véhicule de catégorie identique est mis à disposition jusqu’à la livraison. La carte grise est transmise huit jours avant réception et le véhicule est livré avec son immatriculation définitive. Les documents comprennent notamment les notices et le carnet d’entretien en français, le schéma électrique, le procès-verbal de transformation ou certificat de carrossage, les homologations requises et, pour les véhicules sanitaires, les documents nécessaires à leur usage.

Pour les locations, le titulaire signale les échéances six mois à l’avance. Trente jours calendaires avant restitution, il réalise une visite de bilan et remet un rapport étayé par une photo-expertise. Une contre-expertise peut être demandée par l’établissement à ses frais. Hors frais dus à une usure anormale ou aux kilomètres supplémentaires selon les règles prévues, aucun autre frais de restitution ne peut être facturé. Le titulaire transmet sous cinq jours ouvrables les procès-verbaux d’infraction reçus en qualité de propriétaire.

Les prestations facultatives comprennent aussi l’assurance (au tiers, garanties complémentaires ou tous risques), la gestion des sinistres et des réparations, l’assistance et le dépannage renforcés, la télématique embarquée et la formation à l’éco-conduite et à la prévention des risques routiers. La formation peut être réalisée sur route ou en ligne ; elle est dispensée au plus tard trois mois après la demande, et donne lieu à une attestation.