Gestion externalisée des envois de courriers

Production et traitement postal

• Service assuré du lundi au vendredi, avec une mise en production quotidienne après 17 h.
• Envoi postal à J+1 pour les documents déposés jusqu’à 17 h la veille.
• Formats acceptés au minimum : DOC, DOCX et PDF ; fichiers couramment compris entre 3 et 10 Mo, avec une capacité jusqu’à 130 Mo.
• Impression A4 sur papier 80 g, en noir et blanc principalement, avec quelques documents couleur ; impression recto ou recto-verso selon le choix de l’utilisateur.
• Fourniture d’enveloppes aux formats DL, C4 ou C5, optimisées selon le nombre de pages, avec identification du destinataire et évolution attendue pour identifier également l’expéditeur.
• Regroupement des courriers d’un même destinataire transférés le même jour dans une seule enveloppe.
• Gestion de lettres suivies et recommandées, avec journal de traitement et de distribution.
• Ajout possible de documents annexes à chaque envoi ou groupe d’envois ; choix du degré de priorité et paramétrages par défaut selon le type de poste.
• Traitement des courriers non délivrés, réception et mise à disposition, ainsi que normalisation et redressement des adresses issues des plis non distribués.

Solution et sécurité

La solution doit utiliser une imprimante virtuelle unique, fonctionner dans un flux sécurisé respectant NIS2 et permettre la correction des adresses mal reconnues depuis l’imprimante virtuelle. Chaque utilisateur dispose d’un compte individuel et de codes personnels ; le nombre de comptes attendu est compris entre 30 et 70. La MDPH administre elle-même les comptes et habilitations après formation des gestionnaires.

La solution doit être compatible avec Windows 11 et les versions suivantes et pouvoir s’adapter au réseau informatique sécurisé du Département du Doubs. Ses composants doivent rester supportés par leurs éditeurs. Les correctifs liés aux mises à jour du système d’exploitation, les mises à jour de sécurité et les évolutions nécessaires à la compatibilité technique sont compris jusqu’à la fin du marché.

Archivage, journaux et suivi

• Archivage probatoire des courriers à compter de leur date d’expédition ; le DQE prévoit une prestation sur 2 ans, tandis que le CCTP renvoie la durée aux capacités techniques proposées.
• Conservation des journaux de dépôt des fichiers pendant 2 ans, avec possibilité d’export en CSV, PDF ou XLSX.
• Statistiques mensuelles sous forme de tableaux de bord Excel par service utilisateur : nombre global de plis, montants HT, TVA et TTC, avec distinction éventuelle de l’affranchissement, des prestations et du transport.
• Tableau de bord mensuel global par typologie de courriers ou colis : nombre de plis, montants HT, TVA et TTC, montant total et nombre de courriers non distribués.
• Transmission des factures via Chorus Pro et présentation lisible des prestations par type de courrier et type d’envoi.
• Aucun minimum de volume envoyé n’est prévu.

Mise en œuvre, formation et assistance

L’accompagnement comprend la vérification des prérequis, l’installation, les tests, le lien avec la Direction des Usages Numériques, l’ouverture des comptes, le paramétrage, la mise en place éventuelle d’un flux batch via une plateforme internet et le maintien en conditions opérationnelles. Un guide d’installation et un guide utilisateur doivent être fournis.

La formation préalable comprend les référents techniques et les utilisateurs finaux. Des formations complémentaires peuvent être organisées en cas d’évolution technique ou de besoin utilisateur.

Le support est assuré du lundi au vendredi, au minimum de 9 h à 12 h et de 14 h à 16 h, par un interlocuteur dédié ou un service identifié. Les incidents sont déclarés prioritairement par courriel, avec possibilité d’appel, ticket, centre de service ou chatbot. Les tickets précisent la nature, l’intitulé, la page ou fonctionnalité concernée, la description et, si nécessaire, des captures d’écran ou journaux.

La maintenance comprend l’assistance de premier niveau, la recherche d’origine par téléphone ou télémaintenance, la maintenance préventive, la correction des anomalies bloquantes, majeures et mineures, les améliorations de performance, la mise à jour de la documentation et la maintenance évolutive. Des modules complémentaires, réalisations spécifiques, prestations d’assistance, interventions sur site et transferts de compétences peuvent être commandés selon les besoins.

Pour les anomalies bloquantes, le délai maximal de prise en compte est de 4 heures avec télémaintenance et de 8 heures sans dispositif ; pour les autres anomalies, il est respectivement de 8 et 16 heures. L’intervention par télémaintenance intervient au plus tard sous 24 heures hors samedi, dimanche et jours fériés pour une anomalie bloquante, et sous 5 jours ouvrés pour une anomalie non bloquante. En cas de panne complète, une assistance guidée permet la réinstallation des services minimums et la restauration de la solution et des données à partir des sauvegardes du pouvoir adjudicateur.

Chaque mise à jour est accompagnée d’une documentation française comprenant la procédure d’installation, le contenu détaillé du support, la documentation technique et fonctionnelle actualisée, la procédure d’installation des correctifs et la matrice des flux entre serveurs et postes clients. Le titulaire fournit au minimum une version complète regroupant corrections et améliorations une fois par an. Les changements de version nécessitant une évolution du socle technique doivent être annoncés 6 mois à l’avance ; le pouvoir adjudicateur dispose alors d’un délai de 12 mois pour se conformer aux nouvelles contraintes.

Repères quantitatifs indicatifs

L’utilisation récente est évaluée à 47 000 plis et 370 000 pages imprimées. Le DQE indicatif comprend notamment 308 000 pages suivantes noir, 14 800 pages suivantes couleur, 35 000 impressions noir C6, 5 570 noir C5, 5 360 noir C4, 420 couleur C4, 215 couleur C5 et 260 couleur C6. Il prévoit aussi 38 000 envois G4 Premium petite lettre 0–50 g département, 2 450 envois G3 Premium petite lettre 0–50 g département, 4 400 écoplis jusqu’à 100 g, 380 recommandés avec AR, ainsi que des lettres vertes, recommandées, internationales et grands comptes selon les tranches de poids définies au BPU.

Le titulaire doit disposer d’une autorisation ARCEP s’il assure lui-même la distribution. Il doit respecter le RGPD, le secret professionnel et les obligations de confidentialité et de sécurité applicables aux sous-traitants.