Gestion et exploitation d’un village de vacances

Le titulaire assure à ses risques et périls la gestion et l’exploitation technique, administrative, financière et commerciale du village de vacances, ainsi que sa promotion, l’accueil des usagers, la sécurité, la surveillance, l’entretien, le nettoyage, la maintenance et les relations avec les clients. Il exploite l’ensemble des terrains, gîtes, installations, piscine, équipements et matériels, dans le respect des règles d’hygiène, de sécurité et de la continuité du service public.

Le périmètre comprend :

• 10 gîtes de 4 à 5 personnes de 60 m² chacun ;
• 5 gîtes de 3 à 4 personnes de 48 m² chacun ;
• 5 gîtes de 4 à 5 personnes de 81 m² chacun ;
• un bâtiment d’accueil de 65 m² avec salle de réception, cuisine équipée et barbecue extérieur ;
• une piscine privative de 110 m² avec capot démontable ;
• un espace entre la piscine et l’accueil comprenant terrain de boules, préau, jeux d’enfants et gradins ;
• un parking de 20 places côté Est, ainsi que 10 mètres au-delà des maisons sur les parcelles C395 et C396.

Une mise à disposition de la piscine à la commune pourra être envisagée sur certaines périodes, selon des conditions à définir dans le cadre des négociations. Le titulaire signale dans les 15 jours les anomalies ou vices constatés susceptibles de relever des garanties légales.

Exploitation et services aux usagers

Le titulaire doit assurer une présence effective sur place, y compris en période de fermeture pour répondre aux urgences, organiser l’accueil et l’information du public, garantir la sécurité des usagers et des tiers, assurer le gardiennage par des visites régulières hors période d’occupation permanente et prendre en charge l’élimination des déchets des usagers.

Il élabore le règlement intérieur soumis à l’approbation de la commune, l’affiche de manière visible et veille à son application. Il installe dans chaque gîte un guide d’utilisation des inserts indiquant les points de rassemblement et les consignes officielles relatives au risque incendie, ainsi que les consignes de tri des déchets. Il assure également l’animation du village et présente un plan d’animations en rapport avec les ressources locales.

Le mémoire d’offre doit notamment préciser la politique d’exploitation, les modalités de fonctionnement et d’entretien, les prestations et produits proposés, la conservation des labels, les aménagements projetés, les moyens humains et matériels, le prévisionnel d’activités, le prévisionnel d’exploitation et les frais de fonctionnement, d’entretien et de maintenance.

Entretien, nettoyage et maintenance

Le titulaire maintient les biens de retour et de reprise en parfait état de propreté, de fonctionnement et d’usage, réalise les contrôles de sécurité requis et transmet les procès-verbaux sur demande. Les prestations de nettoyage et d’entretien sont réalisées aussi souvent que nécessaire et au minimum une fois par jour en période d’affluence. Le renouvellement du petit matériel est à sa charge et doit être détaillé dans l’offre.

Les opérations comprennent notamment :

• l’entretien des gîtes, du bâtiment d’accueil, des parkings, des abords et des 10 mètres autour des gîtes et équipements ;
• les peintures intérieures, raccords, revêtements, plomberie, dégorgement des canalisations, chauffe-eau, robinetterie et chasses d’eau ;
• la maintenance des portes, fenêtres, serrures, vitrages, installations électriques, mobilier, linge, literie, vaisselle, électroménager et ustensiles ;
• l’entretien des arbres, arbustes, gazon, réseau d’arrosage, plantations jusqu’à 10 mètres des bâtiments et luminaires extérieurs hors éclairage public ;
• l’entretien et le nettoyage de la piscine, de sa machinerie, des locaux techniques, du liner et de la plage, y compris l’hivernage et la remise en service ;
• le contrôle quotidien de la qualité de l’eau de la piscine avec le matériel mis à disposition par la mairie ;
• le ramonage annuel obligatoire des cheminées, avec transmission des justificatifs ;
• le dégorgement des gouttières et chéneaux pluviaux, le nettoyage des façades et les opérations d’hivernage, avec justificatifs.

L’hivernage et la remise en service de la piscine peuvent être réalisés par le titulaire s’il dispose de la compétence requise ou confiés à un professionnel. Une attestation doit être fournie pour chaque hivernage et remise en service, ainsi qu’une attestation annuelle d’entretien régulier de la piscine.

Les grosses opérations relevant de la collectivité comprennent notamment la réparation des toitures, le renouvellement des menuiseries extérieures, des installations électriques, du mobilier, des canalisations et réseaux, de la plage et de l’étanchéité de la piscine, du robot d’entretien, des gros travaux des locaux techniques et des extincteurs. Le titulaire conserve notamment à sa charge la décoration, le petit électroménager et l’entretien du liner.

Personnel, contrôle et livrables

Le titulaire fournit en permanence un personnel en nombre, qualité et qualification conformes aux règles applicables. Il tient un registre coté et paraphé des réclamations dans un bureau ouvert aux usagers et communique chaque réclamation au représentant de la collectivité.

Il remet chaque année, au plus tard le 1er juin, un rapport technique et financier comprenant notamment les effectifs et qualifications, le taux d’occupation, le nombre de services effectués, l’état des ouvrages et équipements, les travaux réalisés, la sinistralité, les mesures correctives, les dépenses et recettes, les indicateurs de qualité et les perspectives de l’exercice suivant. Le rapport décrit également les mesures de protection de l’environnement et d’insertion par l’activité économique mises en œuvre.

La collectivité peut effectuer des contrôles sur pièces et sur place, demander les procès-verbaux et documents nécessaires, faire contrôler l’état des installations et imposer une remise en état aux frais du titulaire en cas d’entretien insuffisant. Un comité de pilotage se réunit au moins deux fois par an ; ses réunions font l’objet d’un procès-verbal dressé par le titulaire et validé par la collectivité.