Gestion des dossiers d’aides financières au Fonds de solidarité énergie

Le titulaire prend en charge l’instruction administrative des demandes d’aide du Fonds de solidarité énergie (FSE), leur préparation pour les commissions d’attribution, le suivi des décisions et le versement des aides aux fournisseurs d’énergie. La gestion s’effectue dans le progiciel IODAS, selon le règlement intérieur du FSL/FSE.

Les dossiers déjà saisis par les travailleurs sociaux du Département font l’objet d’une vérification de complétude et de conformité des pièces. Les dossiers reçus sur papier, par courrier ou par courriel, sont saisis dans IODAS puis instruits. Le titulaire assure également un accueil téléphonique et une adresse électronique dédiés aux demandes de renseignements des travailleurs sociaux. Il adresse au demandeur, avec copie au travailleur social référent, un accusé de réception indiquant si le dossier est complet ou incomplet ; dans ce dernier cas, il sollicite les pièces manquantes auprès du travailleur social.

La préparation des demandes comprend la synthèse du dossier et sa transmission à la coordinatrice FSE du Département pour examen des informations, vérification de leur exactitude et analyse de l’adéquation aux critères d’éligibilité. L’instruction d’un dossier complet doit intervenir dans un délai maximal de 2 mois à compter de sa réception par le gestionnaire.

Commissions et suivi des décisions

Le titulaire prépare les commissions consultatives d’attribution : diffusion du calendrier validé, préparation de l’ordre du jour avec les partenaires, actualisation des fiches de situation, convocation des membres et envoi de l’ordre du jour au moins 10 jours ouvrables avant la commission.

Après la commission, il notifie la décision au demandeur et au travailleur social, puis transmet aux fournisseurs concernés un relevé précisant, selon le cas, le montant de l’aide et les préconisations, les motifs de rejet ou les conditions d’un sursis à statuer. Il assure le suivi des dossiers ajournés et des recours gracieux. Le versement des aides aux fournisseurs doit intervenir dans les 5 jours ouvrés suivant la commission.

Gestion financière et comptable du fonds

Le titulaire crée deux comptes bancaires distincts : l’un pour les contributions financières du dispositif, l’autre pour les frais de gestion du marché. Il encaisse les contributions des financeurs, dont celles du Département, puis verse les aides attribuées aux fournisseurs dans la limite des fonds disponibles. Les versements sont accompagnés d’un bordereau récapitulant les références clients et les montants accordés.

La prestation comprend la tenue des comptes, le placement des fonds disponibles et la production de tableaux de bord financiers mensuels. Le titulaire transmet les bilans financiers et comptes annuels attendus, les éléments comptables nécessaires au contrôle du marché ainsi qu’un bilan qualitatif et quantitatif de l’action. Il reverse aux contributeurs les excédents d’avance selon le bilan et les justificatifs afférents.

Les documents et décisions émis doivent être conformes à la législation, lisibles et adaptés à leurs destinataires. Le titulaire garantit la confidentialité des dossiers et participe aux instances de suivi et de coordination du dispositif.