Gestion des aides financières du Fonds d’Aide aux Jeunes

Le titulaire assure, pour le compte de Brest Métropole, la réception, l’instruction, la décision et le suivi des demandes d’aides destinées aux jeunes de 18 à 25 ans, voire dès 16 ans sous condition dérogatoire. Les prestations s’exécutent au fil des bons de commande et s’appuient en permanence sur le règlement du Fonds d’Aide aux Jeunes.

Réception, instruction et décision

• Informer et conseiller les prescripteurs ; réceptionner les demandes transmises sur une adresse électronique dédiée.
• Collecter et saisir les données personnelles dans un logiciel approprié, vérifier la recevabilité et relancer les prescripteurs en cas de pièces manquantes.
• Contrôler l’âge, la résidence, la situation, les aides déjà perçues, les plafonds et la périodicité ; renseigner la composition du foyer, les ressources, les dépenses et le reste à vivre.
• Pour les urgences, assurer une permanence téléphonique du lundi au vendredi de 9 h à 17 h, vérifier la recevabilité et décider d’accorder ou de rejeter la demande.

Les aides à l’hébergement d’urgence sont instruites selon le règlement. Le titulaire informe le prescripteur des possibilités d’hébergement, utilise les documents types de Brest Métropole et gère le calendrier d’occupation de trois studios conventionnés en Résidences Habitat Jeunes. En cas d’indisponibilité, il vérifie prioritairement la disponibilité de l’auberge de jeunesse puis des hôtels.

Le titulaire organise et anime la commission hebdomadaire d’attribution ainsi que l’équipe pluridisciplinaire lorsque nécessaire. Il prépare les dossiers et les listes indiquant notamment l’identité du jeune, sa date de naissance, la nature et le montant des aides, le prescripteur, les aides antérieures et le montant cumulé. Les décisions possibles sont l’accord, l’ajournement ou le rejet ; les situations dérogatoires ou faisant l’objet d’un désaccord sont orientées vers l’équipe pluridisciplinaire.

Après validation par Brest Métropole, le titulaire met en forme les courriers signés par l’élu référent et déclenche leur envoi. Il informe le payeur, le bénéficiaire, les prescripteurs, les tiers justifiés et Brest Métropole. Un tableau hebdomadaire des urgences présentées en commission est transmis au service.

Paiement et accueil du public

Les aides sont versées par virement en priorité, par chèques d’accompagnement personnalisés ou exceptionnellement en espèces. Elles peuvent également être payées à des tiers, sur présentation d’une facture au nom du jeune et après vérification de sa conformité avec la décision.

• Contrôler l’identité du jeune pour toute remise en chèques d’accompagnement personnalisés ou en espèces.
• Faire signer et conserver une attestation datée de retrait pour chaque remise en chèques ou en espèces.
• Respecter la périodicité décidée par la commission lorsque l’aide comporte plusieurs paiements.
• Préparer au début de chaque semestre le calendrier des commissions et des remises d’aides, en tenant compte des jours fériés.
• Remettre les aides d’urgence sous 24 heures ouvrables et les aides accordées par la commission ou l’équipe pluridisciplinaire sous 3 jours ouvrables.
• Maintenir la délivrance des aides toute l’année et pouvoir répondre ponctuellement à des situations exceptionnelles en dehors des plages habituelles.

Les conditions d’accueil doivent garantir la sécurité des jeunes et des salariés.

Gestion financière, comptable et statistique

Le titulaire gère les fonds publics au nom et pour le compte de Brest Métropole, ouvre un compte au Trésor dédié et assure la commande, le stockage, la remise et le retour au fournisseur des chèques d’accompagnement personnalisés. Il suit l’annualité budgétaire, les acomptes, la reddition des comptes et la restitution de l’avance non consommée selon la convention de mandat.

Chaque trimestre, au plus tard le 15 du mois suivant, il transmet par voie dématérialisée le nombre et les montants des aides engagées, payées et restant à payer, ventilés par mois, type et nature d’aide, ainsi que la trésorerie disponible, la trésorerie réelle et les abandons de créances. Les états des aides accordées mais non payées précisent notamment le bénéficiaire, l’adresse postale, la décision, le montant, l’objet, la fin de validité et le mode de paiement.

Les bilans statistiques trimestriels et annuels détaillent les demandes, accords, rejets, montants, types et natures d’aides, premières demandes, profils des jeunes, âge, sexe, résidence, hébergement, situation professionnelle et familiale, prescripteur et données relatives aux quartiers prioritaires. Le bilan annuel comprend également une comparaison entre engagements et paiements, un bilan des hébergements et une analyse qualitative du fonctionnement du dispositif, des partenariats et de l’évolution des publics.

Données et sécurité

Le titulaire traite des données personnelles pour la gestion de l’attribution, du contrôle, du versement et du suivi du Fonds. Il applique la confidentialité, le RGPD et les clauses de sous-traitance, contrôle strictement les accès, chiffre les échanges, journalise les opérations et réalise des sauvegardes régulières. Toute demande de droit relevant de l’acheteur lui est transmise sous 48 heures ; toute violation ou incident de sécurité est signalé au plus tard dans les 24 heures. Les données sont conservées de manière sécurisée pendant 10 ans pour l’archivage de contrôle, sous réserve des règles applicables à la base active.