Gestion du dispositif de chèques permis de conduire

Le titulaire prend en charge le parcours du dossier, de la demande d’aide au suivi du bénéficiaire, ainsi que l’affiliation des auto-écoles et l’instruction de leurs demandes de paiement. Le dispositif vise les jeunes de 17 à 25 ans inclus répondant aux critères régionaux d’éligibilité. Le volume est plafonné à 35 000 chèques par an.

Demandes, chèques et bénéficiaires

Le titulaire met à disposition un formulaire dématérialisé, instruit l’éligibilité, vérifie l’absence d’aide antérieure, la complétude et la conformité des justificatifs ainsi que la cohérence des données saisies. Il relance les demandeurs en cas de pièce manquante, illisible ou non conforme, puis notifie les décisions et motive les rejets selon les modalités fixées par la Région.

Après réception de l’ensemble des justificatifs, le chèque dématérialisé et personnalisé est émis et transmis dans un délai maximal de 2 semaines. Le titulaire vérifie sa bonne réception et avertit le bénéficiaire qui ne l’a pas utilisé 2 mois puis 1 mois avant sa caducité. Le chèque est nominatif, non monnayable, doté d’un identifiant unique et d’un dispositif de sécurisation de type code-barres ou QR code ; sa validité est de 12 mois à compter de sa notification.

Auto-écoles, paiements et fonds

Le titulaire instruit les demandes d’affiliation, contrôle les justificatifs et les données, vérifie l’éligibilité des établissements et formalise chaque affiliation par une convention. Les auto-écoles affiliées doivent notamment être franciliennes, agréées et titulaires du label qualité requis. L’intégration d’API Entreprise sert aux vérifications initiales et au suivi périodique des changements de situation, certifications ou radiations.

Pour chaque demande de paiement, le titulaire contrôle les pièces et les données, rapproche les heures facturées des heures de conduite effectivement réalisées, puis vire les sommes dues dans les 2 semaines suivant la validation du dossier. Il assure la traçabilité des paiements et recouvre les indus par émission d’ordres de reversement. L’auto-école ne peut demander d’avance au bénéficiaire ; si le coût réel est inférieur à la valeur du chèque, le paiement est limité aux heures réellement effectuées.

Les fonds de la Région et les sommes recouvrées sont conservés sur un compte bancaire dédié, réservé au paiement ou au recouvrement des chèques. Le titulaire transmet mensuellement les relevés complets et tient à disposition une copie certifiée conforme par son commissaire aux comptes. À la fin du marché, les fonds non utilisés sont restitués après prise en compte des chèques encore valides.

Prévention de la fraude et contrôles

Le dispositif de détection couvre le cycle allant des justificatifs jusqu’au paiement. Il associe analyse documentaire automatisée et humaine, recours aux API et sources institutionnelles lorsque cela est techniquement et juridiquement possible, et procédure manuelle complémentaire si les sources sont indisponibles ou retardées. Les outils sont maintenus et les équipes formées aux nouvelles typologies de fraude.

Toute suspicion entraîne une alerte immédiate à la Région, la suspension conservatoire du dossier et l’absence de versement jusqu’à sa décision. Le titulaire mène une analyse de second niveau, constitue un dossier de preuve et tient un suivi des fraudes. Il réalise des contrôles aléatoires sur au moins 5 % des dossiers payés par trimestre, selon une sélection documentée, et conserve les preuves. Les résultats sont présentés en comité de pilotage ou à la demande de la Région. Un rapport de lutte contre la fraude est transmis trimestriellement ; il rend notamment compte des dossiers bloqués, fraudes avérées, montants évités ou recouvrés, contrôles de RIB, délais et mesures correctives.

Communication et relation avec les usagers

Le titulaire accompagne les jeunes et les auto-écoles, met à disposition une hotline et une boîte mail dédiées et répond aux demandes relatives au dispositif, aux dossiers, aux recours et aux réclamations. Pour une réclamation simple, la réponse définitive est apportée sous 7 jours calendaires. Pour une réclamation complexe, un accusé de réception et une information sur sa prise en charge sont envoyés sous 7 jours, puis la réponse définitive sous 60 jours calendaires au maximum, sauf suspension liée à des investigations attendues de l’Acheteur.

Pour mobiliser les auto-écoles, le titulaire met en œuvre un plan de communication avec des objectifs de moyens visant 50 % d’établissements affiliés dans chaque département au bout de 3 mois et 80 % au bout de 6 mois. Il remet un rapport sur les contacts et réponses dans les 15 jours suivant chacune de ces échéances ; celui du sixième mois doit couvrir l’ensemble des auto-écoles labellisées. Il organise un webinaire au lancement, puis au moins une fois par an et jusqu’à deux par an si la Région le demande. Des enquêtes auprès des usagers et des auto-écoles peuvent également être réalisées à la demande de la Région.

Plateforme, exploitation et échanges de données

Le titulaire fournit, héberge, exploite et maintient les services numériques : parcours bénéficiaire intégré à LABAZ, extranet sécurisé des auto-écoles, interfaces avec les systèmes régionaux et tiers, et système de gestion interne. L’extranet permet l’affiliation, le dépôt des demandes de paiement et justificatifs, le suivi des paiements, les échanges et les notifications.

Le parcours LABAZ comprend l’authentification unique, le préremplissage des données transmises, le dépôt et la reprise d’une demande, le suivi de son statut, les demandes de compléments, la notification de décision et l’accès au chèque en cas d’accord. Les opérations, échanges, décisions, changements de statut, dépôts de pièces et erreurs d’interface sont journalisés ; des mécanismes de reprise doivent éviter perte ou duplication de traitement.

Un export quotidien des données est transmis à la Région pour son entrepôt et ses restitutions Power BI. Les formats, contrôles de complétude, clés de rapprochement et modalités de reprise sont documentés ; les erreurs d’alimentation sont signalées, analysées et corrigées sans perte ni duplication des données. Les livrables de démarrage comprennent notamment les spécifications, cartographies de flux, dictionnaire de données, référentiels de statuts, matrices d’habilitation, procédures d’exploitation et documentation utilisateur. Les tests couvrent les fonctionnalités, interfaces, reprises, performances, sécurité, accessibilité et non-régression.

La maintenance comprend les corrections, les maintenances préventive, adaptative et réglementaire, l’hébergement, la supervision, les sauvegardes et restaurations, la gestion des vulnérabilités et les plans de continuité et de reprise. Les délais maximaux de remise en état sont de 1 jour ouvré pour une anomalie bloquante, 2 jours ouvrés pour une majeure, 5 jours ouvrés pour une mineure et 10 jours ouvrés pour une cosmétique. Les évolutions commandées peuvent comprendre spécifications, développements ou paramétrages, tests, recette, mise en production et mise à jour de la documentation.

La plateforme et ses contenus doivent respecter le référentiel d’accessibilité applicable, notamment le RGAA, avec un taux d’accessibilité d’au moins 80 %. La réversibilité prévoit un plan consolidé au plus tard 6 mois avant l’échéance, une extraction test au plus tard 3 mois avant la fin et la correction des écarts sous 1 mois. Le transfert complet intervient au plus tard 2 mois avant la fin ; une assistance technique et fonctionnelle de 3 mois accompagne la reprise. Aucune donnée n’est supprimée avant confirmation écrite de la Région.