Gestion dématérialisée des déclarations DT/DICT/ATU

Cycle de traitement des formulaires

• Saisie unique des déclarations avec génération automatique du plan de situation centré sur l'emprise du chantier.
• Ajout de pièces jointes numériques jusqu'au format A0.
• Consultation intégrée du guichet unique pour récupération du numéro de consultation et de la liste/coordonnées des exploitants.
• Possibilité d'ajouter des destinataires personnels.
• Envoi automatisé des déclarations via la solution ou par modes externes (courrier simple, recommandé, fax, mail, mail + XML). Traçabilité et archivage probant de tous les envois.
• Intégration systématique des récépissés dématérialisés (exigence : 100 % dématérialisés). Pour récépissés matérialisés : numérisation et intégration dans la plateforme.
• Délai d'intégration des récépissés matérialisés : inférieur à 48 heures ouvrables après réception.

Dématérialisation des documents entrants

• Réception et numérisation des documents reçus par fax, courrier ou mail ; intégration sur le compte du pouvoir adjudicateur.
• Dématérialisation et indexation des documents entrants avec métadonnées exploitables par l'outil de recherche.

Recherche, suivi et tableaux de bord

• Outils de recherche multi‑critères (adresse chantier, numéro de consultation du téléservice, état d'avancement, déclarant, dates, etc.).
• Tableaux de synthèse par chantier, alertes en cas d'absence de réponse dans le délai légal, génération automatique de relances.
• Génération automatique de statistiques et tableaux de bord (nombre de formulaires par période/service/émetteur, coûts par type de formulaire/mode d'acheminement).
• Exports des données en CSV ou équivalent (nom du déclarant, numéro de consultation, adresse chantier, date, etc.).

Hébergement, stockage et continuité

• Solution fournie en mode SaaS, hébergement sur les serveurs du titulaire.
• Plateforme accessible depuis navigateurs web usuels sans installation côté acheteur.
• Accès en ligne aux DT/DICT/DT‑DICT conjointes et récépissés pendant au moins 2 ans.
• Possibilité de restauration des données archivées pendant 5 ans à compter de la date d'émission ; extractions fournies en formats exploitables (tableurs, PDF).
• Modèle commercial sans obligation d'abonnement/licence/contrat de maintenance côté acheteur ; facturation par prix unitaires/packs de crédits/transactions.

Sécurité, conformité et traçabilité

• Signature électronique des documents et traçabilité/archivage à valeur probante.
• Respect du RGPD et des obligations de confidentialité : signalement des violations, limitation d'accès, instructions du donneur d'ordre.
• Mesures de sécurité additionnelles applicables si interventions en zones à sécurité spécifique.

Documentation, assistance et formation

• Documentation en français : guides utilisateurs (déclarant, exploitant, administrateur) en PDF ou tutoriels en ligne, mises à jour disponibles à chaque nouvelle version.
• Assistance téléphonique et aide au démarrage, joignable au minimum de 08h00 à 17h00 les jours ouvrés.
• Formation : sessions de 1/2 journée par session (référence CCTP : 1/2 journée par session pour 10 agents ; BPU fait référence à un forfait pour groupe de 15 agents), lieu en présentiel ou à distance ; support remis à chaque participant ; formation à réaliser dans le délai contractuel imparti.

Livrables et modalités de livraison

• Bon de livraison/état par destinataire indiquant date d'expédition, référence du marché et du bon de commande, identification du titulaire, quantités de crédits livrés, identification des concessionnaires et plans/détails nécessaires.
• Constatation de la livraison par récépissé ou signature du bon de livraison.

Éléments de facturation attendus

• Tarification unitaire par envois (solution, fax, mail, mail+XML), envoi courrier simple, envoi recommandé, réception dématérialisée, réception matérialisée avec dématérialisation, formation (forfait 1/2 journée). Quantitatifs estimatifs fournis séparément.