Gestion et coordination du pavillon Bourgogne-Franche-Comté

Pour chacune des éditions 2027 et 2028, le prestataire accompagne la préparation, l’installation, le fonctionnement et le bilan de l’espace Bourgogne-Franche-Comté au Salon International de l’Agriculture. La mission combine coordination des exposants, gestion des espaces et commandes techniques, appui à la présence du réseau des Chambres d’agriculture et permanence pendant le salon.

Préparation et organisation des espaces

Le prestataire suit tout au long de l’année le comité de pilotage du hall des régions, avec les Chambres d’agriculture, leurs comités de promotion et les organisateurs du salon. Il prépare et diffuse les offres de stands pour les exposants de l’édition suivante, mène les prospections et relances, suit les inscriptions et comptabilise les m². Des tableaux de suivi sont co-remplis avec les équipes de la Chambre régionale, de la préparation jusqu’au bilan.

Il réserve les surfaces auprès de Comexposium et travaille sur les plans pour découper et attribuer les espaces aux exposants, dans les îlots pré-dessinés et positionnés par Chambres d’agriculture France. En concertation avec la Chambre régionale et le standiste avec lequel il doit obligatoirement travailler, il contribue aux plans, à l’architecture et à la signalétique, conformément aux cahiers des charges des types de stands du hall des régions.

La présence de la Chambre régionale et de son réseau doit être identifiable et intégrée à la scénographie générale, sans ajout de matériel extérieur ou d’éléments rapportés après conception. Selon la proposition retenue, elle peut prendre la forme d’un espace dédié, d’un habillage, de mobilier, de signalétique, de kakémonos intégrés ou d’un autre dispositif. La proposition est anticipée dès la conception du stand et validée conjointement avec la Chambre régionale; elle doit aussi valoriser le partenariat avec la Région et permettre, lorsque nécessaire, d’accueillir des temps institutionnels.

Accompagnement des exposants et coordination sur place

Le prestataire échange avec environ 40 à 45 exposants, départements compris; les contacts peuvent être hebdomadaires à quotidiens selon la période et le type d’exposant. Il recense, centralise et transmet leurs commandes techniques, les accompagne dans leurs besoins et dans l’optimisation de leur projet de stand, et suit la plateforme Comexposium.

• Réception des stands avec le standiste le jeudi J-2 et récupération des accréditations et autres éléments nécessaires.
• Accueil et installation des exposants J-1.
• Permanence technique, informative et accompagnement des exposants pendant toute la durée du salon, jusqu’au démontage le soir de J9.

Le prestataire entretient aussi les liens avec les acteurs régionaux présents — notamment éleveurs, exposants et OPA — et recherche des synergies avec le stand et l’animation de la Région afin de contribuer à la cohérence du village Bourgogne-Franche-Comté. Cela comprend la valorisation d’une partie des produits des exposants via l’offre de promotion-dégustation du stand régional, la participation à la rédaction du dossier de presse régional et les relations avec la presse régionale à nationale en amont et pendant le salon.

Réunions, bilans et responsabilités

Le prestataire anime ou assiste aux réunions de préparation et à une réunion de bilan, participe aux réunions de bilan avec les acteurs régionaux et nationaux, puis conduit un questionnaire de satisfaction dans le mois de mars et produit une synthèse et un bilan technique. Il suit la facturation et le bilan financier avec les équipes de la Chambre régionale.

La Chambre régionale porte les volets politique, administratif et financier de la présence des producteurs et des départements, enregistre les dossiers des exposants et établit leurs conventions. Elle passe le marché avec le standiste et prend en charge la location des surfaces au sol ainsi que les prestations techniques auprès de Comexposium, Viparis et techni-service (ménage).

Les prestations font l’objet des vérifications prévues au marché; un procès-verbal d’admission, d’ajournement, de réfaction ou de rejet est dressé, selon le cas, dans les 15 jours calendaires suivant la livraison des services. Le délai de garantie est de 12 mois calendaires à compter de la date d’effet de la réception.