Gestion et conservation externalisées d’archives papier

Le titulaire prend en charge la gestion et la conservation de fonds d’archives physiques, principalement papier, depuis leur reprise ou leur versement jusqu’à leur consultation, destruction autorisée ou restitution. Les prestations ne portent pas sur les données ou documents numériques ; un outil informatique est toutefois fourni pour assurer la gestion et la traçabilité des archives.

Reprise et prise en charge des fonds

La reprise du stock et son intégration dans l’outil de gestion sont à réaliser dans les deux mois suivant la notification. Le CCTP décrit un transfert initial d’environ 20 500 conteneurs pour l’ETS-IDF et 4 300 pour le siège ; son état indicatif de septembre 2026 chiffre séparément le stock à 22 240 et 4 244 conteneurs respectivement. Il indique aussi une production annuelle évaluée à 2 000 conteneurs de 50 L pour l’ETS-IDF et 50 conteneurs de 30 L pour le siège.

La reprise comprend la demande et le contrôle de l’inventaire du prestataire sortant, un procès-verbal de prise en charge et de décharge, le transfert sécurisé et une table de correspondance entre anciennes et nouvelles références. Chaque conteneur est inventorié et intégré à la base de gestion, avec vérification de l’intégrité et de la fiabilité des données. Sauf exception justifiée, les conteneurs existants ne sont pas reconditionnés ; un reconditionnement éventuel est aux frais du titulaire.

Contenants, versements et transport

Le titulaire fournit les conteneurs d’archives, équipés de poignées, d’un volume utile de 50 L et d’une résistance d’environ 40 kg. Les dimensions indiquées sont environ 26 × 35 × 52 ; ils doivent accueillir cinq boîtes d’archives de dos 10 cm. Les boîtes d’archives sont décrites avec des dimensions d’environ 33 × 25 × 10. Des étiquettes à code-barres peuvent être éditées par les services de l’EFS depuis la solution proposée. Les marquages des contenants ne doivent pas révéler leur provenance ni leur contenu.

Les fournitures sont livrées en une seule fois, selon les quantités du bon de commande, sous huit jours ouvrés. Leur qualité ne peut être modifiée unilatéralement ; le remplacement de boîtes défectueuses requiert l’accord écrit préalable de l’EFS. Une origine écoresponsable est préférée pour les boîtes et conteneurs.

Les demandes de versement passent par l’outil informatique. Le titulaire accuse réception et propose une ou plusieurs dates d’enlèvement sous trois jours ouvrés ; le versement est pris en charge au plus tard dix jours ouvrés après notification du bon de commande. Les interventions sur les sites de l’EFS se déroulent, à titre indicatif, les jours ouvrés entre 9 h et 17 h. Le titulaire assure enlèvement, transport, déchargement, contrôle quantitatif et qualitatif, référencement et intégration à son outil. Il remet un bon d’enlèvement et une liste numérotée des boîtes ; la confirmation de l’intégration est portée au système consultable par l’EFS sous 48 heures au maximum après l’enlèvement.

Conservation et gestion informatisée

Les archives sont conservées sur un ou plusieurs sites agréés situés en France. L’agrément requis doit être maintenu ; chaque site utilisé doit satisfaire aux exigences de sécurité, de conservation et de traçabilité. Les locaux sont équipés de rayonnages métalliques et doivent notamment permettre une ventilation avec renouvellement d’air extérieur de 0,25 à 0,50 volume du local, une température de 18 °C et une hygrométrie de 55 % (± 5 %). Le CCTP prévoit également des mesures contre parasites, rongeurs et poussières, une issue de secours pour l’évacuation des documents et une limitation de l’éclairage naturel à un dixième de la surface des façades en surface vitrée. En cas de dégradation ou de risque, le titulaire informe l’EFS sans délai et propose des mesures correctives, mises en œuvre à ses frais après validation.

Un espace client Internet sécurisé permet de saisir et rechercher les archives, télécharger et imprimer les inventaires, demander livraisons, restitutions et destructions, consulter les mouvements et statistiques, consulter les factures et extraire des données, notamment sous Excel. Les accès sont multi-utilisateurs et paramétrés selon les droits accordés. L’outil doit intégrer les durées d’utilité administrative fournies par l’EFS et conserver l’historique des mouvements. Les données de gestion doivent pouvoir être restituées en format ouvert ou couramment exploitable (.xlsx et/ou .csv), avec dictionnaire des données et tables de correspondance ; l’accès EFS aux données est maintenu trois mois après la fin du marché.

Consultations, destructions et restitutions

Les demandes de consultation portent sur des boîtes complètes et comprennent recherche, sortie et mise à disposition. En procédure normale, la livraison au service demandeur intervient sous trois jours ouvrés ; le titulaire reprend les articles dans les trois jours ouvrés suivant la demande. En urgence, une demande reçue entre 9 h et 14 h donne lieu à livraison le jour même ; reçue entre 14 h et 18 h, elle donne lieu à livraison le lendemain avant 10 h. Une urgence impérieuse liée à une demande des autorités de tutelle du secteur de la santé permet l’accès sur place, pendant les heures d’ouverture du titulaire. Les communications donnent lieu à des bordereaux de communication et de retour signés. La base est mise à jour sous 24 heures ouvrées après chaque sortie temporaire puis après réintégration.

Toute destruction nécessite le visa d’élimination obtenu par l’EFS. Après réception du bordereau validé, le titulaire recherche et sort les conteneurs, puis les détruit sur son site ou sur un site de l’EFS, selon un procédé rendant les informations définitivement illisibles et non reconstituables. Il transmet un certificat indiquant au minimum date, lieu, procédé et références et nombre de conteneurs, sous quinze jours ouvrés au maximum. L’opération est enregistrée dans l’outil sous quinze jours ouvrés au maximum après l’ordre de destruction.

Les sorties définitives ponctuelles comprennent la recherche, la sortie, la mise à disposition et le transfert dans les locaux de l’EFS, selon les délais des consultations. En fin de marché, la prestation inclut la préparation des conteneurs pour le transport, leur mise à disposition du titulaire entrant, les données descriptives et de gestion, les tables de correspondance, un état détaillé des stocks et une liste de colisage par palette. Le titulaire facilite la reprise et ne peut s’opposer à la restitution du fonds.

Les services incluent aussi audits, récolements, inventaires complémentaires et contrôles qualitatifs ou quantitatifs des fonds, ainsi que le transport et le déchargement des archives papier définitives vers les services d’archives départementales ou nationales après validation du bordereau de transmission.