Archivage et gestion des archives papier

Le marché couvre le tri, le classement, l’inventaire et la destruction des archives papier, ainsi que l’accompagnement des agents à la politique d’archivage. Le DQE prévoit 75 mètres linéaires par an pour le tri-classement et la destruction, et une intervention annuelle est visée. La sensibilisation peut aussi être demandée ponctuellement.

Opérations d’archivage

• Évaluer sur place le volume à traiter et fournir les éléments nécessaires à l’établissement du bon de commande ; analyser et trier les documents conformément à la réglementation. Classer les dossiers en chemises et sous-chemises, dans des boîtes cotées et les espaces dédiés. Le titulaire fournit les chemises et boîtes, hors rayonnage.
• Pour les archives définitives, utiliser des boîtes et chemises neutres (gris ou beige) à réserve alcaline ; les boîtes de conditionnement respectent les normes AFNOR Z40-012 et Z40-014. Le titulaire doit pouvoir produire les attestations de conformité NF EN ISO 9706. Les archives éliminables à terme peuvent être conditionnées en boîtes standard ; leur cotation suit la méthode « EL (n° versement) W ».
• Saisir les dossiers sur tableur Excel et tenir l’inventaire à jour. Restituer les données de façon structurée pour permettre leur reprise dans une autre application. Établir les bordereaux d’élimination à soumettre à la Direction des archives départementales de l’Ain et les bordereaux de reversement par année et par service.

Instruments de recherche et élimination
Mettre en place un instrument de recherche communicable au public, au moins pour les archives historiques, structuré selon ISAD-G, expurgé des éventuelles données à caractère personnel et imprimé pour consultation. Imprimer la base complète la première année pour transmission aux archives départementales dans le cadre de leur contrôle scientifique et technique ; les deux années suivantes, l’impression peut se limiter aux données mises à jour.

La destruction comprend la mise à disposition des bennes et camions, la destruction physique sécurisée, la mise à jour des inventaires et la production d’un certificat de destruction. Les documents éliminés au terme de leur durée d’utilité administrative doivent être détruits de manière sécurisée via des filières certifiées de recyclage du papier, pour 100 % des documents concernés.

Organisation et contraintes
Le titulaire prend contact avec HBA pour fixer l’évaluation des volumes et proposer un planning. Les bons de commande précisent les missions et délais ; HBA peut fixer des priorités. Toute mission supplémentaire préconisée requiert l’accord exprès de HBA. Les réponses aux questions par courriel de l’acheteur sont dues sous 5 jours ouvrés. Le traitement s’effectue dans les locaux mis à disposition par HBA ou dans ceux proposés par le titulaire ; les documents ne doivent pas être transportés vers un autre lieu. Le titulaire assure la sécurité des archives et respecte le secret professionnel ainsi que les règles applicables aux archives publiques.