Externalisation et gestion des archives

Le titulaire prend en charge les archives papier de la CPAM, qui en conserve la propriété. La prestation comprend le transfert initial depuis le prestataire actuel, le conditionnement, l’inventaire détaillé, la cotation des boîtes selon cet inventaire et leur conservation externalisée. Le transfert de fin de marché, avec inventaire, peut s’effectuer vers la CPAM ou un autre prestataire. Les durées de conservation par boîte sont déterminées par la CPAM, qui donne également les consignes de destruction.

Les volumes estimatifs au 30 septembre 2026 sont les suivants :

• Prestations : 5 065 containers, pour une conservation de 30 mois.
• Dossiers d’invalidité : 70 containers, et dossiers juridiques : 3 containers, pour 10 ans.
• Dossiers professionnels de santé : 35 containers, pour 30 ans.
• Dossiers d’accidents du travail : 853 containers, pour une durée illimitée.

Les archives sont rangées dans des boîtes de 21,5 × 21 × 10,5 cm, regroupées par 4 ou 5 dans des containers et identifiées à la main. Le titulaire fournit les conditionnements de stockage et forme son personnel aux techniques d’archivage. L’intégrité des boîtes et de leur contenu doit être préservée. Si un reconditionnement est proposé pour optimiser l’espace, l’ordre des liasses, lots et pochettes est maintenu, les informations des boîtes d’origine reportées et des intercalaires insérés si plusieurs quantièmes sont regroupés. Les nouvelles boîtes appartiennent alors à la CPAM, qui peut contrôler le reconditionnement.

Conservation, sécurité et traçabilité

Le titulaire dispose d’un agrément SIAF couvrant les sites concernés, ou des garanties équivalentes prévues au marché, et justifie de la conformité des installations. Le niveau demandé comprend notamment :

• Une conservation climatique constante ; les références indiquées sont 18,2 °C et 55 % d’humidité relative (± 5 %), avec contrôle des variations de température et d’humidité. La ventilation assure un renouvellement de 0,25 à 0,50 volume du local.
• Des mesures contre l’incendie, le vol, l’eau, les parasites, les rongeurs et la poussière : dispositifs incendie conformes aux règles APSAD R1, R4, R5 et R7, contrôle des accès et des intrusions, et vérification annuelle de l’installation électrique. Les planchers présentent une résistance minimale de 600 kg/m².
• Des procédures de continuité d’activité, de sauvegarde sur site déporté et de lutte contre l’incendie, ainsi que des personnels habilités et soumis au secret professionnel. L’anonymat des unités d’archivage est notamment attendu.

Le mémoire technique décrit les installations, les moyens de sécurité physique et la traçabilité informatisée des volumes. Si le prestataire propose un changement de site, celui-ci nécessite un avenant. Les opérations de sous-traitance doivent protéger les archives et permettre d’identifier leur lieu de traitement.

Transferts, consultations et destructions

Après le transfert initial, les transferts sont organisés deux à trois fois par an selon les demandes et le planning de la CPAM. Chaque délestage porte sur environ le trimestre civil le plus ancien, à confirmer systématiquement, et comprend extraction, conditionnement, manutention, transport, réinstallation, repérage, inventaire et suivi informatisé. Un procès-verbal d’enlèvement consigne notamment les dates et heures, le site, les références extrêmes, les volumes et le nombre de boîtes, ainsi que les signatures des représentants concernés. La mise à jour du fonds est transmise sous dix jours ouvrés maximum.

Sur demande de personnes habilitées, le titulaire recherche, extrait et transmet les boîtes, puis les réintègre après consultation. Les demandes passent par un outil informatique fourni par le titulaire, qui vérifie l’habilitation du demandeur. Le volume estimé de recherches est de 10 à 20 par an, à titre indicatif et sans minimum garanti ; le titulaire doit aussi pouvoir absorber des demandes exceptionnelles de plusieurs centaines d’archives sous une à deux semaines. Le délai maximal de réception est d’un jour ouvré pour une demande urgente et de trois jours ouvrés pour une demande standard. Les archives ne sont communiquées à aucun tiers sans autorisation préalable expresse de la CPAM.

Les destructions interviennent selon les consignes de la CPAM et à l’issue de la durée d’utilité administrative ; chacune donne lieu à un procès-verbal. Les opérations doivent préserver la confidentialité et la sécurité des données et leur traçabilité doit pouvoir être justifiée.

La prestation doit être opérationnelle et l’ensemble des archives déménagé au 15 février 2027 ; le CCAP prévoit leur disponibilité pour consultation au plus tard le 14 février 2027. Le titulaire fournit un mode opératoire de sa solution et assure gratuitement la formation nécessaire, sur site, avec un technicien disponible pour répondre aux questions des utilisateurs si besoin.