Fourniture et gestion de chèques d’accompagnement personnalisé

Le marché porte sur des chèques d’accompagnement personnalisé pour financer des achats de denrées alimentaires et de produits d’hygiène. Le CCAS peut également étendre les usages à l’habillement, au paramédical, à la culture, au sport et aux loisirs ou à l’énergie. Le support papier est prévu ; une solution de cartes prépayées peut être proposée par le titulaire et choisie par le CCAS, sans engagement de volume pour ce support.

Carnets papier

Les CAP sont non nominatifs, édités en carnets dont le nombre de chèques et la valeur faciale sont variables. Deux valeurs faciales sont actuellement distribuées, mais cette configuration peut évoluer. Chaque chèque doit porter l’émetteur, le distributeur, sa valeur faciale, sa date limite de validité, son numéro de série, l’absence de limitation du nombre d’utilisations et la restriction d’usage retenue : alimentation hors boissons alcoolisées et hygiène. Les chèques sont utilisables jusqu’au 31 décembre de leur année de validité. Toute modification des mentions est transmise par courrier avec accusé de réception ; le titulaire dispose alors d’un mois pour la réaliser.

Cartes prépayées, si proposées et retenues

Les cartes peuvent être nominatives ou anonymes, personnalisées au nom et au logo du CCAS, et paramétrées différemment selon les bénéficiaires. Les retraits d’espèces et paiements en ligne sont interdits ; aucun frais ne peut être facturé aux bénéficiaires. Les agents habilités commandent les chargements depuis une plateforme sécurisée : au plus 48 heures ouvrées pour une première carte et 24 heures ouvrées pour un rechargement. L’offre doit décrire une procédure d’urgence. Une notice simplifiée en français facile à lire, la consultation du solde sans smartphone et une assistance non surtaxée sont requises. L’opposition est possible 24 h/24 ; la carte est remplacée sous deux jours ouvrés avec report intégral du solde.

Gestion, réseau d’acceptation et traçabilité

Le titulaire assure la gestion des CAP non distribués ou non utilisés et le règlement des chèques remis par les commerçants, sous réserve de leur certification de conformité d’usage. La valeur faciale des chèques non distribués au 31 décembre est remboursée au CCAS après retour au plus tard le 28 février suivant ; les soldes de cartes non consommés à l’échéance fixée par le CCAS lui sont reversés.

Le titulaire développe un réseau de commerçants de proximité et de producteurs locaux. Le réseau visé couvre notamment les grandes surfaces, les enseignes de hard discount et au moins une boulangerie, ainsi que les catégories d’usage susceptibles d’être ajoutées. Il fournit et actualise trimestriellement la liste numérique des partenaires, en précisant l’acceptation du papier, de la carte ou des deux. L’offre précise la solution pour les commerçants sans terminal de paiement, les commissions et les délais de règlement ; un retour écrit sur la démarche de partenariat est attendu dans les six mois suivant le début du marché.

La traçabilité papier est transmise chaque trimestre, sur papier et dans un format électronique exploitable, avec le bénéficiaire, les numéros de chèques, leur valeur faciale et le lieu d’utilisation. Pour les cartes, le relevé trimestriel détaille, par carte, les chargements, les transactions (date, montant, commerce et catégorie) et le solde. Un état de contrôle accompagne chaque livraison, avec la composition et les éléments comptables de la commande. Le titulaire désigne un référent dédié au personnel du CCAS et assure le dépannage en cas de rupture de stock.

Commandes, préparation et livraison

Le CCAS détermine le support et les quantités à chaque bon de commande. Le titulaire fournit un modèle de bon de commande avant la première commande et les agents habilités commandent les chargements de cartes sur la plateforme sécurisée. La solution informatique de gestion doit être pratique, compatible avec le logiciel métier Malléo et maintenue ; le titulaire met en œuvre le RGPD et propose les solutions permettant de le respecter.

Les carnets sont regroupés dans un colis unique cacheté, aux frais d’acheminement du titulaire. Le délai de livraison est de trois jours ouvrés après transmission de la commande, porté à dix jours ouvrés en cas de modification de maquette. Les remplacements de carnets volés, perdus ou disparus suivent le délai de livraison initial. Le bordereau mentionne, pour chaque carnet, son numéro, le nombre de chèques, les numéros du premier et du dernier chèque et sa valeur faciale ; il est également adressé au CCAS par courriel. Une alerte informe de la livraison et le titulaire transmet en temps réel la date de remise au transporteur puis la date effective de livraison.

Les fournitures font l’objet de vérifications quantitatives et qualitatives. Le délai de vérification est de quinze jours ; passé ce délai, l’admission est réputée acquise. En cas d’écart de quantité, l’acheteur peut demander la reprise de l’excédent, le complément de livraison ou accepter la commande en l’état. Les fournitures non conformes peuvent être refusées et doivent alors être remplacées immédiatement sur demande ; l’acheteur peut aussi les accepter avec réfaction du prix.