Fourniture de chèques d’accompagnement personnalisé

Le titulaire émet et fournit des chèques d’accompagnement personnalisé destinés aux aides sociales facultatives. Il entreprend les démarches d’affiliation des prestataires indiqués par le CCAS, s’assure qu’ils acceptent les chèques et développe le réseau existant.

Les titres couvrent trois usages : alimentation et hygiène (hors boissons alcoolisées), énergie (électricité et gaz) et complément A.S.P.A. pour les personnes âgées. Les valeurs faciales prévues sont de 5 €, 10 €, 20 €, 50 € et 100 €. Pour le complément A.S.P.A., un carnet comprend 3 chèques de 10 € et 2 chèques de 5 €, soit 40 €. D’autres valeurs faciales peuvent être ajoutées par avenant. Pour les chèques A.S.P.A., la catégorie de biens ou services autorisés est indiquée par le CCAS sur le bon de commande.

Chaque titre porte les mentions réglementaires, le nom et l’adresse de l’émetteur, le nom du CCAS, son logo sans coût supplémentaire, une numérotation continue, la valeur faciale, l’année de validité et la nature des achats autorisés. Les carnets sont préparés conformément au bon de commande, notamment pour leur nombre et le nombre de chèques par carnet.

Commandes, livraison et suivi

Les commandes sont transmises par bon de commande dématérialisé. Les chèques doivent être mis à disposition dans un délai maximal de 6 jours ouvrés après réception du bon. Un dépassement de 6 jours ouvrés imputable au titulaire entraîne, après procédure contradictoire, une pénalité forfaitaire de 5 % du montant HT du bon concerné. Au-delà de 10 jours ouvrés, le CCAS peut annuler la commande sans indemnité.

La livraison est effectuée par transporteur contre signature. Elle doit être annoncée au responsable des C.A.P. du CCAS avant expédition. Chaque envoi comprend :

• un bon de livraison indiquant notamment la date d’expédition, le numéro du bon de commande, le nombre de carnets et de chèques, leur numérotation et leur valeur faciale ;
• une liste d’émargement par carnet, non modifiable, comportant une case de signature pour chaque chèque et les numéros des chèques ;
• la couverture du risque de perte ou de vol pendant le transport jusqu’à la livraison.

Les livraisons perdues ou faites en doublon du fait du non-respect des consignes ne sont pas facturables au CCAS. Les chèques perdus, égarés ou présentant un défaut de fabrication sont remplacés sans coût additionnel et dans les meilleurs délais. Des outils permettant le retour de chèques peuvent être fournis si nécessaire.

Validité, retours et comptes rendus

Les chèques sont valides jusqu’au 31 décembre de leur année de validité. Les chèques non distribués et périmés sont restitués à l’émetteur avant le 31 janvier suivant ; ils sont échangés ou remboursés à leur valeur faciale, au choix du CCAS, avant le 28 février. Le titulaire précise les modalités pratiques de retour et prend en charge les retours, échanges ou remboursements dans les conditions prévues.

Après chaque commande, le titulaire transmet le relevé attestant le versement, sur le compte dédié, des fonds correspondant à la valeur faciale des chèques livrés ; ce versement intervient au plus tard 30 jours après la livraison. Il transmet aussi, au plus tard le 31 mai suivant l’année de validité, un compte annuel indiquant notamment les nombres et montants commandés, utilisés et payés, rejetés, échangés et restant à rembourser, ainsi que les noms des prestataires. Il fournit au moins une fois par an la liste des prestataires ayant demandé un remboursement et conserve les chèques et éléments de suivi jusqu’au 31 mai de l’année suivante, ou jusqu’à l’achèvement des opérations de retour encore en cours.

Le titulaire paie les prestataires lorsque ceux-ci certifient que l’usage des titres est conforme aux conditions fixées par le CCAS ; à défaut de certification, le paiement peut être rejeté. En cas de perte ou de vol, il communique gratuitement, sur demande après réception de la copie du dépôt de plainte, la liste des prestataires ayant demandé le remboursement des titres disparus ou volés et apporte son soutien à l’enquête. Il informe le CCAS des changements réglementaires et fournit une assistance technique avec les coordonnées complètes de ses interlocuteurs.