Gestion de centres d’épreuves écrites

Le titulaire recherche et met à disposition les sites en Île-de-France, puis assure leur gestion pour les épreuves écrites. Le périmètre comprend un centre principal, dimensionné pour environ 4 500 candidats ± 20 %, et un centre destiné aux candidats en situation de handicap, d’environ 175 candidats ± 20 %. Les effectifs précis sont connus au début de l’année du concours ; ceux du centre dédié au handicap peuvent évoluer jusqu’à la veille des épreuves.

Le centre principal doit être un ERP de catégorie 1 (plus de 1 500 personnes), de type L, adapté à la composition : mobilier pour candidats et surveillants, conditions limitant les nuisances sonores, température adaptée, sanitaires suffisants et premiers secours à proximité. Le centre accueillant les candidats en situation de handicap n’a pas à dépasser 1 500 personnes. Les locaux doivent permettre une surveillance efficace.

Le site est proposé au plus tard neuf mois avant la session. CentraleSupélec peut le refuser dans les quinze jours ouvrables suivant la proposition ; le titulaire dispose alors de quinze jours calendaires pour en proposer un autre.

Préparation et conduite des épreuves

Les épreuves ont lieu chaque année entre le 15 avril et le 31 mai, sur 3,5 ou 4 jours, pas nécessairement consécutifs, éventuellement un samedi, un dimanche ou un jour férié. Le calendrier et le site de la session sont communiqués fin octobre de l’année précédente. Les candidats en situation de handicap peuvent bénéficier d’un temps supplémentaire allant jusqu’à un tiers du temps de l’épreuve.

Le titulaire réceptionne et contrôle le matériel fourni par le service du concours — feuilles d’émargement, étiquettes de table, sujets, feuilles de composition et matériel de conditionnement — puis le conserve en sécurité, notamment les sujets. Il prépare les salles (signalisation, étiquetage des tables, mobilier et consignes), accueille les candidats, vérifie leur identité et distribue sujets, copies vierges et brouillons. Il assure la surveillance, ramasse et conditionne les copies, les sécurise jusqu’à leur prise en charge par le transporteur du concours, remet les locaux en état et rend compte du déroulement de chaque épreuve.

Équipes et continuité

Le titulaire désigne un chef par centre, interlocuteur autorisé du service du concours, assisté de responsables de zone. Une zone regroupe environ 200 candidats. Les surveillants contrôlent les identités, distribuent les sujets, surveillent et ramassent les copies ; chacun est affecté à un groupe de 28 candidats au maximum. Un surveillant volant par zone accompagne les candidats aux toilettes, remplace ponctuellement un surveillant absent et assiste le responsable de zone.

Le titulaire fournit le personnel en nombre suffisant, le forme et vérifie son aptitude aux missions et sa maîtrise du français oral et écrit. Chaque groupe de surveillants comprend au moins une personne de chaque genre. Les équipes d’encadrement et de surveillance restent stables pendant les quatre jours, sauf force majeure ; le titulaire prend les mesures nécessaires pour remplacer les absents et respecter les effectifs prévus au bon de commande. Les références et le CV du chef de centre sont à fournir en décembre de l’année précédant le concours ; le service du concours peut refuser un chef de centre ou demander le remplacement d’un membre du personnel.

Des réunions préalables servent à préparer les centres et transmettre les consignes. Le titulaire communique les coordonnées de son interlocuteur d’exécution et, le cas échéant, de son suppléant. Le personnel est tenu à la réserve, à la discrétion et à la confidentialité, y compris après la prestation.

Le titulaire maintient la prestation en cas de modification d’horaire dans la même journée ou d’annulation et de report, y compris après le commencement ou l’achèvement d’une épreuve. Une épreuve annulée ou interrompue est facturée selon la durée réellement exécutée ; un report à une autre date donne lieu à un nouveau bon de commande et peut intervenir dans un délai inférieur à 24 heures. À la fin du concours, le titulaire remet un compte rendu pour permettre la validation du service fait. Les prestations font l’objet de vérifications quantitatives et qualitatives par CentraleSupélec.