Location de salles équipées pour examens et concours

Mise à disposition ponctuelle, sur un site unique pouvant comprendre plusieurs salles, de locaux meublés pour les épreuves écrites des examens professionnels et concours. Le site doit accueillir l’effectif commandé et peut être organisé en blocs ou zones définis par la DRFiP 69. Le même site reste disponible pendant toute la période d’épreuves lorsqu’un concours s’étend sur plusieurs jours.

Organisation des épreuves

• Les locaux sont accessibles aux organisateurs au moins 3 heures avant le début des épreuves et restent ouverts au moins 1 heure après chacune d’elles, dans une amplitude maximale comprise entre 9 h et 19 h selon le concours. Éclairage et chauffage sont assurés pendant cette amplitude.
• L’installation est réalisée la veille ou le matin même, au plus tard 3 heures avant l’épreuve, selon le plan d’implantation transmis par la DRFiP 69. Montage, démontage, aménagement et vérifications sont compris dans la prestation.
• Les locaux permettent la division en blocs ou zones de 45 ou 50 candidats selon le besoin, ainsi qu’une circulation rapide et aisée des surveillants. La disposition doit permettre la distanciation si les règles sanitaires en vigueur l’exigent.

Mobilier, confort et équipements

• Une table et une chaise propres, confortables et en bon état par candidat ; tables lisses, sans rugosité, avec embouts en caoutchouc, d’au moins 66 × 50 cm.
• Les tables des candidats sont disposées en rangées, espacées d’au moins 0,60 m entre candidats et entre rangées ; elles sont à au moins 2 m des accès. Les tables et chaises des surveillants sont à au moins 3 m du premier rang.
• Au moins 2 tables et 2 chaises de chaque côté des entrées et sorties pour le contrôle des candidats ; tables et chaises supplémentaires pour les surveillants à l’avant et devant chaque bloc.
• Pendule visible de tous les candidats ; plusieurs pendules synchronisées dans les locaux de grande taille. Sont aussi prévus une sonorisation avec micro, un tableau d’affichage et au moins une poubelle par bloc.
• Insonorisation suffisante pour que les bruits extérieurs et intérieurs ne perturbent pas les épreuves ; le prestataire signale les événements susceptibles de causer des nuisances sonores. Chauffage réglé à 19 °C, climatisation à 26 °C en cas de températures extérieures extrêmes et locaux convenablement aérés. Nettoyage et aération sont réalisés au minimum chaque soir après les épreuves.
• Lumière naturelle suffisante ou, à défaut, éclairage artificiel conforme à la norme NF EN 12464-1 et aux règles applicables aux concours et examens.

Sécurité, accueil et services annexes

• Le titulaire assure la sécurité incendie, la sûreté et les secours aux personnes, vérifie les systèmes de sécurité avant chaque examen et respecte les règles applicables aux ERP. Les extincteurs, allées de dégagement et sorties de secours clairement signalées sont prévus ; le dernier procès-verbal de la commission de sécurité doit pouvoir être présenté.
• Un poste de premiers soins et un poste de sécurité-pompiers équipés (au minimum lit, table, chaise, nécessaire de soins d’urgence et pharmacie) sont installés en l’absence de services de secours à proximité. Les prix doivent également intégrer le personnel de secours équipé de défibrillateurs, les équipes d’accueil et, le cas échéant, l’assistance et la prévention.
• Les agents de sécurité demandent aux candidats de préparer leur convocation et procèdent à la fouille des sacs. Ils restent discrets, courtois et fermes ; hors assistance à personne en danger, ils ne prennent pas d’initiative sans en référer au responsable du concours. La gestion des retardataires relève exclusivement de la DRFiP 69.
• Locaux, salles et sanitaires accessibles aux personnes à mobilité réduite par ascenseur ou rampe ; sanitaires adaptés accessibles depuis les salles. Prévoir des places de stationnement gratuites pour organisateurs et surveillants, facilitant le déchargement, ainsi que des places réservées aux candidats handicapés venant en véhicule.
• Sanitaires hommes et femmes à raison d’un sanitaire pour 60 candidats inscrits, propres et approvisionnés en papier toilette, savon ou crème lavante et dispositif de séchage des mains. Ils sont verrouillables de l’intérieur et déverrouillables de l’extérieur. Le titulaire nettoie les salles et sanitaires et assure un ou plusieurs accès à l’eau potable.

Signalétique et propreté
La signalétique extérieure, visible et claire, est en place dès la veille ou au plus tard le matin des épreuves ; elle indique le nom, la date et la localisation du concours. À l’intérieur, la DRFiP 69 met en place les indications des salles et zones, de l’examen et des numéros de convocation ou d’inscription ; le titulaire fournit les supports nécessaires, tels que panneaux sur pied ou chevalets amovibles. Le titulaire ramasse les déchets chaque soir après les épreuves et veille particulièrement à la destruction et au recyclage des papiers.

Le lot correspond à une capacité maximale de 550 candidats. Les tranches de capacité utilisées pour les commandes sont 1–200, 201–400 et 401–550 candidats ; des locations d’une journée ou de deux journées consécutives sont prévues. Le volume indicatif annoncé est de 7 concours et 10 journées de location par an, susceptible d’évoluer.