Gestion centralisée des hébergements, restaurations et transports

Portée et statut contractuel

Centralisation et optimisation des demandes et trajets inter-régionaux entre zones d'origine et centres de qualification. L'agence doit être capable de traiter demandes émanant des régions, sachant que la facturation longue distance peut être directement portée par les régions.

Organisation des transports — missions principales

Proposition et mise en œuvre de solutions groupées (trains, autocars, vols, covoiturage) et optimisation tarifaire (recherche de tarifs anticipés et réductions groupes).
Organisation des liaisons gares ↔ hôtels ↔ centres et coordination des horaires avec le planning des compétitions et de la restauration.
Gestion des zones peu desservies via solutions adaptées (navettes affrétées, autocars dédiés, solutions locales) et procédures de remboursement sur note de frais le cas échéant.

Objectifs de performance et indicateurs

Indicateurs quantifiés d'efficacité et d'économie (part élevée de billets à tarif anticipé, objectifs de réduction moyenne par rapport au tarif plein) ; suivi des performances via tableaux de bord.

Pilotage, facturation et reporting

Tableau de bord en temps réel accessible aux régions et à l'entité coordinatrice : réservations vs prévisionnel, écarts budgétaires, alertes saturation.
Facturation distincte par région ; lignes unitaires nominatives pour chaque compétiteur/juré selon exigence régionale.

Contraintes contractuelles et techniques

Capacité à déployer une méthodologie multi-sites et à proposer des solutions homogènes sur territoires hétérogènes.
Capacité à proposer et intégrer une plateforme THR pour gestion centralisée des réservations, modifications et paiements ; gestion des utilisateurs et permissions.
Conformité RGPD et protection des transactions financières.
Sous-traitance de 1er niveau autorisée sous réserve d'acceptation préalable par l'autorité contractante ; sous-traitance au-delà du rang 1 interdite.

Tous les détails du marché

Gagnez du temps, toutes les infos des documents sont déjà analysées: cahier des charges, infos clés, budget, contact, etc

Lot 1: Hébergement et restauration centralisés