Gestion centralisée des hébergements, restaurations et transports

Restauration — prestations et contraintes

• Mise en place et coordination des prestations de restauration via les centres de qualification ; lorsque le centre ne peut assurer, proposition de solutions alternatives respectant les plafonds budgétaires fournis.
• Construction d'un catalogue alternatif de restauration couvrant buffets chauds/froids, paniers-repas, prestations traiteur et formules restaurant, avec capacités adaptées aux différents volumes.
• Gestion des régimes alimentaires et des allergènes : offres distinctes pour halal, végétarien, sans gluten, sans lactose ; procédures de maîtrise et traçabilité des allergènes ; équivalence nutritionnelle entre options.

Opérations, pilotage et reporting

• Audit initial des capacités d'hébergement et de restauration sur chaque territoire et maintien d'un fichier centralisé des capacités.
• Outils de reporting : remontées régulières (hebdomadaires) des données de réservation, rapports d'incidents et rapports financiers au format exploitable (tableaux Excel), alertes immédiates en cas d'événements critiques.
• Délais opérationnels courts pour confirmation des réservations et gestion des modifications ; facturation détaillée séparée par nature de prestation.
• Option plateforme THR : proposition d'une solution logicielle pour réservation et suivi en temps réel ou, à défaut, description des moyens humains mobilisés pour coordination, gestion des modifications et support.

Garanties contractuelles

• Fourniture d'attestation d'assurance responsabilité civile et professionnelle avant démarrage des prestations.
• Modalités de facturation détaillées et reporting financier périodique.