Gestion des baux commerciaux

La prestation porte initialement sur 8 baux commerciaux. Le nombre de baux peut évoluer pendant le marché. Le titulaire assure le suivi des dossiers et accompagne la collectivité dans la gestion des relations avec les locataires et des actes liés aux baux.

Gestion des dossiers et des échéances

• Tenue d’un dossier par local, classement des pièces contractuelles, suivi des assurances et attestations obligatoires, et mise à jour des coordonnées des locataires.
• Mise en place d’un calendrier anticipant les renouvellements, révisions triennales, indexations annuelles, échéances de garantie et d’assurance, congés et demandes de résiliation. La Ville est alertée suffisamment en amont pour décider.

Accompagnement juridique et financier
Le titulaire rédige ou relit les baux et projets d’avenants, et accompagne les renouvellements, congés, cessions de bail ainsi que les procédures relatives aux impayés et aux litiges. Il assure une veille sur le droit des baux commerciaux et conseille la collectivité sur les renouvellements, évolutions réglementaires, révisions de loyers et bonnes pratiques de gestion patrimoniale.

Il calcule les indexations, vérifie les révisions de loyers, suit les garanties et contrôle les charges récupérables lorsque le bail le prévoit. L’encaissement des loyers reste assuré par la Ville, sauf disposition contraire du marché.

Suivi et échanges

• Tableau de suivi des baux mis à jour trimestriellement et rapport annuel présentant les actions réalisées, échéances à venir, difficultés rencontrées et recommandations.
• Réponse sous 5 jours ouvrés pour une demande courante et sous 2 jours ouvrés pour une demande urgente signalée par la Ville.
• Au minimum une réunion annuelle avec les représentants de la Ville ; des réunions complémentaires peuvent être demandées par la collectivité.

Le titulaire désigne un interlocuteur unique et justifie de compétences en droit des baux commerciaux, gestion immobilière et gestion patrimoniale des collectivités territoriales. Les livrables comprennent notamment un échéancier, une base documentaire actualisée, les projets d’actes nécessaires et les rapports de suivi. À la fin du marché, l’ensemble des dossiers, documents et fichiers numériques relatifs aux baux est remis dans un format exploitable, sans coût supplémentaire.