Gestion des archives communales

La prestation couvre la collecte, la conservation, le traitement et la communication des fonds, ainsi que l’organisation des consultations internes et externes. Elle comprend le tri et l’élimination pièce par pièce et la mise en place d’une gestion courante des archives communales.

Le titulaire organise le stockage entre les deux locaux dédiés, crée un répertoire pièce par pièce des archives conservées en mairie et saisit les archives historiques ainsi que celles conservées en mairie dans le logiciel AVENIO. Les missions peuvent être adaptées au fil de leur avancement mensuel, selon les priorités fixées par le référent de la Ville.

Organisation de l’intervention

• Le volume annuel est variable, de 639 heures minimum à 799 heures maximum. Le marché correspond à un travail équivalent à un mi-temps pendant au moins 47 semaines par an ; les cinq semaines de congés doivent être prises en juillet, août, la dernière quinzaine de décembre ou la première semaine de janvier.
• Les interventions respectent les horaires d’ouverture : du lundi au vendredi, de 8 h à 12 h et de 14 h à 18 h. Elles varient selon les congés et jours fériés.
• Un planning mensuel est soumis au référent chargé des archives avant le début du mois. Celui-ci peut prioriser les missions ; un bilan mensuel et un bilan annuel sont prévus.
• Une intervention à distance nécessite l’accord préalable de la Ville et la présentation des motifs et des solutions techniques envisagées.

Compétences et continuité

L’archiviste désigné doit maîtriser la gestion matérielle et numérique des documents, connaître le cadre légal des archives publiques — notamment les préconisations de la circulaire de 2014 relatives au tri et à la conservation des archives communales et intercommunales — et posséder les compétences administratives requises. La maîtrise efficace d’AVENIO est obligatoire ; à défaut, la formation nécessaire est à la charge du titulaire.

Les prestations sont réalisées par les intervenants nommément désignés dans l’offre. Tout changement est soumis à l’accord préalable écrit de la Ville. Le remplaçant doit présenter des qualifications, une expérience et une maîtrise d’AVENIO au moins équivalentes, justifiées par son CV et ses diplômes. En cas d’absence, le remplacement suit les engagements pris dans le cadre de réponse technique.

Le titulaire applique les règles de la profession, le règlement intérieur et les consignes de sécurité de la collectivité, et respecte une confidentialité stricte sur la mission, les informations et les documents confiés. La Ville peut vérifier les prestations rendues.