Gestion et animation d’une pépinière d’entreprises

Le titulaire anime et exploite la pépinière, accompagne les entreprises hébergées et assure sa gestion administrative, financière et immobilière. Il promeut la structure, recherche des entreprises candidates, organise les visites et comités de sélection, prépare les dossiers et réoriente les candidats non retenus. L’hébergement est soumis à l’agrément préalable du comité de sélection.

L’accompagnement comprend un suivi individualisé au moins trimestriel, des diagnostics et conseils ponctuels (modèle économique, aspects juridiques, financiers, commerciaux, RH et management), des ateliers thématiques, rencontres, événements et mises en réseau avec les acteurs locaux. Le titulaire suit les entreprises jusqu’à leur sortie et maintient ensuite un contact pendant trois ans. Il accompagne notamment les filières stratégiques ICC, tourisme, industries innovantes et activités productives, ainsi que les secteurs numérique et transition écologique.

Hébergement, accueil et services partagés

Le titulaire commercialise et gère les locaux, les conventions d’hébergement, les états des lieux, les inventaires, les loyers, charges et dépôts de garantie. Les entreprises peuvent disposer d’au plus trois locaux chacune. L’hébergement en pépinière est prévu par périodes de 24 mois, renouvelables une fois ; l’hôtel d’entreprises est réservé aux entreprises ayant accompli quatre ans en pépinière, pour deux ans. La convention ne peut constituer un bail commercial et la sous-location est exclue. Le coworking occupe un bureau de 48 m² ; des conventions de domiciliation peuvent également être proposées, sans que cette activité devienne principale.

Les locaux comprennent notamment six ateliers, six locaux mixtes et dix-huit bureaux. Les espaces communs incluent une cafétéria de 60 m² et une salle de réunion modulable de 102 m². Les services de base couvrent l’accueil, le courrier et les petits colis, l’accès aux espaces communs, le branchement initial au réseau local, le wifi, l’enlèvement des ordures ménagères et l’air comprimé dans les ateliers. Des services payants peuvent inclure reprographie, location de salles et vidéoprojecteur. La téléphonie et l’accès Internet des entreprises restent sous contrat direct avec un opérateur privé.

Le titulaire encaisse loyers et charges pour le compte de Plaine Commune, reverse les recettes au comptable public au plus tard le 25 de chaque mois pour le mois précédent, traite les recouvrements et transmet les justificatifs. Il établit et tient à jour les outils de suivi des charges et consommations, les états financiers, les déclarations nécessaires et les récapitulatifs annuels des aides « de minimis ». Les dépenses hors budget prévisionnel requièrent l’accord préalable écrit de Plaine Commune.

Gestion technique, entretien et maintenance

Le titulaire surveille et maintient les locaux, installations, équipements et abords en état de fonctionnement, propreté et sécurité. Le périmètre couvre notamment le clos et couvert, le CVC et la géothermie, l’électricité et l’éclairage, la plomberie, les ascenseurs et monte-charges, l’air comprimé, la sécurité incendie, les alarmes et le contrôle d’accès, la serrurerie, les menuiseries, les sols, le nettoyage, la dératisation, les déchets, les espaces extérieurs ainsi que les équipements informatiques et télécoms. Il réalise les contrôles et analyses réglementaires, suit les consommations, effectue une visite préalable à l’installation de chaque entreprise et signale sans délai les anomalies importantes.

Les interventions de niveaux 1 à 3 sont réalisées directement par le titulaire et comprises dans le forfait. Les niveaux 4 et 5 nécessitent l’accord écrit préalable de Plaine Commune et sont remboursés au coût réel justifié, sans marge supplémentaire, sauf disposition financière contraire. Les grosses réparations relevant de l’article 606 du Code civil restent à la charge de Plaine Commune. Une enveloppe de 50 000 € HT par année d’exécution est prévue pour les niveaux 4 et 5 concernés ; elle ne constitue ni un minimum de commande ni un engagement de consommation. Le titulaire prend financièrement en charge les fluides nécessaires à l’exploitation, avec répartition privilégiant les relevés de compteurs ou sous-compteurs, et peut refacturer aux occupants les parts qui leur incombent.

Équipe et suivi

L’offre doit présenter l’équipe, ses compétences, un responsable de site identifié et un plan de continuité en cas d’absence. L’annexe de reprise recense trois postes en CDI : une responsable de pépinière à 1 ETP, une assistante de gestion à 1 ETP et un chargé d’accueil à 0,74 ETP. Le total annuel indiqué des salaires et traitements bruts est de 110 000 €, hors chèques déjeuner, mutuelle et prime vacances.

Des réunions de suivi sont organisées chaque mois. Le titulaire transmet un rapport mensuel sur l’occupation, les recettes recouvrées et en recouvrement, les impayés, l’entretien et les réparations courantes ; il fournit aussi des tableaux de bord trimestriels, un bilan annuel d’activité et de gestion, les comptes et un bilan de fin de mission. En fin de marché, il remet les bases de données et dossiers d’entreprises, transfère les conventions et outils de suivi et établit un inventaire contradictoire de sortie.