Accompagnement et gestion d’un incubateur d’entreprises

Le prestataire prospecte et sélectionne des entreprises innovantes, puis anime et gère l’incubateur/pépinière et accompagne les structures hébergées. Les projets visés relèvent notamment du commerce connecté, du numérique, de l’intelligence artificielle, de la cybersécurité, de l’EdTech et de la SportTech. Les associations loi 1901 sont également éligibles. La sélection s’appuie sur une détection active de projets, un réseau de prescripteurs et de prospects, une veille économique et un comité pluridisciplinaire réuni selon les besoins.

Fonctionnement et gestion

Le prestataire affecte des espaces adaptés, veille à la cohabitation entre résidents et avec l’espace de coworking, propose leur organisation et met en place les conventions d’hébergement et un cadre tarifaire. Les résidents doivent assurer une présence physique sur site d’au moins 3 jours par semaine. Le prestataire souscrit les abonnements Internet et téléphoniques, en assume la charge et la répartition auprès des entreprises hébergées, et assure la gestion financière, la facturation des charges et le reporting.

Les locaux comprennent 121 m² dédiés à l’incubateur dans un ensemble de 696 m², avec 8 bureaux pouvant accueillir de 1 à 3 personnes. Les espaces communs mutualisés représentent 279 m² ; la salle de réunion peut être divisée en deux espaces de 31 m² et 22 m². Le mobilier de base et les équipements mutualisés sont proposés par le prestataire et acquis par la Ville. Le prestataire prévoit leur maintenance, les réparations et, si nécessaire, leur renouvellement. Il justifie d’une compétence de gestion des réseaux informatiques partagés et de petite maintenance, ou s’adjoint un partenaire compétent.

L’accueil, le courrier et le standard, l’amplitude d’ouverture, le contrôle des accès, la sécurité et la propreté sont assurés en collaboration avec le prestataire du coworking ; les coûts correspondants sont répartis selon la clé prévue par la convention de partenariat tripartite. Le prestataire contribue à l’élaboration et à la mise en œuvre du règlement intérieur.

Accompagnement, animation et suivi

Le dispositif comprend la coordination des intervenants, l’accès aux réseaux professionnels et aux ressources du territoire, des échanges entre entreprises et des actions d’information ouvertes aux professionnels. Le scénario d’accompagnement prévoit notamment un temps de « boost », la recherche d’un mentor, un appui à la gestion et à l’ingénierie administrative, au financement et au modèle d’affaires, ainsi qu’un accès aux acteurs susceptibles de faciliter l’internationalisation et la visibilité sur les salons.

Chaque entreprise ou projet hébergé bénéficie d’un suivi personnalisé par rendez-vous et dossier de suivi : développement commercial et accès au marché, marketing et communication, financement et structuration. L’offre comprend aussi l’organisation de prestations de conseil, d’échanges d’expérience et, selon les besoins, de sessions de formation.

Gestion administrative, financière et communication

Les livrables de suivi comprennent :

• quinze jours avant chaque comité de sélection, une fiche simplifiée par prospect et l’invitation à la réunion ;
• semestriellement, les entrées et sorties, les prestations et bénéficiaires, les actions collectives et un bilan remis quinze jours après la fin du semestre, commenté avec la Ville ;
• annuellement, un tableau consolidé, un bilan moral et financier détaillé et une projection des actions et échéances de l’année suivante.

Le prestataire propose une grille tarifaire et un business plan détaillé, équilibré, avec recettes, charges et compte de résultat prévisionnel. Il réalise un site Internet, un plan de communication et des actions de promotion et de présence événementielle, en faisant figurer le nom et le logo de la Ville sur les communications relatives à l’incubateur.

Responsabilités et conformité

Le prestataire est responsable des traitements de données réalisés dans le cadre du marché et met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires à leur sécurité. Il contribue à une gestion écoresponsable des espaces et réalise les états des lieux d’entrée et de sortie sous le contrôle des services techniques. Il assume les coûts de réfection des dégradations constatées, hors usure naturelle des sols et peintures, ainsi que ceux des dégradations du mobilier hors usure normale.