Conciergerie d’entreprise

Le titulaire met en service et exploite une conciergerie pour les collaborateurs, combinant accueil physique, coordination de prestataires, espaces de services, casiers connectés et outils numériques. Le bouquet est soumis à validation du référent de la Caisse des Dépôts, évolue selon les besoins et ne doit pas concurrencer les associations et services existants.

Services pratiques, bien-être et mobilité

Les services « gain de temps », proposés à la demande, comprennent notamment pressing, blanchisserie, repassage, couture et retouches, cordonnerie, reproduction de clés et petites réparations d’articles hi-tech personnels. Le retour des articles est visé sous 72 heures au maximum dans la mesure du possible. Le titulaire sélectionne et suit ses partenaires, et les remplace en cas d’insuffisance ou d’insatisfaction récurrente.

Les prestations de bien-être peuvent inclure coiffure, barbier, manucure et massage. La ventilation des locaux ne permet ni vernis permanent ni coloration des cheveux. Le titulaire recherche et coordonne les intervenants, fournit et entretient leurs équipements, assure la désinfection du matériel après chaque utilisation et gère les stocks de produits d’hygiène, consommables et produits techniques. Les anomalies des locaux ou équipements sont signalées sans délai.

Le dispositif QVCT comprend, pour chaque collaborateur, une séance d’ostéopathie et une séance de massage Amma assis de 20 minutes par année civile. Les praticiens d’ostéopathie doivent être certifiés et inscrits au RNCP/ADELI ; ils remettent une facture acquittée au collaborateur. La plateforme bloque automatiquement l’accès à la gratuité au-delà d’une séance annuelle de chacune de ces deux prestations. Le titulaire transmet chaque mois à la Caisse des Dépôts une facture détaillée par type de séance.

L’atelier vélo propose réparation et entretien lors de permanences hebdomadaires et sur rendez-vous, avec possibilité d’ateliers d’apprentissage. Les parkings à vélos disposent de 970 places. La Caisse des Dépôts réalise l’enveloppe de base et fournit le mobilier ; le titulaire fournit l’outillage technique conforme aux normes de sécurité, nettoie immédiatement les traces de graisse et résidus, évacue les déchets de son activité et maintient les équipements propres. Des bacs de rétention, tapis techniques ou dispositifs absorbants sont obligatoires lors des opérations susceptibles de salir les espaces.

Espaces et accueil

Le Campus comprend notamment, sur A6, un accueil de 10,75 m², un stockage de 3,95 m², deux espaces bien-être de 12 et 13 m² avec point d’eau et deux espaces de déconnexion de 12 m². Sur A5 sont prévus un espace de déconnexion de 30 m² et une salle des mamans d’environ 10 m² ; une seconde salle des mamans est prévue sur le Campus, son implantation restant à déterminer. Le site du 56 rue de Lille comprend un espace de bien-être et un espace de déconnexion. Les implantations définitives sont communiquées ultérieurement.

L’accueil physique est prévu 30 heures par semaine sur le Campus ; ses jours et plages sont à convenir. L’accueil ferme trois semaines par an — une pendant les congés de fin d’année et deux pendant les congés d’été —, avec continuité assurée par le service numérique et les casiers. Une permanence par courriel et téléphone est accessible du lundi au vendredi, de 8 h à 20 h. Le titulaire organise le remplacement d’un concierge absent dans les 24 heures, avec du personnel qualifié, et fournit l’équipement informatique, la connexion, l’imprimante, le téléphone et le terminal de paiement nécessaires.

Le titulaire supervise les espaces de déconnexion et met en place la réservation par créneaux de 15 minutes. Il contrôle leur état et le fonctionnement des équipements, nettoie les équipements, fournit et gère les consommables, et signale les anomalies. Les salles des mamans du Campus sont contrôlées ; le concierge gère leurs accès avec la sûreté et communique les codes aux utilisatrices concernées. Il nettoie et vérifie les réfrigérateurs sécurisés, évacue les denrées non identifiées ou périmées selon une procédure validée et tient une traçabilité des opérations à disposition de la Caisse des Dépôts. La salle des mamans du 56 rue de Lille est exclue du marché.

Casiers et outils numériques

Le titulaire installe deux blocs de casiers connectés, un par bâtiment A5 et A6, dont le nombre est adapté aux utilisateurs et validé par la Caisse des Dépôts. Ils servent au dépôt et au retrait d’articles ou commandes, mais aucune denrée périssable ne peut y être déposée. Le titulaire en assure entretien extérieur, désinfection intérieure et maintenance préventive et corrective, avec une disponibilité supérieure à 95 %. Il prend en charge les commandes sous 24 heures ouvrées au maximum après validation du dépôt ; l’article est retourné dans le bloc où il a été déposé. Les équipements réparables à distance sont débloqués et remis en service ; sinon, réparation ou remplacement intervient dans le délai proposé, qui ne peut dépasser 48 heures ouvrées. Le dispositif peut être réduit à un bloc par avenant après observation des usages.

Une application mobile et/ou web accessible selon le RGAA doit permettre commande et réservation, information sur les services et tarifs, paiement en ligne sécurisé, suivi, notifications, assistance, réclamations et retours d’expérience. Elle prévoit une solution temporaire de suivi en cas de dysfonctionnement, des droits adaptés au profil visiteur et une personnalisation à la charte graphique de la Caisse des Dépôts. L’intégration au Smart Building est attendue, idéalement avec API et SSO ; le SSO s’appuie sur Azure AD et SAML 2.0 ou OpenID Connect, avec prise en charge de l’authentification multifacteur. Le niveau d’intégration avancé combine SSO et API permettant une intégration native à GROUM ; le niveau sans SSO, API ni version web est indiqué comme non souhaité. Le titulaire décrit le pilotage, les interlocuteurs, l’assistance et l’escalade des incidents. Il présente aussi l’hébergement, la localisation des sites et certifications, les protections des données au repos et en transit, la gestion des traces et le PSP de paiement ; les audits de sécurité/intrusion doivent dater de 18 mois au maximum.

Prestations supplémentaires éventuelles

Les options facultatives comprennent l’extension des prestations de bien-être et du dispositif QVCT en province, la conception et la gestion d’activités culturelles et de loisirs (cours et ateliers, notamment en cycles récurrents), ainsi que la mise à disposition et la gestion d’un distributeur de produits non alimentaires de première nécessité. Les activités culturelles comprennent le sourcing des intervenants, les inscriptions, la coordination, la réservation d’espaces et la communication. Le distributeur est réapprovisionné et maintenu ; son installation est coordonnée avec les équipes immobilières et ses contraintes techniques validées en amont.

Pilotage et suivi

Avant l’ouverture, le titulaire participe au cadrage immobilier, numérique et de l’offre, produit un rétroplanning et des comptes rendus d’avancement, et réalise un sondage sur les besoins des collaborateurs avec analyse et recommandations. Il suit notamment satisfaction, fréquentation, usage des services, fidélisation, disponibilité des espaces et résolution des incidents. Il remet un rapport mensuel la première année, puis trimestriel les années suivantes, avec résultats, évolution, retours et actions correctives.