Gestion des aires d’accueil des gens du voyage

Le titulaire assure l’accueil et le suivi des voyageurs, le fonctionnement courant des installations et la gestion administrative et financière des deux aires. Les prestations d’accueil diffèrent selon le type d’aire : présence régulière et gestion des emplacements sur l’aire permanente ; accueil sur sollicitation téléphonique et passages de contrôle sur l’aire mixte.

L’aire permanente comprend 10 emplacements d’environ 140 m², pouvant accueillir chacun 2 caravanes, sur un site de 13 600 m². L’aire mixte peut accueillir au maximum 10 caravanes et comprend des surfaces stabilisées et enherbées. Les surfaces indiquées pour celle-ci varient selon les passages : environ 5 336 ou 5 536 m² stabilisés, et environ 4 230 ou 4 600 m² en herbe. Elle dispose de 3 bornes, chacune équipée de 2 robinets d’eau potable et de 2 prises électriques, d’un regard de vidange et de 4 fosses toutes eaux de 4 000 litres.

Accueil et gestion des séjours

• Sur l’aire permanente, présence du lundi au vendredi, de 9 h à 12 h et de 13 h 30 à 17 h ; le titulaire organise les arrivées et départs, vérifie l’admissibilité au séjour, recueille les pièces d’identité et documents des voyageurs et véhicules, établit les conventions d’occupation et états des lieux, perçoit caution et avance, et explique le règlement intérieur. Les cartes grises des caravanes sont conservées à l’accueil jusqu’au départ. Le titulaire assure aussi la remise contre attestation du courrier adressé aux usagers.
• Sur l’aire mixte, le gestionnaire se rend sur place au moins 3 fois par semaine, vérifie l’occupation et établit les protocoles de séjour et états des lieux. L’accueil est signalé par une affiche et un numéro de téléphone. L’ouverture de cette aire est prévue de mai à septembre.
• Une astreinte téléphonique est assurée 24 h/24 et 7 j/7 pour les urgences, notamment coupure générale d’électricité ou fuite d’eau importante ; elle ne couvre pas les arrivées et départs. Les heures de présence et astreintes réalisées font l’objet d’un planning mensuel transmis à l’intercommunalité.

Règlement, recettes et suivi
Le titulaire veille au respect du règlement intérieur, adresse des rappels à l’ordre en cas de manquement et informe sans délai l’intercommunalité des infractions ou troubles. Il assure le secrétariat et la comptabilité, perçoit les cautions, forfaits et autres créances pour le compte de la collectivité, puis reverse l’intégralité des recettes au Trésor public. Les sommes perçues sont déposées au moins chaque semaine auprès du comptable assignataire. Les régies des deux aires sont différenciées. Le titulaire instruit les dossiers d’impayés et rend compte du suivi au moyen de tableaux de bord.

Il transmet notamment les rapports mensuels avant le 5 du mois suivant, des rapports semestriels sur l’état et la gestion des impayés, l’occupation, les mouvements, les prolongations et les troubles, ainsi qu’un bilan annuel avant le 31 janvier. Les infractions et troubles de l’ordre public font l’objet d’un rapport immédiat. Les contrôles de la collectivité peuvent être inopinés.

Entretien et interfaces
Le titulaire réalise l’entretien courant, les petites réparations et la propreté ; il tient un registre des travaux effectués. Il prend en charge la vidange de la microstation, fait vider les fosses toutes eaux de l’aire mixte dès que nécessaire, vérifie le fonctionnement des bornes et entretient les espaces verts (arrosage, taille, élagage et tonte). Les surfaces vertes indiquées sont d’environ 10 800 m² pour l’aire permanente et 4 600 m² pour l’aire mixte. Les produits d’hygiène et d’entretien ainsi que le petit matériel, notamment ampoules, vitres, peinture et serrures, sont à inclure dans son offre.

L’intercommunalité prend en charge les grosses maintenances et investissements lorsque le coût des fournitures dépasse 500 € TTC, les travaux de réfection des sols et de voirie, les réseaux en sous-sol, les vérifications périodiques obligatoires et les fluides. Le titulaire veille à la propreté des sites et au respect des normes sanitaires et électriques par les usagers. Il propose une équipe comprenant un agent d’accueil et un responsable de site pour l’aire permanente, et un responsable pour l’aire mixte ; il organise les remplacements, les astreintes, la formation du personnel et les moyens matériels nécessaires.

Des constats contradictoires et inventaires sont établis au démarrage, dans les 30 jours suivant le début des prestations. Avant la fin du marché, un constat préalable est prévu 3 mois avant le terme ; le titulaire réalise les remplacements, remises en état et opérations de maintenance qui y sont inscrits, puis restitue les installations en parfait état de marche et d’entretien.