Gestion administrative, financière et comptable du FULH

Le dispositif comprend une comptabilité séparée et spécifique au fonds, conforme à l'arrêté du 26 septembre 2000, ainsi qu'une comptabilité générale et analytique par type d'aide et par tiers bénéficiaire. Les fonds sont déposés sur un compte unique ouvert au nom du FULH, sans confusion avec la trésorerie du gestionnaire et sans avance de celui-ci au fonds. Les placements éventuels ne doivent pas produire d'intérêts.

Le titulaire :

• reçoit les dotations et contributions, les affecte à l'exercice concerné et tient le suivi des recettes ;
• réalise les appels de fonds auprès notamment d'EDF, Engie et des bailleurs sociaux, transmet les copies au Département et effectue les relances nécessaires ;
• encaisse les contributions directes des bailleurs, fournisseurs d'énergie, communes et EPCI ;
• établit en permanence le bilan de trésorerie, propose les placements ou leur libération et informe le Département de tout événement notable ;
• tient une comptabilité analytique des aides à l'accès, au maintien, à l'énergie et à l'eau, ainsi que des dépenses par distributeur d'énergie, bailleur et bénéficiaire.

À titre indicatif, la réception des fonds comprend au plus 2 encaissements annuels provenant de la CAF et de la MSA, près d'une quinzaine d'encaissements des autres partenaires et au plus 2 contributions spontanées de communes ou d'EPCI. Les recettes sont encaissées dans les 10 jours suivant la notification de la dotation par le contributeur. Les appels de fonds sont réalisés au plus tard le 31 mai de l'année concernée.

Paiement des aides et dépenses

Le gestionnaire paie les dépenses dans la limite des fonds disponibles et conformément au règlement intérieur du FULH et aux décisions du Président du Conseil départemental. Les aides directes concernent notamment l'accès au logement, les impayés de loyer et de charges, l'eau et l'énergie ; elles peuvent être versées sous forme de subvention ou de prêt.

Les paiements s'appuient notamment sur les procès-verbaux de décisions individuelles, procès-verbaux financiers, décisions signées, conventions, lettres de commande, contrats de prêt, mandats SEPA, RIB et factures portant la mention « service fait ». Lorsque le dossier est complet, le versement des aides intervient dans un délai maximal de 10 jours, ramené à 48 heures en cas d'urgence. Les factures des prestataires sont réglées dans un délai maximal de 10 jours après réception des documents validés tenant lieu de commande.

La prestation comprend également :

• le contrôle de complétude des dossiers et la demande de justificatifs complémentaires aux demandeurs ou créanciers ;
• le suivi des procédures simplifiée, simplifiée avec rapport social, d'examen avec avis de la Commission locale Technique et de recours ;
• le suivi des dossiers de surendettement et la mise en œuvre des décisions de la Banque de France, avec réponse ou action dans les 10 jours ;
• le versement des acomptes et soldes de subventions aux associations d'actions de prévention ;
• le règlement des factures liées à l'instruction externalisée des demandes, à l'accompagnement social lié au logement, à la prévention des expulsions et, le cas échéant, au SLIME.

À titre indicatif, la procédure de surendettement concerne environ 3 dossiers par an. Les décisions de paiement des aides sont généralement transmises de manière hebdomadaire, au fil des arrivées de dossiers.

Créances, prêts et recouvrement

Le titulaire suit les prêts, les plans d'apurement et les remboursements, lance une démarche amiable dans les 10 jours suivant le constat d'une créance ou d'une échéance impayée et met en œuvre les relances prévues. Il peut proposer une renégociation d'échéancier et, après validation du pôle logement, une transformation de créance en subvention.

Il identifie les dossiers sans remboursement ni contact depuis un an, propose les créances non recouvrables et produit les états détaillés et nominatifs des prêts. Il réalise également, sur demande formalisée du Service Habitat-Pôles, les démarches de recouvrement des trop-perçus de partenaires ou prestataires.

À titre indicatif, les relances concernent au plus 20 % des dossiers de prêt, les transformations de créance en subvention moins de 5 % des dossiers et les recouvrements de trop-perçus au plus 10 dossiers par an.

Tableaux de bord, bilans et reddition

Le titulaire produit des tableaux de bord et statistiques non nominatifs, en version numérique modifiable et par voie dématérialisée : suivi du budget, recettes, dépenses, trésorerie, décisions par catégorie d'aide et territoire, projections saisonnières, dépenses par distributeur d'énergie et bailleur, prêts en cours, abandons de créance et états nominatifs sur demande.

Le bilan annuel comprend notamment l'actif et le passif, le compte de résultat, l'actif immobilisé, les provisions, les créances et dettes, les engagements de cautionnement et de garantie, les prêts, les subventions, les financements reçus, la trésorerie, les concordances de soldes, les extraits de compte et la balance après calcul du résultat. Le bilan d'activité présente les volumes de dossiers, les délais de traitement et de paiement ainsi qu'une note qualitative.

Le titulaire participe aux liaisons avec les pôles logement et aux instances utiles, tient à disposition les justificatifs du service fait et contribue aux réunions et réflexions relatives à l'évolution du dispositif. Toute contraction entre les recettes dues au Département et les sommes éventuellement dues au titulaire est interdite.

Moyens, données et contrôles

Le titulaire fournit un personnel qualifié en comptabilité et administration. Le volet comptable est assuré par du personnel diplômé et expérimenté ; les CV et copies de diplômes sont transmis au commanditaire, y compris lors d'un changement d'effectif. L'organisation doit garantir la continuité du service, l'adaptation aux fluctuations d'activité, la fiabilité des données et un fonctionnement en mode dégradé ou à distance.

Les moyens comprennent notamment un progiciel adapté, les équipements informatiques et téléphoniques, une plateforme téléphonique, une messagerie dédiée, des comptes bancaires et des protocoles conformes au RGPD. Les données du précédent gestionnaire sont reprises et hébergées au démarrage ; les données de la période de gestion sont reversées sous format dématérialisé au nouveau prestataire ou au Département dans le mois suivant la fin de la mission.

Les prestations font l'objet de vérifications quantitatives et qualitatives simples. L'acheteur peut demander la correction ou le complément d'une prestation, appliquer une réfaction ou la rejeter en cas de non-conformité. Les livrables numériques doivent respecter le RGAA ou des normes équivalentes et être lisibles par les technologies d'assistance.