Prestations d’actions sociales

Le titulaire met en œuvre un panel diversifié de prestations d’action sociale pour les agents ayants droit de la ville et du CCAS, dans la limite de 480 agents par année. Le périmètre indicatif concerne environ 430 agents municipaux et 10 agents du CCAS, avec possibilité d’élargir l’offre au-delà des domaines minimaux requis.

Domaines couverts

• Famille et enfants : aides liées aux événements familiaux, à la scolarisation, à la garde d’enfants de moins de 3 ans et aux accueils de loisirs.
• Loisirs et culture : billetterie, parcs d’attractions, chèques culture, chèques lire et tickets de cinéma.
• Vacances et séjours : abondement d’un plan d’épargne chèque-vacances, tarifs préférentiels auprès de partenaires et allocations d’aide au départ.
• Santé : allocations pour enfants handicapés et aides au financement de services d’aide à domicile.
• Aides et prêts : dispositifs de dépannage ou prêts à taux bonifié, notamment pour le logement et l’équipement.
• Reconnaissance de l’activité professionnelle : médailles du travail, médailles d’honneur communales, départementales et régionales, ainsi qu’aides liées aux départs à la retraite.

Le prestataire propose une démarche d’enrichissement des partenariats locaux et ultralocaux afin de développer des offres adaptées au bassin de vie des agents de chaque collectivité.

Instruction et accès aux prestations

Le titulaire désigne un référent dédié et assure directement l’instruction, le traitement et le suivi des demandes, sans intermédiaire obligatoire de la collectivité. Il renseigne les agents, réclame les documents manquants, traite les réclamations et répond à leurs questions. Il forme également l’interlocuteur de la collectivité aux prestations, à leurs conditions d’octroi et, le cas échéant, aux outils disponibles.

Les demandes doivent pouvoir être déposées sur support papier, sous forme dématérialisée ou via un extranet. Les prestations accordées sous forme de chéquiers de valeurs sont livrées au domicile des agents ou peuvent faire l’objet d’envois groupés au siège de la commune, si possible sans frais pour l’agent. Pour les prêts, l’offre précise les modalités de remboursement, notamment par prélèvement bancaire ou selon d’autres modalités proposées.

Information et outils numériques

Le titulaire met à disposition un site internet actualisé présentant les prestations et leurs conditions d’attribution, avec, le cas échéant, des formulaires en ligne. Il décrit les outils technologiques utilisés pour l’envoi des informations et des dossiers, le suivi des demandes, l’extranet, les codes d’accès, les informations accessibles au correspondant de la collectivité et les actions dématérialisées.

Il informe la collectivité des modifications affectant les prestations ou l’organisation et fournit les supports nécessaires à l’information des agents, notamment au moyen de réunions d’information dans les locaux de la collectivité.

Suivi, coordination et livrables

Le titulaire fournit un état semestriel et un bilan annuel détaillé des prestations allouées, avec les montants par type de prestation et par tranche d’imposition. Il remet également un bilan annuel de fonctionnement et les objectifs de l’année suivante. Un état récapitulatif des prestations allouées à chaque agent est transmis dans les deux mois précédant la date limite de déclaration fiscale, selon le format prévu dans l’offre technique ; ces documents ne doivent pas être consultables par la mairie au titre du RGPD.

Une réunion de lancement organise les relations entre les parties, planifie les principales étapes et traite les questions d’exécution. Des points de coordination sont organisés selon les besoins par courriel, téléphone ou réunions techniques. Le prestataire apporte aussi à la ville un appui juridique dans les domaines liés aux prestations.