Gestion administrative et financière de la retraite supplémentaire et de l’épargne salariale

La prestation consiste à déployer et gérer, pour l’ensemble du personnel, une solution d’épargne salariale et de retraite supplémentaire conforme aux dispositifs issus de la loi PACTE. Elle comprend la gestion financière, administrative et réglementaire des comptes, l’accompagnement des salariés et le suivi du souscripteur.

Dispositifs proposés

• PERO à adhésion obligatoire pour l’ensemble du personnel, en remplacement de l’article 83, avec cotisations fondées sur les rémunérations brutes soumises à cotisations sociales. Les taux actuellement indiqués sont de 2,5 % pour la part patronale et 1,5 % pour la part salariale ; les taux peuvent évoluer selon les accords collectifs.
• PERECO, dispositif volontaire et facultatif alimenté par les versements individuels, l’intéressement, la valorisation de jours de compte épargne temps et l’abondement employeur.
• PEE, dispositif d’épargne salariale alimenté par les versements volontaires, l’intéressement et l’abondement employeur.

Les sorties du PERO et du PERECO sont servies sous forme de rente, avec possibilité de sortie en capital dans les situations réglementaires applicables lorsque la rente annuelle prévisionnelle est inférieure au plafond indiqué de 1 320 €. Les options de rente comprennent notamment la rente non réversible, la réversion à 60 %, 80 % ou 100 %, ainsi que la rente majorée.

Affiliation, cotisations et abondements

Le contrat couvre 867 collaborateurs : 428 employés, 324 agents de maîtrise et 115 cadres. Les salariés désignent leurs bénéficiaires sur un bulletin d’adhésion et bénéficient des garanties sans questionnaire médical.

Les conditions minimales d’ancienneté sont les suivantes :

• versements volontaires et épargne salariale : 3 mois pour les CDI et les CDD ;
• cotisations obligatoires : dès l’embauche pour les CDI et 3 mois pour les CDD.

Les mouvements de personnel doivent être transmis à l’assureur sous 15 jours. Les primes d’assurance sont payables trimestriellement à terme échu. Les règles d’abondement prévues comprennent notamment 50 % des versements volontaires sur le PEE dans la limite de 750 € par an, ainsi que 166 % sur le PERECO dans la limite commune de 2,5 % de la rémunération annuelle brute de l’épargnant.

Gestion financière

L’offre doit proposer au minimum :

• un fonds en euros ou actif général à capital garanti ;
• un fonds par horizon de départ en retraite ou par génération ;
• un fonds en gestion profilée avec arbitrages entre les actifs proposés.

Pour chaque support, sont notamment attendus les frais financiers, les fiches AMF des unités de compte, les informations sur la politique de gestion, les règles d’arbitrage, les résultats des cinq dernières années, les risques de perte en capital, le reporting et les modalités de choix ou de modification des placements.

Transferts et liquidation

La prestation comprend le transfert des avoirs de l’article 83 vers le PERO selon le choix exprimé par chaque salarié, ainsi que les transferts depuis des plans individuels ou collectifs détenus auprès d’autres gestionnaires. Elle couvre également les transferts de plan à plan pour le PEE et le PERCO/PERECO.

À la liquidation, l’assureur calcule la rente à partir du capital constitutif, des coefficients de conversion et de l’option choisie. Il précise les conditions de garantie du taux technique et de la table de mortalité, les frais de service de rente et les modalités de paiement à terme échu, mensuellement ou trimestriellement. En cas de décès avant l’entrée en jouissance, un capital égal à la provision mathématique constituée, aux cotisations nettes de frais et aux intérêts générés est versé au bénéficiaire désigné.

En fin de marché, les avoirs non liquidés doivent être transférés sans frais au nouveau titulaire ; les rentes déjà liquidées continuent d’être versées par l’assureur gestionnaire.

Gestion administrative, échanges et reporting

Le titulaire désigne un interlocuteur dédié chargé du suivi, de la coordination et de la continuité de service. Les échanges de données couvrent notamment l’intéressement, les versements volontaires, les abondements, les versements mensuels et les transferts de jours de CET.

Les fréquences et délais comprennent notamment :

• versements volontaires sur PEE : transmission trimestrielle sous 5 jours ouvrés après la fin du trimestre ;
• versements volontaires sur PERECO : transmission semestrielle sous 5 jours ouvrés après la fin du semestre ;
• arbitrages : traitement sous 2 jours ouvrés ;
• versements volontaires : traitement sous 3 jours ouvrés ;
• abondements hors intéressement : traitement à J + 5 ouvrés après le dernier jour du trimestre ;
• déblocages anticipés : traitement sous 5 jours ouvrés ;
• liquidations PERO et transferts sortants : traitement sous 10 jours ouvrés ;
• simulations de rente : réponse sous 5 jours ouvrés ;
• demandes simples : réponse sous 3 jours ouvrés ;
• demandes techniques de paramétrage : traitement sous 5 jours ouvrés.

Un reporting trimestriel doit suivre les délais de traitement, les arbitrages, les déblocages, les liquidations, les transferts, les demandes de simulation et l’indisponibilité du site. Les comptes de résultats annuels sont transmis et présentés au cours du premier trimestre, avec une présentation à l’employeur ou au CSE au plus tard le dernier jour ouvré de mars. Une réunion d’information annuelle doit pouvoir être organisée à la demande d’HABITAT 76.

Information et accompagnement

Le titulaire fournit les notices d’information, les relevés de situation annuels, un extranet pour les adhérents et retraités, un accueil téléphonique, des campagnes de communication et des outils d’estimation non contractuelle de rente. Il accompagne le déploiement par des supports pédagogiques, des réunions d’information, un rétroplanning, des échanges avec les salariés, la direction générale et les instances représentatives du personnel.

Données et services numériques

Les flux doivent être sécurisés par FTPS ou équivalent, via un espace d’échange sécurisé, avec confidentialité, intégrité, traçabilité, authentification forte et gestion des droits d’accès. Les interfaces doivent être responsive et respecter le RGAA en vigueur ou tendre au minimum vers cette conformité.

Le titulaire doit organiser les durées de conservation, la purge des données, l’archivage, la limitation des volumes de stockage et l’hébergement sur des infrastructures sécurisées. À la fin du marché ou en cas de résiliation, les données doivent être restituées dans un format exploitable, structuré et documenté afin d’assurer leur portabilité.