Gestion administrative des abonnements de périodiques

Le titulaire prend en charge la gestion administrative des abonnements commandés par BSB auprès des éditeurs, sur supports papier, électroniques ou couplés. Le portefeuille peut comprendre des périodiques français ou étrangers, des titres d’information générale ou spécialisée, des numéros isolés et des publications dont seules les mises à jour sont demandées. Les abonnements sont souscrits pour une période d’un an, avec des échéances variables et des périodicités de publication pouvant aller du quotidien à l’annuel.

Commandes et renouvellements

Sur bon de commande de BSB, le titulaire prépare et transmet aux éditeurs les informations de commande : titres et références, destinataires, quantités, échéances et prix. Les nouveaux abonnements peuvent être demandés à tout moment. BSB peut rechercher l’harmonisation des périodes sur l’année civile, ce qui peut nécessiter une gestion en deux temps pour les titres souscrits en cours d’année.

Le titulaire informe BSB des échéances six mois à l’avance. Le renouvellement ou la résiliation requiert une instruction expresse de BSB : aucun renouvellement tacite n’est autorisé. Après traitement des renouvellements, le titulaire transmet un ou plusieurs états à BSB pour vérification.

• Accusé de réception de chaque bon de commande sous deux jours ouvrés au maximum.
• Mise en service : six semaines au plus pour les abonnements édités en France, ramenées à dix jours ouvrés pour une urgence indiquée sur le bon ; douze semaines au plus pour les abonnements édités à l’étranger.
• Délais de livraison des revues à compter de leur parution : trois jours ouvrés au plus pour les revues françaises, cinq pour les européennes et sept pour celles hors Europe.
• Toute modification d’abonnement doit être accusée réception et prise en compte au plus tard sous huit jours ouvrés après notification.

Suivi, accès numériques et facturation

Les éditeurs sont en principe responsables de l’expédition. Le titulaire centralise les réclamations pour numéros non reçus, les transmet aux éditeurs, assure les relances et informe BSB si une commande ne peut être satisfaite. Il recherche les numéros manquants afin d’éviter une rupture de collection, sauf si le défaut incombe à l’éditeur, et s’efforce de maintenir les abonnements en cas de changement d’éditeur.

Le titulaire prépaye les éditeurs, les abonnements étant payables d’avance, puis consolide les factures qu’ils émettent. Il fournit les identifiants d’accès aux revues en ligne et assure, quel que soit son environnement technique, le paramétrage et la mise à jour des abonnements papier et électroniques dans EBSCO Discovery Service, avec coordination de l’éditeur de la solution si nécessaire. Un outil central de gestion doit permettre le suivi des ressources papier et électroniques, des réclamations et des rapports d’analyse.

Commandes, continuité et transfert des données

Seuls les bons de commande signés par une personne habilitée peuvent être honorés. Aucun rythme de commande ni minimum de quantité ne peut être imposé à BSB ; les quantités livrées doivent correspondre exactement à celles demandées. Les commandes de faible importance ne peuvent entraîner de frais supplémentaires. Les lieux de livraison sont précisés sur chaque bon de commande.

Le titulaire désigne un interlocuteur privilégié joignable par courriel et téléphone tous les jours ouvrés, et organise sa suppléance pendant les congés ou absences. Il signale les commandes non honorées, leurs motifs et l’état des recherches. À la demande de BSB, il transmet sous sept jours ouvrés au plus les données utiles à la continuité, notamment abonnements, références éditeurs, échéances, destinataires, droits et paramètres d’accès numériques, réclamations, paiements et avoirs en cours, ainsi que les données de paramétrage EBSCO Discovery Service. La transmission est fournie dans un format électronique exploitable, notamment XLSX ou CSV.