Fourniture et gestion des abonnements de périodiques

Fournir et gérer les abonnements de presse d’information générale, tous pays confondus, destinés à un public large. Les publications peuvent être imprimées, électroniques ou proposées en formule imprimé + électronique (P+O). La prestation comprend les abonnements réguliers et la gestion des commandes permanentes pour les titres irréguliers.

Le titulaire informe les services sur les titres, les prix et les formules possibles, établit les devis et signale les suppléments. Il recherche la formule P+O la plus avantageuse (titre par titre, bouquet ou formule mixte), assure la souscription auprès des éditeurs et diffuseurs, et veille aux parutions. Il signale les difficultés ou délais de parution dans un délai maximal d’un mois et avertit avant commande de tout écart au devis, y compris frais de gestion, port ou consolidation. Un suivi trimestriel de l’avancement des demandes est prévu, avec listes et factures ventilées par centre de coûts et code service.

La reprise doit assurer la continuité des abonnements existants. Chaque année, la campagne de renouvellement débute en novembre : la liste et le devis estimatif sont transmis avant le 30 novembre, pour décision du Collège de France avant le 10 décembre. Les prix actualisés ne peuvent dépasser l’estimation de plus de 15 % sans justification écrite et détaillée ; le service peut alors ne pas reconduire, annuler ou demander une renégociation. Les abonnements complémentaires peuvent être commandés au cours de l’année.

Pour les offres P+O, le titulaire suit les licences, les droits d’accès et les archives, transmet les conditions applicables avant validation de la commande et accompagne les échanges avec les éditeurs. Il transmet les informations nécessaires à l’activation et au paramétrage des accès, en vérifie le bon fonctionnement et signale les évolutions de plateforme, d’URL, d’authentification, de licence ou de droits. Il facilite l’accès aux statistiques disponibles, en privilégiant COUNTER 5.1 ou sa version en vigueur et les dispositifs automatisés tels que SUSHI lorsqu’ils sont proposés.

Le suivi couvre les changements bibliographiques, tarifaires et éditoriaux, l’alignement des échéances au 31 décembre sauf impossibilité imputable à l’éditeur, et la distinction entre année de parution et année de tomaison. La plateforme en ligne sécurisée permet notamment de rechercher les titres, passer et suivre les commandes, consulter le catalogue et gérer les destinataires ; un compte administrateur donne une vue globale du portefeuille. Les commandes peuvent aussi être passées par courriel, fax ou autre canal convenu, avec traçabilité. La plateforme doit respecter le RGAA.

Le titulaire centralise les réclamations et les suit jusqu’à résolution : accusé de réception sous 1 jour ouvré au maximum, première analyse sous 2 jours ouvrés au maximum, transmission à l’éditeur sous 1 jour ouvré après qualification et information de suivi tous les 5 jours ouvrés pour un incident non résolu. Les demandes concernant les titres imprimés sont transmises à l’éditeur dans le délai annoncé dans l’offre, plafonné à 3 jours ouvrés. Les périodiques expédiés par l’éditeur sont livrés directement ; lorsque les commandes passent par les entrepôts du titulaire, les envois sont regroupés sans compromettre la régularité de livraison. Les erreurs d’adresse imputables au titulaire ou à l’éditeur donnent lieu à une réexpédition sans coût supplémentaire.

Pour les titres irréguliers, le titulaire suit les parutions afin de faire livrer les nouveaux numéros au plus tôt ; les commandes permanentes font l’objet d’un devis estimatif, d’un bon de commande et d’une facturation après livraison et service fait. Le titulaire règle directement les éditeurs et diffuseurs et couvre les frais de change. Les réajustements tarifaires requièrent l’accord écrit préalable du service prescripteur, sont limités à un par titre et par an et ne dépassent pas 15 % du devis initial sauf accord exprès ; les baisses sont répercutées. À la fin du marché, les données nécessaires à la reprise des abonnements et au maintien des accès sont transmises dans un format exploitable.