Gestion des abonnements et revues

Le titulaire assure, pour la Documentation Générale, le Service Social Régional et le service Prévention, la gestion administrative et opérationnelle des abonnements papier, électroniques ou autres supports. Les revues sont adressées aux destinataires désignés dans les annexes, en respectant le libellé de chaque service, afin d’éviter toute rupture de service.

Reprise et suivi des abonnements

La reprise porte notamment sur les titres, éditeurs, montants, périodicités, quantités et supports. Le titulaire reprend la gestion sans interruption, effectue les démarches auprès des éditeurs et confirme et contrôle les résiliations. Il gère les réabonnements, surveille les échéances et informe les services concernés trois mois à l’avance afin de permettre d’éventuelles modifications.

Il signale les changements bibliographiques, notamment les changements de support ou de périodicité, les retards et les suspensions de titres. Les modifications de prix des abonnements sont communiquées dans une prévision budgétaire tous les six mois ; toute hausse doit être justifiée lors de la facturation.

Commandes, demandes et information

Les commandes sont passées au fur et à mesure des besoins par les trois services concernés, au moyen de l’outil de gestion du titulaire. Le titulaire prend en charge les réclamations, accuse réception de toute demande ou réclamation de la CARSAT Normandie et répond dans un délai maximal de 8 jours calendaires.

La prestation comprend également :

• l’ajout d’un nouvel abonnement à tout moment de l’année, avec envoi d’un spécimen ;
• la transmission rapide des modes d’authentification pour les abonnements électroniques ;
• la mise en place d’un logiciel de suivi et de transmission sécurisée d’informations ;
• la fourniture de listes, statistiques ou fichiers Excel ;
• la désignation d’un interlocuteur dédié ou référent chargé de valider et contrôler les prestations.

La date de départ des abonnements doit être calée autant que possible sur l’année civile, sous réserve de l’acceptation de l’éditeur. Chaque service vérifie la conformité des ouvrages, des livraisons d’abonnements et des revues afin de valider leur renouvellement. Les vérifications quantitatives et qualitatives sont effectuées lors de la livraison.