Gestion d’abonnements de presse spécialisée

Le titulaire agit comme agence d’abonnements et interlocuteur unique pour l’acquisition, la gestion et la livraison de périodiques spécialisés, de sites internet spécialisés et d’éditions permanentes, sur support papier et/ou numérique. Le portefeuille indicatif du bordereau compte 111 abonnements estimés, avec des titres papier, numériques et mixtes ; il n’est pas exhaustif. Les quantités peuvent évoluer, et des nouveautés ou suppressions intervenir selon les besoins et dans la limite des crédits prévus.

Commandes et plateforme

La plateforme doit donner accès aux catalogues, prix et formules d’abonnement, et permettre le suivi depuis le devis jusqu’à la mise en service. Le titulaire fournit un tutoriel ou forme les agents du Service Documentation. Les demandes de devis sont enregistrées et suivies sur la plateforme, ou traitées par courriel lorsque le devis conforme n’y est pas transmis. Les abonnements sont mis en service après réception du bon de commande ; les demandes téléphoniques ou émanant de services non habilités doivent être refusées. Le titulaire communique la date d’enregistrement et l’échéance des abonnements commandés.

Le délai de mise en service indiqué au cahier des charges est au plus de 15 jours ouvrés. Pour les commandes en cours d’année soumises à l’année civile, le titulaire informe préalablement le service, calcule le coût au prorata de la date du bon de commande et empêche l’envoi rétroactif d’anciens numéros, sauf accord exprès.

Livraison et abonnements numériques

Les ouvrages sont expédiés par voie postale aérienne, franco de port, aux adresses portées sur les bons de commande. Le titulaire effectue les démarches nécessaires pour faire livrer au plus vite les titres commandés ou réclamés.

Pour les offres numériques, il gère les accès et informe le service des versions électroniques, hors-séries, packs, mises à jour et nouvelles éditions, ainsi que des offres couplées et de leurs tarifs. Il précise les conditions techniques : licences, délais de mise en place, accès aux archives pendant et après l’abonnement, périodes de test ou de grâce et nombre d’accès autorisés. Il transmet les indications de connexion et clarifie les modalités d’accès. Un registre à jour des accès actifs indique, pour chaque abonnement, l’URL, les identifiants le cas échéant, le nombre d’accès et l’expiration de la licence. L’ouverture des accès numériques intervient dans les 10 jours ouvrés suivant la réception du bon de commande ; ce délai est distinct de celui des abonnements papier. En cas de litige avec un éditeur menaçant un accès en cours, le titulaire informe immédiatement le service et assure les moyens nécessaires à la continuité de l’accès.

Suivi, renouvellements et réclamations

Le titulaire signale les retards ou cessations de parution et les changements d’éditeur, de diffuseur ou d’adresse. En cas de cessation, il rembourse au prorata les mois non livrés dans un délai maximal de 60 jours après constatation officielle et propose dans ce même délai un ou plusieurs titres de substitution.

Les propositions de renouvellement des abonnements échéant au 1er janvier suivant, accompagnées des tarifs éditeurs actualisés, sont transmises au plus tard le 1er octobre ; pour les autres échéances, elles le sont au moins 60 jours avant expiration. Aucun renouvellement ne peut être effectué sans bon de commande préalable.

Les réclamations sont traitées sous 3 jours ouvrés. Le titulaire adresse un accusé de réception, informe le service de la transmission à l’éditeur et de sa réponse, et communique notamment la copie de la demande adressée à celui-ci. Le service peut contacter directement l’éditeur après ce délai.

Reporting et vérifications

Au plus tard le 31 juillet de chaque année, le titulaire remet un état des abonnements en cours précisant, pour chaque titre, l’éditeur, le tarif officiel, la remise, les éventuels frais de gestion et le coût facturé. Un bilan annuel recense les réclamations reçues et traitées, les délais moyens, les abonnements non servis ou suspendus et les remboursements. Les tarifs éditeurs sources sont communiqués sur demande. Le Département réalise les vérifications quantitatives et qualitatives à la livraison et statue sur l’admission, la réfaction, l’ajournement ou le rejet.