Gestion des abonnements presse et ressources en ligne

Gestion administrative et opérationnelle

• Établissement des devis, passation des commandes, gestion des renouvellements, modifications, changements de bénéficiaires, suspensions et résiliations.
• Facturation et suivi des éléments financiers associés aux abonnements (gestion des lignes de facturation, relances éditeurs sur anomalies de facturation).
• Reprise progressive de l’existant : migration des données d’abonnements, prise de contact et information des éditeurs, continuité des livraisons et minimisation des ruptures.

Support, réclamations et incidents

• Enregistrement et traitement des réclamations : analyse, actions correctives, échanges avec les éditeurs et suivi jusqu’à résolution avec information régulière du demandeur.
• Assistance à l’activation des accès numériques, gestion des incidents d’accès, changements d’adresses électroniques et relances éditeurs en cas de panne ou défaut d’accès.

Relation avec les éditeurs et intégration de nouveaux titres

• Suivi des commandes auprès des éditeurs, relances commerciales et techniques, traitement des interruptions de service et résolution des problèmes de livraison.
• Capacité à intégrer de nouveaux titres dès leur commercialisation via le réseau d’agences d’abonnements ; définir limites éventuelles et modalités de prise en charge.

Plateforme de gestion (SaaS)

• Plateforme web accessible sans installation locale, multi‑utilisateurs et gestion décentralisée des comptes avec droits par profil et administrateur central offrant vision consolidée du portefeuille.
• Fonctions attendues : consultation du portefeuille (statut, bénéficiaires, détails abonnements), créations/renouvellements/modifications/résiliations, gestion des réclamations, notifications et alertes d’échéances, traçabilité et historique des opérations.
• Recherches multicritères et exports (Excel/CSV ou équivalent) des données du portefeuille.
• Exigences de disponibilité, périodes de maintenance planifiées, sauvegardes, continuité de service et procédures de reprise après incident.

Sécurité et conformité des données

• Gouvernance RGPD : obligations de protection des données, tenue du registre des traitements, documentation RGPD et réponses aux questionnaires RGPD, désignation éventuelle d’un DPO.
• Mesures de sécurité à fournir dans le mémoire technique (politiques, procédures, plans de reprise/réversibilité).

Qualité de service, reporting et accompagnement

• Engagements de niveaux de service et délais de traitement des demandes et incidents.
• Accompagnement au démarrage : délai de mise à disposition de la plateforme, création des comptes, reprise des données, formation et assistance des administrateurs et utilisateurs.
• Reporting régulier, au minimum un bilan annuel comprenant mouvements, renouvellements, incidents, délais de traitement et répartition des dépenses.