Gestion d'abonnements et fourniture de titres

Gestion opérationnelle des abonnements

• Respect des délais de souscription et d'activation tels que définis dans le mémoire technique fourni.
• Gestion des licences d'exploitation pour abonnements électroniques ; préférence pour des offres multi-utilisateurs quand disponibles.
• Continuité des abonnements en cours : maintien des livraisons initiales confirmées par bons de commande et continuité lors de changement d'éditeur.
• Gestion des non-réceptions : propositions d'alternatives, remboursements ou avoirs et relances auprès des éditeurs.

Espace client et outils numériques

• Mise à disposition d'un espace client en ligne par service utilisateur avec :
  • compte par service et possibilité d'accès de supervision au niveau national ;
  • historique des événements (renouvellement, facturation, remboursement, etc.) conservé au moins 2 ans ;
  • possibilité d'effectuer renouvellements et nouvelles souscriptions via l'espace avec workflow et habilitations personnalisables.

Gestion des réclamations et suivi qualité

• Système d'information pour remontée rapide des réclamations et suivi régulier, relances éditeurs et reporting des incidents.
• Livraison conforme à la périodicité des titres, quelle que soit la nationalité du destinataire ; communication et mise à jour des coordonnées de livraison.

Aspects commerciaux et reporting

• Négociation avec les éditeurs pour optimiser tarifs, remises et compensations.
• Production annuelle d'un tableau récapitulatif des abonnements par service destinataire.

Prestations exceptionnelles et optionnelles

• Commandes hors abonnements possibles dans la limite d'un plafond global spécifié (achats ponctuels, statistiques consolidées, etc.).
• Prestation optionnelle : module d'agrégation permettant l'accès aux répertoires électroniques des revues via un portail documentaire, avec navigation, recherche, notices détaillées et information sur les périodes de couverture et l'existence d'exemplaires imprimés.

Modalités de commandes et logistique

• Processus : devis puis bon de commande ; commandes en ligne possibles sous conditions techniques (espace client, codes, pièces jointes).
• Gestion des expéditions des publications imprimées, traitement des emballages et procédures de fin de service selon clauses contractuelles.
• Regroupement possible des commandes quand les tarifs éditeurs sont connus ; délais de préavis et procédures avant échéance des abonnements ; mécanismes de redémarrage et évolution en cas de changement d'éditeur.

Conformité et sécurité

• Mise en œuvre d'un plan de progrès, obligations de reporting BEGES et plan de réduction des émissions de gaz à effet de serre.
• Exigences relatives à la sécurité et au transfert des données personnelles, confidentialité et conditions de sous-traitance.
• Documentation et possibilités d'audit pour assurer traçabilité et contrôle des prestations.