Gestion des abonnements de presse et de périodiques

L’agence souscrit et gère, pour les collectivités, les abonnements auprès des éditeurs. Le portefeuille couvre des publications périodiques de toutes origines et natures, sur support papier, CD-ROM ou internet. La liste initiale peut évoluer pendant le marché.

Mise en service et suivi

Dès l’acceptation du marché, le titulaire effectue auprès des éditeurs les démarches nécessaires à la mise en service ou au réabonnement, y compris le paiement. Il signale les titres qu’il ne peut fournir ; les membres peuvent alors les commander directement auprès de l’éditeur. Il assure la continuité des abonnements et le suivi des réclamations.

L’outil de gestion et l’espace client doivent permettre notamment de suivre les fins, résiliations, interruptions et cessations de parution, les réclamations et leur résolution, ainsi que les tickets. Les fonctionnalités attendues comprennent également l’extraction de statistiques de consommation, avec choix de formats et de filtres (abonnements échus, à échoir ou en cours, service ou direction, adresse de livraison), et la possibilité d’identifier les abonnements peu ou pas utilisés et de proposer des alternatives en cas d’interruption ou de suspension d’un titre.

Livraisons et renouvellements

Les périodiques sont livrés franco de port, quelle que soit leur origine ou la quantité. Chaque magazine, fascicule, classeur ou CD porte une étiquette indiquant le service destinataire et le numéro d’abonné, en plus de l’adresse de livraison.

• Pour les quotidiens, l’abonnement est prolongé du nombre de numéros manquants.
• Pour les autres revues, le numéro manquant reste dû, sauf décision contraire du service bénéficiaire ; dans ce cas, l’abonnement est prolongé du nombre de numéros manquants et le membre concerné est informé du décalage d’échéance.
• La demande de renouvellement doit être soumise au minimum 8 semaines ouvrées avant l’échéance. Une harmonisation des échéances peut être proposée par le titulaire, avec validation préalable du pouvoir adjudicateur, ou demandée par celui-ci.
• En cas d’interruption de parution, le membre concerné demande le remboursement au prorata temporis des numéros restant à paraître jusqu’à l’échéance.

Les membres peuvent ajouter ou supprimer des titres de la liste initiale par une note transmise via l’espace client.

Portefeuille et facturation

La liste de titres comprend des abonnements papier, numériques et couplés papier-numérique, ainsi que des accès à des publications et ressources professionnelles. Elle distingue les services bénéficiaires et prévoit notamment 10 exemplaires d’un titre destiné à la police municipale. Les demandes de paiement sont ventilées selon les budgets concernés : CCAS, Médiathèque et autres services de la Ville.