Gestion des abonnements de presse

Commande et facturation

• Transmission de devis prévisionnels pour chaque titre demandés, vérification des prix publics éditeurs, application des remises et intégration des frais de gestion et TVA.
• Transmission d'un bon de commande/bons de travaux signé pour engagement auprès de l'éditeur. Accusé de réception de la commande sous 48 heures. Possibilité d'avance selon modalités contractuelles et paiements via portail électronique.

Plateforme de gestion et reporting

• Mise à disposition d'une plateforme en ligne avec espace client dédié, comptes administrateurs validateurs et alertes (changements de titre, cessations, modifications de périodicité, augmentations tarifaires).
• Mise à jour quotidienne de la base, intégration rapide de nouveaux titres, génération de devis en ligne si données disponibles.
• Fourniture régulière de listes d'abonnements en cours regroupant : ISSN, éditeur, numéro d'abonnement, quantité, destinataire, périodicité, date d'échéance, tarifs éditeurs HT/TVA, et regroupements par service ou gestionnaire.

Opérations courantes et délais

• Renouvellement des abonnements en cours et souscription de nouveaux abonnements tout au long de l'année.
• Traitement des demandes spécifiques (numéros isolés, hors-séries) et création de nouvelles commandes avec transmission du devis puis du bon de commande.
• Délai maximum de 5 jours ouvrés pour transmission d'un devis si celui-ci ne peut être généré automatiquement via la plateforme.
• Prise en charge des réclamations sous 48 heures et relances auprès des éditeurs jusqu'à résolution; pénalités prévues en cas de non-résolution.

Gestion des indisponibilités et modifications

• Annulation sans compensation en cas d'indisponibilité d'un titre ; gestion des remboursements prorata via avoir ou titre de recette selon le cas.
• Traitement des modifications de destinataire/adresse et des autres modifications entraînant un impact financier après émission d'un devis et validation d'un bon de commande.

Support, gouvernance et formation

• Désignation d'un interlocuteur unique côté prestataire.
• Formation à l'utilisation de la plateforme incluse dans le prix.
• Possibilité de fourniture de spécimens sur demande, livraison possible sous une semaine si disponible en stock et accord avec l'éditeur.