Gestion des abonnements de périodiques

Le titulaire fournit et gère les abonnements souscrits par les services, sur support papier, numérique ou les deux, pour des titres français ou étrangers, en un ou plusieurs exemplaires. Les abonnements non présents dans son catalogue, notamment ceux relevant d’un circuit particulier de distribution, sont hors périmètre. Ils sont pris pour un an sauf spécification contraire. Les abonnements de la commande initiale courent au plus tôt à compter du 1er février 2027.

Portail, catalogue et accompagnement

Les gestionnaires des trois unités — bibliothèques, autres services municipaux, élus et Cabinet du Maire — accèdent à un compte commun, par identifiant multiaccès ou identifiants personnalisés. Un accès administrateur permet de consulter tous les paniers et de valider les commandes. Le titulaire fournit un accès test complet et temporaire et désigne un interlocuteur unique, avec relais en cas d’absence ; en cas de départ, son remplacement par un agent de compétences équivalentes requiert l’accord de l’acheteur.

Le site permet de suivre et contrôler les abonnements, gérer les réclamations et faciliter leur administration. Il comprend notamment :

• des tableaux de bord des commandes, abonnements et destinataires, ainsi que l’export Excel et l’édition de statistiques ;
• une recherche avancée par titre, destinataire, support, périodicité et état de l’abonnement (en cours, échu, à renouveler ou à venir) ;
• des notices régulièrement mises à jour avec titre, éditeur, ISSN, périodicité, support, durée et échéance, des aides au choix, des alertes sur la politique des éditeurs et des informations de parution.

Le titulaire doit pouvoir traiter les commandes de revues locales ou plus confidentielles, conseiller les bibliothécaires et assurer l’accompagnement initial de la plateforme ainsi que l’assistance en cas de défaillance de transmission. Le catalogue doit couvrir au minimum 90 % des 250 titres du DQE ; le calcul de disponibilité est A/(250-D), D désignant les titres arrêtés par l’éditeur, et le pourcentage est arrondi à l’unité supérieure.

Commandes, listes et suivi

Les listes initiales sont transmises au format Excel dès la notification. Pour le papier, elles indiquent notamment le titre, l’ISSN et le numéro d’abonnement éditeur lorsqu’ils sont connus, les services et destinataires, le nombre d’exemplaires et l’adresse de livraison. Pour le numérique, elles précisent notamment le titre, l’éditeur, les destinataires, le nombre d’accès et l’adresse électronique. Les abonnements couplés reprennent les informations des deux supports ; les listes indiquent les échéances souhaitées.

Le titulaire renseigne les listes des abonnements souscrits dans un fichier Excel, avec une donnée par colonne : unité de gestion, titre, éditeur, périodicité, destinataires et coordonnées, référence interne, nombre d’exemplaires ou d’accès, dates de début et de fin. Il communique aussi les changements de prix des éditeurs et réalise les recherches bibliographiques utiles, notamment pour remplacer un titre dont la publication a cessé ou compléter une collection.

Le titulaire gère les commandes initiales de reprise du portefeuille, les renouvellements, le suivi des titres indisponibles ou épuisés, les réclamations et la facturation. Les modifications en cours d’année peuvent porter sur le destinataire, l’adresse, le courriel ou le support ; il négocie celles-ci avec les éditeurs ou distributeurs et signale les difficultés sous 5 jours ouvrés. Il maintient la continuité des abonnements à l’échéance lorsqu’un bon de commande a été transmis.

Livraison et délais de service

Les périodiques imprimés sont expédiés par voie postale ou portage, emballés individuellement, à l’adresse indiquée ; le transport est à la charge et sous la responsabilité du titulaire. Une livraison à une adresse incorrecte peut être refusée et retournée à ses frais. Pour les titres numériques, le titulaire prend les dispositions nécessaires avec les éditeurs et diffuseurs ; l’accès est effectif lorsque l’éditeur notifie les droits aux bénéficiaires par courriel.

Délais de mise en œuvre : confirmation de prise en compte sous 48 h, mise en service sous 10 à 15 jours ouvrés maximum, signalement des difficultés d’éditeur sous 5 jours ouvrés et assistance utilisateur sous 24 h. Le traitement des réclamations est prévu sous 12 h ouvrées pour les abonnements en ligne, 24 h pour les quotidiens, 48 h pour les hebdomadaires et 72 h pour les périodiques mensuels, bimestriels ou trimestriels. Dès notification, le titulaire organise une réunion de démarrage avec les services concernés.