Fourniture et gestion d’abonnements à des périodiques

Le titulaire prend en charge la souscription, le suivi, la livraison et la résiliation des abonnements, le règlement des éditeurs, la gestion des factures et le traitement des réclamations. Le périmètre comprend journaux, revues, périodiques, ouvrages avec mises à jour et fournitures associées, telles que les classeurs. Un interlocuteur unique assure le suivi ; les services disposent d’un outil en ligne pour consulter le catalogue, passer et suivre les commandes, gérer les réclamations et leurs relances, consulter les interruptions et échéances, demander des devis et éditer des états.

La grille recense 226 références, dont des offres papier, numériques ou mixtes, des accès en ligne et des ouvrages à mise à jour. Le BPU-DQE donne des quantités indicatives par titre, de 1 à 8 exemplaires ; le nombre d’abonnements peut évoluer en cours de marché. Les commandes précisent notamment les titres et quantités, les services destinataires, la date de prise d’effet souhaitée, le service et l’adresse de facturation ainsi que les consignes particulières. Les abonnements doivent être distingués par service ; pour les établissements du service Enfance, la commande identifie l’école et le nom de l’enseignant, le numéro de classe ou le nom de l’accueil de loisirs.

Suivi et informations

Deux listes récapitulatives par service sont établies chaque année, au 1er avril et au 1er septembre. Elles indiquent, pour chaque abonnement, le titre, le nombre d’exemplaires, les montants HT et TTC, le taux de TVA, les remises, l’échéance actualisée, le service destinataire, la périodicité — sauf pour les ouvrages avec mises à jour — ainsi que les premier et dernier numéros de la période en cours. La liste du 1er septembre comporte les échéances à jour pour préparer les renouvellements.

Sur demande, le titulaire communique les périodicités, prix d’abonnement, éditeurs et dates d’échéance. Il signale les offres papier accompagnées de contenus numériques ou couplées à un accès en ligne, et transmet les identifiants, codes, modalités d’accès et restrictions éventuelles, notamment les limites de connexions simultanées et le nombre de licences. Les numéros d’abonné et les changements d’échéance ou de premier et dernier numéro sont communiqués et actualisés aux services. Les justificatifs de prix appliqués sont transmis sur demande écrite. Un dossier de commande par courriel ou sur internet est proposé sur demande.

Commandes, livraisons et cas particuliers

Les livraisons sont assurées selon les points, jours et horaires inscrits aux commandes, avec prise de contact téléphonique préalable auprès d’un représentant du service. Le titulaire vérifie l’accessibilité des locaux et prend en charge l’acheminement. Chaque livraison est accompagnée d’un bon indiquant notamment la date d’expédition, la référence du contrat, le titulaire et les fournitures livrées.

Le délai minimal de mise à disposition est de 4 semaines après commande, qu’il s’agisse de revues françaises, européennes ou extra-européennes ; un délai plus court proposé peut s’appliquer. Les numéros suivent la fréquence de parution et correspondent au jour de parution ou au mois en cours. Après une résiliation anticipée, les livraisons sont interrompues au plus tard dans les 15 jours suivant la décision.

Les demandes de souscription ou de résiliation en cours d’année sont possibles. Les commandes de numéros isolés ou antérieurs sont traitées sur devis accepté, dans la limite des disponibilités de l’éditeur. Les numéros manquants sont remplacés ; si le numéro est épuisé ou si la parution a cessé, un avoir est émis. En cas d’arrêt ou de risque d’arrêt de la parution papier, le titulaire en informe rapidement la Ville ; seules les parutions livrées sont dues au prorata des numéros normalement prévus. Si l’abonnement ne peut être souscrit, notamment en cas de refus de l’éditeur, l’acheteur peut le souscrire directement. Les fournitures liées aux ouvrages mis à jour sont livrées sous réserve de l’accord de l’éditeur. Pour une commande ponctuelle hors BPU-DQE, le titulaire remet un devis soumis à l’acceptation de l’acheteur ; en cas de refus ou de devis non transmis dans le délai fixé, l’acheteur peut consulter l’éditeur sans exclusivité du titulaire.

Vérifications et emballages

Le titulaire est soumis à une obligation générale de résultat. Les contrôles quantitatifs portent sur la conformité des quantités à la commande ; en cas d’écart, l’acheteur peut demander la reprise d’un excédent, un complément ou accepter la livraison en l’état. Les contrôles qualitatifs vérifient notamment que les revues ne sont ni dégradées, ni déchirées, ni humides, ni incomplètes. En cas de rejet, le titulaire relivre les fournitures. L’admission des périodiques est réputée acquise après huit jours et celle des mises à jour après trois semaines. Le CCAP prévoit aussi des vérifications quantitatives à la livraison et une admission réputée acquise le jour de livraison si aucune décision n’est notifiée.

Les emballages doivent convenir au transport ; le titulaire privilégie, dans la mesure du possible, les contenants réutilisés ou réutilisables, recyclés ou recyclables et les livraisons en vrac. Il en conserve la propriété et prend en charge leur réutilisation ou leur recyclage.