Gestion des abonnements périodiques

L’agence commande et gère, pour la Ville et le CCAS, les abonnements figurant dans la liste initiale, susceptible d’être modifiée en cours de marché. Ils couvrent des périodiques et titres de toutes origines géographiques, sur support papier, numérique ou couplé. Le titulaire est l’interlocuteur unique des collectivités, assure la continuité des abonnements et suit les réclamations.

Mise en service et livraisons

Dès notification, le titulaire effectue auprès des éditeurs les démarches nécessaires à la mise en service ou au réabonnement au 1er janvier 2027, paiement aux éditeurs compris. Il signale expressément les titres qu’il ne peut fournir ; les membres du groupement peuvent alors les commander directement auprès de l’éditeur.

Les livraisons sont franco de port, quelles que soient l’origine et les quantités. Chaque magazine, fascicule, classeur ou CD porte une étiquette indiquant le service destinataire, le numéro d’abonné et l’adresse de livraison.

Pour les quotidiens, l’abonnement est prolongé du nombre de numéros manquants. Pour les autres revues, le numéro manquant est dû ; si le service bénéficiaire décide autrement, l’abonnement est prolongé du nombre de numéros manquants et le membre concerné est informé de la nouvelle échéance.

Renouvellement et suivi

La demande de renouvellement est soumise au minimum 8 semaines ouvrées avant l’échéance. Une harmonisation des échéances peut être proposée par le titulaire ou demandée par le pouvoir adjudicateur, sous réserve de validation préalable de celui-ci. Les membres peuvent ajouter ou supprimer des titres de la liste initiale par une note transmise via l’espace client. En cas d’interruption de parution, le membre concerné demande le remboursement au prorata temporis des numéros restant à paraître jusqu’à l’échéance.

L’espace client et l’outil de gestion font partie des fonctionnalités évaluées : accès numériques simultanés, suivi des fins et résiliations d’abonnements, cessations de parution, interruptions et réclamations, état des tickets et notifications. Sont également évaluées les possibilités d’extraire des statistiques, leur automatisation et leurs filtres (notamment par échéance, adresse de livraison, service ou état de commande), ainsi que les modalités et délais de réponse et de relance en cas d’incident. Le cadre de réponse demande de décrire l’espace client en français, les formats et fréquences de reporting proposés et les moyens d’identifier les abonnements peu utilisés ou de proposer des alternatives.

Les offres sont chiffrées par famille de support — papier, numérique et couplé papier-numérique. Pour les abonnements auprès d’éditeurs hors zone euro, la conversion est fondée sur le cours indicatif Banque de France publié au Journal officiel le jour du paiement à l’éditeur ; le tarif en euros figure sur la facture et les informations de conversion sont fournies sur demande. Les factures sont distinctes selon les budgets du CCAS, de la Médiathèque et des autres services de la Ville, et sont accompagnées de la facture ou du devis fournisseur du titre.