Gestion des abonnements de journaux et périodiques

Le service couvre les abonnements de périodiques sur support papier et numérique, de nature généraliste ou professionnelle. Il comprend la reprise intégrale du portefeuille existant, la gestion des nouveaux abonnements, des renouvellements et résiliations, ainsi que les achats au numéro et le réassort. Le bordereau recense des titres relevant notamment de l’actualité générale, du droit, des affaires municipales, de l’enfance, de la culture, du bâtiment et de l’urbanisme. Les quantités sont généralement d’un exemplaire par titre, avec notamment quatre exemplaires de « Métiers de la petite enfance » et deux du « Parisien ».

Interface et suivi

Une interface Internet centralise les abonnements, permet de consulter leur état et leur échéance, de suivre les étapes de gestion et de commander en ligne. L’offre doit présenter les fonctionnalités de suivi et de rationalisation, ainsi que les dispositifs de détection et d’alerte des doublons, abonnements inutilisés ou dépenses injustifiées.

Pour les revues électroniques, la commune peut demander un ou plusieurs accès par revue, selon les conditions de l’éditeur. Le titulaire fournit les codes d’accès, gère les licences sous réserve de l’acceptation de l’éditeur et négocie les changements de type de licence ou de nombre d’accès, avec ou sans abonnement papier associé.

Commandes, renouvellements et réclamations

• Les commandes d’abonnement sont passées par bons de commande. Le titulaire vérifie qu’un bon reçu n’est pas le doublon d’une commande en ligne et n’accepte pas les commandes téléphoniques.
• Pour les renouvellements, il signale les échéances trois mois à l’avance et transmet un état récapitulatif par destinataire. Le devis est adressé au plus tard dans le mois précédant l’échéance.
• Pour un nouveau titre non inscrit au bordereau, le devis est transmis dans les 15 jours ouvrés suivant la demande. Après réception du bon de commande, la commande auprès de l’éditeur est effectuée sous 3 jours ouvrés; l’activation d’un accès électronique intervient au plus tard sous 15 jours ouvrés.
• Le titulaire désigne un interlocuteur unique et un suppléant. L’interlocuteur est joignable les jours ouvrés de 9 h à 12 h et de 14 h à 18 h; les demandes de la commune appellent une réponse sous 3 jours ouvrables.
• Pour les réclamations, le titulaire intervient auprès de l’éditeur et adresse sous 24 heures un accusé de réception avec copie de son action. Il demande le remplacement des numéros manquants ou défectueux. En cas de résiliation en cours d’année ou d’interruption de parution, il demande le remboursement des numéros non servis ou du montant correspondant aux numéros restant à paraître, au prorata temporis.

Acheminement des périodiques

L’expédition peut être assurée par l’éditeur ou le diffuseur, mais le titulaire demeure responsable de la bonne arrivée des fournitures commandées. Les livraisons sont assurées toute l’année, sans interruption liée aux congés. Les délais prévus sont :

• revues et magazines spécialisés ou d’information générale, au plus tard le jour de parution, sauf dimanches et jours fériés; les quotidiens nationaux et internationaux doivent parvenir impérativement le jour de parution;
• périodiques mensuels ou bimensuels, dans les 5 jours ouvrés après parution;
• bimestriels, dans les 8 jours ouvrés; trimestriels et quadrimestriels, dans les 10 jours ouvrés; semestriels, dans les 20 jours ouvrés.

Le jour de parution correspond à la parution en kiosque. En cas de numéro manquant, le titulaire le fournit ou le remplace dans les meilleurs délais.