Gestion des abonnements documentaires

Le prestataire souscrit et administre, pour le compte du CIG, des abonnements annuels à des revues et périodiques, sur papier et/ou avec accès web, à des mises à jour de dictionnaires permanents et à des bases de données en ligne. La liste des titres et les quantités commandées figurent dans l’annexe contractuelle ; des titres ou exemplaires supplémentaires peuvent être demandés en cours de marché.

Suivi et renouvellement

Le titulaire reprend la gestion des abonnements en cours et s’efforce de préserver leurs numéros d’abonnement et codes d’accès. Si leur modification est nécessaire, il en informe le service documentation dans les cinq jours ouvrables suivant sa constatation. Il gère les souscriptions et réabonnements auprès des éditeurs afin d’éviter les interruptions, suit les échéances et informe le CIG des changements ou augmentations de prix. Le CIG décide des renouvellements et des résiliations.

À la demande du CIG, le prestataire fournit un état des abonnements en cours, avec les changements de titre ou de statut, et signale la parution de numéros spéciaux, ainsi que leur prix lorsqu’ils ne sont pas compris dans l’abonnement de base. Il fournit les mots de passe des nouveaux accès en ligne et les numéros d’abonnement nouveaux ou modifiés. Les échéances des abonnements sont alignées au 31 décembre.

Pour un nouvel abonnement, le titulaire informe le CIG de sa mise en service au plus tard quinze jours calendaires avant celle-ci. En cas de demande urgente ou ponctuelle, il précise dans les 48 heures ouvrées le délai et les conditions de mise en service. Les demandes d’abonnements complémentaires donnent lieu à un devis, à transmettre dans le délai maximal fixé au cadre de l’acte d’engagement ; la commande est ensuite passée par bon de commande. Le titulaire paie les éditeurs.

Livraison, relances et vérifications

Les revues et périodiques sont expédiés par voie postale ou transporteur, en colis fermés et sous la responsabilité du titulaire. En cas de difficulté de transport, ou de fourniture défectueuse ou non conforme, le titulaire assure le remplacement selon les conditions et délais contractuels. Le CIG dispose de quinze jours calendaires pour vérifier notamment le nombre et l’objet commandés, la pagination, l’impression, le brochage et la reliure.

En cas de retard anormal ou d’anomalie signalés par le CIG, le titulaire relance l’éditeur et l’informe sans délai par courriel de la date de relance, avec copie de la démarche. Celle-ci doit intervenir au plus tard dans le délai renseigné par le prestataire dans le cadre de l’acte d’engagement. Si une publication cesse de paraître, le titulaire n’est pas responsable de l’interruption imputable à l’éditeur, mais entreprend les démarches nécessaires pour tenter d’obtenir le remboursement au prorata des numéros non fournis.

Toutes les relations écrites et orales du titulaire avec le CIG se déroulent en français.