Frigo connecté et livraison de repas

Le titulaire fournit, installe, loue, approvisionne et entretient un frigo connecté pour permettre aux agents d’acheter des repas et produits de restauration. Le dispositif comprend le matériel et son fonctionnement connecté, l’approvisionnement en denrées, la distribution et la livraison, ainsi que la maintenance et le service après-vente.

L’accès aux achats doit être compatible avec les principaux titres-restaurant, notamment les cartes SWILE actuellement utilisées, et le paiement par carte bancaire. L’utilisation des titres-restaurant respecte le plafond journalier réglementaire par agent et les jours autorisés (jours ouvrables, hors dimanche et jours fériés), en tenant compte des évolutions réglementaires. Le titulaire fournit des reportings détaillés des consommations par jour, mois et année, ainsi que le panier moyen par entité.

Repas et approvisionnement

L’offre comporte au minimum cinq menus différents par semaine, diversifiés, équilibrés et régulièrement renouvelés. Elle doit proposer des options végétariennes, véganes, sans gluten et sans lactose, avec au moins 20 % de produits végétariens et, le cas échéant, végétaliens. Les repas doivent contribuer aux apports nutritionnels recommandés et diversifier les protéines, lipides et glucides. L’offre comprend notamment boissons froides, entrées, salades et crudités, plats froids ou à réchauffer, sandwichs, snacks, wraps, bowls et desserts (produits laitiers, pâtisseries et fruits frais).

Les denrées doivent respecter la réglementation alimentaire et sanitaire. Sont notamment attendus des produits frais, de saison et locaux ou régionaux, ainsi que des produits biologiques ou labellisés, des poissons issus de la pêche durable et des produits AOP, AOC ou équivalents. Les emballages doivent être limités et privilégier les solutions recyclables, réemployables ou de moindre incidence environnementale.

Le titulaire prend en charge les commandes, la gestion des stocks, le stockage, la rotation des produits, la prévention des ruptures et le réassort quotidien ; il retire les produits dont la date limite de consommation est atteinte. Les livraisons et réassorts sont effectués 5 jours sur 7, du lundi au vendredi, entre 8 h et 11 h. La gestion des quantités, des dates et des invendus doit limiter les pertes et le gaspillage alimentaire.

À titre indicatif, le site compte environ 272 agents. Le nombre moyen de plats consommés par jour indiqué pour 2022 à 2026 est respectivement de 21, 25, 22, 20 et 17 ; le panier moyen TTC indiqué pour ces années est de 4,23 €, 7,61 €, 7,63 €, 7,46 € et 7,67 €. Ces données sont communiquées à titre indicatif.

Hygiène, traçabilité et exploitation

Le titulaire met en œuvre un plan de maîtrise sanitaire fondé sur les principes HACCP : maîtrise des températures, traçabilité des denrées, respect des dates limites, gestion réglementaire des allergènes, nettoyage et désinfection des équipements, prévention des contaminations et respect strict de la chaîne du froid. Il maintient le frigo propre et hygiénique, tient à disposition les documents de contrôle sanitaire et les procédures, et consigne quotidiennement les livraisons dans un carnet de bord daté et signé. Celui-ci mentionne notamment l’heure de dépôt, les quantités récupérées, les relevés de température le cas échéant et les anomalies constatées. Les menus de la semaine sont communiqués chaque semaine aux usagers et à l’acheteur.

Le service doit assurer une qualité constante des préparations, la disponibilité des produits et un SAV joignable directement par les utilisateurs. Le titulaire transmet un reporting détaillé des ventes chaque mois ; une à deux réunions de suivi peuvent être organisées dans l’année, notamment à partir du reporting, des enquêtes de satisfaction et des produits proposés.

Entretien, maintenance et contrôles

L’entretien sanitaire, comprenant nettoyage, désinfection et évacuation des résidus, est hebdomadaire. La maintenance préventive est trimestrielle et porte sur les composants, pièces détachées et équipements. Pour toute maintenance, un rapport détaillé est transmis à l’interlocuteur désigné. En cas de dysfonctionnement, le titulaire intervient dans un délai maximal de 4 heures à compter du signalement. Si le frigo est indisponible plus de 8 heures, il met en place immédiatement, à ses frais et après validation de l’acheteur, une solution de remplacement équivalente, sans supplément de prix. Le coût de la maintenance est inclus ; les coordonnées de contact en cas de panne doivent être affichées sur le frigo.

L’acheteur peut vérifier les quantités, les dates limites, la conservation, la qualité sanitaire des denrées et le fonctionnement des frigos, y compris de manière inopinée et sans avertissement préalable. Les frais de vérifications courantes et d’analyses complémentaires sont à la charge du titulaire. Les délais de vérification indiqués pour l’acheteur sont de 48 heures pour le quantitatif et de 10 jours ouvrés pour le qualitatif.

Le frigo et les équipements doivent être livrés, installés, approvisionnés et fonctionnels au plus tard dans les 10 jours calendaires suivant la notification. Le titulaire respecte les règles d’accès, de circulation et de sécurité du site, les exigences de sécurité électrique, de confidentialité et de protection des données personnelles, notamment le RGPD, ainsi que les obligations prévues au contrat de protection des données.