Formation et accompagnement à la mise en place de PCA

La prestation porte sur les étapes 2 et 3 de la démarche PCA, à partir de la synthèse de la première étape, qui constitue le point de départ obligatoire. Elle vise le transfert de savoir-faire aux responsables PCA (RPCA) et l’accompagnement des équipes régionales : celles-ci élaborent les documents et peuvent ensuite former d’autres agents. Le titulaire ne réalise pas les documents PCA à la place des agents.

Le périmètre couvre les activités critiques des lycées et, par bons de commande, celles des autres pôles et directions de la Région. La démarche de référence traite notamment de l’indisponibilité des locaux régionaux de Saint-Ouen et des solutions de continuité associées.

Deux missions complémentaires

• Solutions de secours : former les RPCA à leur formalisation, à l’analyse de faisabilité organisationnelle, technique, juridique, sociale et RH, ainsi qu’au chiffrage pour arbitrage. Accompagner les agents dans la production des documents par des trames, relectures, retours et validations ; produire des synthèses techniques et managériales et les présenter à la direction générale pour arbitrage.
• Formalisation des PCA : former les RPCA à la rédaction des plans et modes opératoires par activité critique ; fournir les trames, fiches et matrices RACI, puis relire et valider les productions des agents. Rédiger les synthèses managériales de déclenchement.

Les formations et ateliers nécessaires sont proposés par le titulaire dans son mémoire technique. Le pilotage comprend les ressources de gestion de projet, réunions, synchronisations, présentations et échanges téléphoniques.

Outils et livrables

Pour la première mission, sont notamment attendus des supports de formation, guides méthodologiques, modèles, grilles d’analyse, outils de chiffrage, supports de mise en pratique ou de simulation, synthèses techniques et managériales, un rapport synthétique présentant les faiblesses de chaque direction selon cinq composantes (organisationnelle, technique, juridique, sociale et RH), des guides opérationnels par direction et les comptes rendus de réunion.

Pour la seconde mission, les livrables comprennent des supports de formation et guides méthodologiques (PPT), un plan d’action régional décliné par direction et service, des fiches réflexes décrivant tâches, moyens, responsable et contact, ainsi que des outils rédigés par les RPCA avec l’accompagnement du titulaire : cellule de déclenchement, procédure de contact des agents en crise, document d’astreinte, plan et procédure de réaffectation des effectifs et équipements vers les sites non touchés ou de repli, messages aux personnels, au public et à la Préfecture, consignes de crise et tests techniques. Les synthèses techniques et managériales sont notamment attendues au format Word. Les livrables de la mission 2 doivent tenir en 4 à 5 pages par activité critique.

Séquencement et réunions

Pour les lycées, le délai prévisionnel est de 3 mois pour la mission 1 et de 3 mois pour la mission 2 ; pour les autres pôles, il est de 4 mois pour chacune. La mission 1 des lycées devait démarrer en janvier 2027 et celle des autres pôles en février 2027 ; la mission 2 est lancée par ordre de service. Le délai de validation de la Région pour la mission 1 est d’un mois. Le calendrier prévisionnel est convenu au lancement, puis complété par le planning du titulaire et validé par la Région.

Des rencontres ont lieu en présentiel au siège de la collectivité à Saint-Ouen-sur-Seine ou en visioconférence avec l’accord de la Région. Sont notamment prévues une réunion de lancement, des présentations des synthèses à la direction générale et, pour la mission 2, une présentation des synthèses et modalités de déclenchement au cours du deuxième trimestre 2027, ainsi qu’une réunion d’information plénière des agents concernés.