Prestations de facility management

Le titulaire assure le pilotage économique, administratif et opérationnel du facility management, coordonne les équipes et éventuels sous-traitants, suit la qualité et les indicateurs de performance et conseille le COJOP. Il met en place un guichet unique pour les demandes, un système d'information d'exploitation consultable par le COJOP et un suivi des interventions, incidents, devis, documents et dépenses. Le système d'information doit être opérationnel au plus tard un mois après le début du marché ; le guichet unique au plus tard le 1er mars 2027. Les demandes doivent être traçables, attribuées aux intervenants concernés et clôturées avec compte rendu.

Le pilote organise notamment des réunions opérationnelles hebdomadaires et des revues mensuelles et annuelles, produit les rapports de suivi et maintient à jour les plans d'implantation du mobilier et des postes de travail. Il suit aussi les consommations d'énergie et de fluides et propose des mesures d'optimisation. La gestion d'un parc automobile pourra lui être demandée : le CCTP évoque 25 véhicules écologiques en 2027, puis 50 à 60 en 2028-2029.

Nettoyage et hygiène

La prestation couvre les locaux privatifs, surfaces, mobilier, vitrages intérieurs, sanitaires, équipements et terrasses privatives, ainsi que la collecte et le tri des déchets et la fourniture des produits et consommables sanitaires. Les locaux techniques et informatiques, les parties communes du rez-de-chaussée, le parking et le local vélo sont exclus de ce lot de nettoyage. Le titulaire est soumis à une obligation de résultat en matière de propreté, d’hygiène et de confort. Les techniques prévues comprennent notamment dépoussiérage, balayage humide, lavage mécanisé ou manuel, spray-méthode, métallisation, cristallisation, décapage, désinfection et nettoyage des vitrages.

Les passages courants sont prévus en jours ouvrés le matin entre 7 h et 9 h et le soir entre 17 h et 19 h ; une présence en régie est aussi prévue de 13 h à 19 h. Les fréquences minimales sont adaptées aux surfaces et à leur usage : actions quotidiennes dans les circulations et sanitaires, opérations hebdomadaires sur plusieurs équipements et surfaces, contrôles ou nettoyages mensuels, trimestriels, semestriels ou annuels selon les éléments concernés. Le nettoyage des équipements spécifiques comprend notamment les micro-ondes quotidiennement, les réfrigérateurs et lave-vaisselle chaque semaine et les surfaces des fontaines et machines à café chaque semaine. Les nuisibles font l’objet d’au moins deux interventions par an, les interventions supplémentaires nécessaires étant incluses. Les délais d’intervention urgents pendant la présence du personnel sont de 15 minutes pour les locaux de sensibilité 1, 30 minutes pour la sensibilité 2, 4 heures pour la sensibilité 3 et la journée pour la sensibilité 4.

Les produits d’entretien doivent être non corrosifs, adaptés et non irritants ; ils doivent disposer de l’écolabel européen et/ou de la certification NF Environnement. Le titulaire fournit les notices, fiches de sécurité et procès-verbaux d’essai relatifs notamment au pH et à la biodégradabilité, ainsi que des échantillons référencés après notification. Les sacs de déchets doivent porter la mention NF Environnement ou présenter des caractéristiques équivalentes. Les produits vitres sont inodores. Les déchets sont triés selon les consignes du site ; les prestations ponctuelles hors nettoyage courant peuvent être commandées séparément.

Maintenance multitechnique et petits travaux

Le titulaire réalise la maintenance préventive et corrective des niveaux 1 à 4 dans le périmètre qui lui est attribué, ainsi que des petits travaux d’aménagement et de remise en état. Les opérations de niveau 5, les renouvellements lourds, certaines remises en état après sinistre et les mises aux normes nouvelles sont exclus des prestations courantes et peuvent faire l’objet de devis. Le périmètre est défini par la matrice de répartition et les inventaires : il comprend notamment des petits appareillages, certains équipements techniques d’étage, des équipements installés par l’occupant et des éléments de second œuvre. De nombreux équipements structurants — notamment des réseaux et installations générales, le SSI général et les ascenseurs du site principal — relèvent du propriétaire selon cette matrice.

Un factotum technique réalise des interventions occupant telles que petite plomberie, quincaillerie, mobilier, prises et interrupteurs, pose de supports ou d’écrans, déplacement de bureaux et réception ou rangement de fournitures. La maintenance est organisée en continuité, avec astreinte 24 h/24 et 7 j/7 hors heures ouvrées. Pour les incidents très critiques, les délais en heures ouvrées sont d’une heure pour intervenir, quatre heures pour une remise en service et deux jours ouvrés pour la remise en état ; en astreinte, l’intervention est prévue sous deux heures et la remise en service sous quatre heures. La désincarcération d’une personne bloquée dans un ascenseur doit intervenir sous 45 minutes au maximum. Les pièces de rechange sont incluses jusqu’à 100 € HT par pièce avant coefficient ; la main-d’œuvre de pose est incluse quel que soit le prix de la pièce. Le titulaire suit les contrôles réglementaires, met à jour la documentation et le registre de sécurité, gère les déchets de maintenance et rend compte des interventions. Il assure aussi, à la demande, la maîtrise d’œuvre de petits travaux modificatifs ou d’aménagement, en lien avec le bailleur et les équipements du bâtiment.

Accueil, courrier et services aux occupants

L’accueil physique comprend l’orientation des visiteurs, leur enregistrement et la gestion des badges, l’information des occupants et l’indication des consignes de sécurité ; cette prestation ne commence que si elle est reprise par le COJOP. La gestion du standard est prévue si le COJOP la confie au titulaire, avec un taux de décroché de 95 %. L’accueil physique est prévu de 8 h à 19 h du lundi au vendredi et le remplacement imprévu d’un agent doit être assuré sous deux heures. L’accueil événementiel est commandé séparément ; il comprend la préparation, l’encadrement et l’assistance aux manifestations.

Le service courrier traite les arrivées et départs, le pré-tri, le suivi des recommandés, l’affranchissement et, à la demande, des courses urgentes. Les volumes indicatifs passent de 200 plis entrants et 100 plis sortants par mois en 2027 à 500 entrants et 300 sortants en 2030. Le courrier arrivé doit être mis à disposition des services au plus tard trois heures après réception. Le courrier sortant est collecté cinq jours par semaine entre 16 h 30 et 17 h 30 ; son affranchissement et son dépôt sont effectués le jour même ou au plus tard le lendemain matin. Le service peut couvrir des plis jusqu’à 3 000 g et des livraisons urgentes par coursier à partir de 45 minutes.

Le factotum services est présent de 8 h à 17 h 30 : il suit 1 055 casiers répartis sur six étages, prépare et remet en ordre les salles, réceptionne et répartit fournitures de bureau et consommables des points café, et contribue aux petits mouvements internes. Les achats sont réalisés selon les commandes validées par le COJOP. Les déménagements internes, le stockage et l’archivage sont commandés selon les besoins. Les opérations de transfert peuvent comprendre protections des locaux, fourniture de cartons et caisses, déplacement et installation des matériels et traitement des emballages. Les effectifs prévisionnels du site mentionnés pour ces opérations vont de 231 au premier semestre 2027 à 1 571 au second semestre 2029. Les archives papier peuvent être conditionnées, transportées et stockées ; les destructions sont suivies d’un certificat, et les archives à détruire sont broyées le jour de l’enlèvement.

Plantes, événements et équipements en libre-service

Le titulaire fournit des plantes d’intérieur et leurs pots ou bacs, puis assure arrosage, taille, entretien, traitement biologique si nécessaire, apport de substrat et remplacement des plantes déficientes. Le choix privilégie le tissu économique local lorsque cela est possible.

Les prestations événementielles comprennent la préparation et le réglage des équipements, l’assistance technique, la coordination des régies son, lumière et vidéo, ainsi que la location, la livraison, le montage et le démontage du matériel scénique commandé. Le titulaire peut aussi installer et exploiter des distributeurs de boissons chaudes, boissons fraîches et denrées alimentaires, sous réserve d’un éventuel partenariat exclusif susceptible de mettre fin à ces prestations. Les distributeurs chauds ne dépassent pas 60 × 60 cm en largeur et profondeur et doivent notamment proposer café, chocolat et eau chaude ; au moins un café bio, équitable ou en circuit court est demandé. Les gobelets et touillettes ne sont pas souhaités ; les contenants sont fournis par le COJOP. L’approvisionnement doit être garanti 7 jours sur 7. Des analyses alimentaires et prélèvements de surfaces sont réalisés trimestriellement par un laboratoire agréé ; les distributeurs font l’objet d’un grand nettoyage et d’une désinsectisation semestriels.

La location et maintenance des fontaines comprend installation, mise en service, déplacement uniquement sur demande, entretien préventif et correctif et remplacement des appareils hors d’usage. Les appareils doivent être accessibles aux personnes à mobilité réduite et proposer eau plate, pétillante, rafraîchie et tempérée ; les dimensions maximales des appareils en cafétéria sont de 60 × 60 cm, et celles de la machinerie placée sous l’appareil de 60 × 60 × 93 cm.