Externalisation du traitement et de l'envoi du courrier

• lettres simples et lettres recommandées avec accusé de réception ;
• envois unitaires ou en masse vers plusieurs destinataires ;
• impression, mise sous pli, affranchissement et remise au service postal ;
• envoi électronique sécurisé par lien de téléchargement ;
• combinaison d’un envoi physique et d’une copie électronique.

Intégration et suivi

La PLES doit s’interfacer avec la GEC Digitech du SDIS 13 pour recevoir les courriers sortants et avec la GED Digitech pour transmettre les preuves de dépôt et accusés de réception. Les statuts attendus sont notamment : créé, envoyé, distribué, remis et refusé. Le suivi doit être disponible sur la plateforme web et par API, avec retour des preuves de dépôt et des AR électroniques.

La solution doit fournir un tableau de bord des envois ainsi que l’export des historiques aux formats CSV et PDF. Elle doit pouvoir traiter plusieurs centaines d’envois par jour, en mode unitaire ou en masse. Les volumes annuels indicatifs sont d’environ 12 000 courriers postaux simples et 1 500 courriers recommandés ; ces volumes sont non contractuels et susceptibles d’évoluer.

Documents et exigences techniques

Les fichiers acceptés sont les formats PDF, DOCX, XLSX, JPEG et PNG, avec une taille maximale de 20 Mo par fichier. Les échanges API avec les applications métiers doivent être sécurisés.

Les données doivent être hébergées sur un cloud souverain en France, dans le respect du RGPD. Le titulaire n’utilise que les données strictement nécessaires, à aucune fin commerciale, ne les transfère pas hors de l’Union européenne, les restitue à la demande du SDIS 13 et supprime les données importées devenues inutiles. Toute fuite, violation ou action technique involontaire susceptible de dégrader les données doit être signalée immédiatement ou sans délai selon le cas.

La PLES doit garantir la sécurité des accès, l’innocuité des fichiers et programmes intégrés, la sécurisation des postes utilisés par le titulaire et l’authentification ainsi que le chiffrement des communications et des données lors des prises en main à distance. Les matériels du titulaire connectés aux réseaux du SDIS 13 peuvent être contrôlés par les équipes informatiques avant toute connexion.

Déploiement, formation et assistance

Le titulaire fournit un planning prévisionnel couvrant la préparation, l’installation, la configuration, les tests, la formation et la mise en production. Il accompagne le démarrage, démontre le bon fonctionnement de l’outil et forme les administrateurs à l’exploitation de la PLES, à la gestion des utilisateurs et habilitations, au suivi des envois et aux opérations courantes d’administration. Des supports de formation et une documentation utilisateur sont requis.

La maintenance est corrective, adaptative et évolutive. Elle comprend la correction des incidents selon trois niveaux de sévérité — bloquant, urgent et non urgent —, les mises à jour, la prévention des dysfonctionnements, la documentation des interventions et la continuité de service. Le support est accessible par espace client web, téléphone et courriel unique, au minimum du lundi au vendredi de 8h30 à 12h30 et de 14h00 à 18h00. Il permet de déclarer et suivre les anomalies, demandes d’assistance et évolutions.

Réception et périmètre d’intervention

Les prestations font l’objet de vérifications quantitatives, qualitatives et d’essais à la réception de chaque commande ou prestation ordinaire. Les frais de vérification sont à la charge du titulaire, qui doit être représenté lors de la réception. Un procès-verbal est établi ; l’acheteur peut prononcer l’admission, l’ajournement, la réfaction ou le rejet.

Le périmètre couvre l’état-major, le centre de formation, les groupements territoriaux, les centres d’incendie et de secours et tous les autres sites interconnectés au système d’information du SDIS 13 dans les Bouches-du-Rhône. Les adresses de livraison peuvent être modifiées, dans les limites géographiques du département.