Externalisation du traitement éditique et de l’envoi des courriers

Le titulaire prend en charge les flux électroniques de courriers de la MDPH, leur traitement informatique, l’impression, le façonnage, la mise sous pli, l’affranchissement et la remise à l’opérateur postal. Le marché comprend aussi la mise en place d’une solution logicielle interopérable, son paramétrage, son exploitation suivie et sa maintenance.

Les volumes sont indicatifs et sans engagement : environ 180 000 à 220 000 plis et 350 000 à 450 000 pages imprimées par an, avec une cadence habituelle de 600 à 1 200 plis par jour ouvré. Les pics suivent notamment les séances plénières bimensuelles de la CDAPH et les périodes de mai-juin et d’octobre-novembre.

Solution, intégration et sécurisation

Les fichiers PDF proviennent notamment des outils métiers GENESIS/KSL8 et sont transférés via les interfaces avec la GED MULTIGEST. La tranche ferme comprend la fourniture ou mise à disposition de l’application et des progiciels nécessaires, leurs droits d’usage, le paramétrage, l’interconnexion sécurisée, les tests, la recette, la formation et la documentation. Deux environnements sont prévus : production et test. L’intégration couvre notamment les passerelles sécurisées, les scripts de transfert, le SSO, les profils et habilitations, les gabarits éditiques et les balises de pliage.

La solution doit être opérationnelle sans développement spécifique susceptible d’allonger sa mise en œuvre. Les documents peuvent contenir des données de santé : le candidat doit préciser sa situation HDS et les mesures de sécurisation proposées ; une offre non HDS sans solution proposée n’est pas recevable. Les ateliers d’éditique doivent notamment restreindre les accès par badge nominatif et tracer les zones de conditionnement par vidéo ; les opérateurs signent un engagement individuel de confidentialité. Les journaux de transfert et d’impression sont conservés 3 mois ; les fichiers d’impression, au plus 30 jours calendaires après remise postale, puis sont purgés de manière sécurisée et irréversible.

La recette comprend des tests d’interconnexion et un lot d’au moins 500 fichiers de test représentatifs anonymisés. Le titulaire produit des spécimens papier sans remise postale pour le contrôle conjoint de l’adresse en fenêtre, de la lisibilité des codes d’affranchissement, des plis multipages et des ruptures d’enveloppe.

La formation porte sur les usages, le paramétrage fonctionnel et technique, le pilotage et les statistiques ; les groupes d’administrateurs techniques et fonctionnels sont chacun limités à 5 personnes. L’assistance en français est accessible par téléphone ou courriel, du lundi au vendredi de 8 h 30 à 18 h 30 ; la prise en charge d’un incident est annoncée sous 2 heures. La maintenance comprend l’assistance, la maintenance corrective et évolutive/adaptative.

Production, pliage et affranchissement

Le titulaire traite les PDF sans en modifier le contenu, sépare les documents collectifs par usager et regroupe, pour une même journée, les courriers ayant le même bloc adresse. Un pli peut contenir plusieurs courriers ; la solution doit aussi reconnaître les envois d’un même courrier à plusieurs destinataires. L’impression est en noir et blanc ou couleur, recto simple ou recto-verso, selon le paramétrage. Le papier est blanc, recyclable, de 80 g/m² ; le titulaire fournit les enveloppes et autres fournitures, ajoute les pièces jointes paramétrées et vérifie l’intégralité du pli avant envoi.

Les enveloppes à fenêtre sont au format C4 ou C5 selon le nombre de feuilles ; le format C6 peut être utilisé lorsque le courrier ne dépasse pas 3 feuilles. Les poids standard indiqués sont de 14,6 g (C4), 7,5 g (C5), 5 g (C6) et 5 g par feuille. Le titulaire optimise le traitement pour rester sous 50 g lorsque possible. Les lettres vertes sont prévues jusqu’à 250 g, avec un délai d’acheminement maximal annoncé de J+4 ; les recommandés peuvent atteindre 2 kg, avec ou sans preuve de réception, et une lettre recommandée électronique qualifiée est prévue dans la limite de 500 Ko ou 5 pages, avec tranches supplémentaires de routage électronique.

Le dépôt postal est prévu le jour même pour les demandes reçues avant 18 h, et sous un jour ouvré au-delà. Le CCTP annonce par ailleurs un envoi à J+1 et au plus tard J+2 ouvrés ; les pénalités du CCAP retiennent J+1 ouvré pour les flux standard et J ouvré pour les flux urgents. Les courriers peuvent être rectifiés ou supprimés avant 18 h. Les doublons déposés le même jour sont repérés : le dernier courrier est conservé et les précédents ne sont pas envoyés. Un doublon déjà envoyé n’est pas réexpédié sauf demande de la MDPH.

Suivi, incidents et conservation

Un portail sécurisé présente en temps réel les étapes et statuts du flux jusqu’à sa remise à l’opérateur postal, avec des données de suivi consultables et exportables en XLS/CSV. Les tableaux de bord couvrent notamment les volumes par type de courrier, les plis bloqués, le regroupement, les affranchissements, les incidents et les dates de traitement. Les retours non distribués sont signalés dans l’outil et détruits selon les modalités prévues. En cas d’incident, le titulaire avertit la MDPH et la DSI ; il transmet une analyse et un plan d’action, et doit proposer un contournement si le service n’est pas rétabli sous 48 h.

Les durées de conservation mentionnées ne sont pas homogènes : les fichiers d’impression sont limités à 30 jours, les plis non distribués sont indiqués comme stockés 9 mois, l’archivage numérique est prévu pour au moins 2 mois, tandis que le bordereau de prix mentionne un archivage de 2 ans. Le titulaire doit fournir les documents envoyés, bordereaux de dépôt, preuves de réception le cas échéant et courriers non délivrés dans le périmètre d’archivage prévu.