Éditique et envoi des factures et courriers

Le titulaire prépare, paramètre, teste et met en service la chaîne de production, puis traite les fichiers de factures, relances et courriers de gestion transmis par Valence Romans Eau. L’organisme compose les documents et les transmet en PDF ; le titulaire réceptionne et contrôle les fichiers, gère les consommables, édite les documents, les met sous pli et les remet à La Poste. Il assure également la gestion des plis non distribués (PND).

Les factures et lettres de relance sont transmises quotidiennement, en deux envois sur une même journée ; les courriers de gestion sont transmis chaque jour. Les archives de demande d’édition comprennent un PDF, un fichier de paramétrage .PAR pour les références d’annexes et un fichier de contrôle .CTL.

Édition, mise sous pli et acheminement

L’impression est laser et en couleur sur papier blanc de 80 g/m², recyclé ou non selon commande. Les factures et relances sont en A4 recto-verso ; les courriers et annexes électroniques sont en A4 recto ou recto-verso. Le taux d’encrage maximal est de 20 % par page pour factures, relances et courriers, et de 50 % pour les annexes électroniques. Les factures, y compris hors cycle, doivent respecter la norme NF Q 14-007 relative au papier et à l’encre pour la reconnaissance optique des caractères.

Les plis sont préparés en enveloppes C5/6 (114 × 229 mm), à une fenêtre, avec le logo de la régie. Chaque pli contient une seule facture ou une seule lettre de relance. Des annexes électroniques ou physiques peuvent être jointes aux factures ; certaines compositions comprennent aussi une enveloppe retour. Le titulaire approvisionne et gère les stocks de papier, enveloppes et consommables.

Les factures et relances sont affranchies au tarif lettre verte. Le titulaire organise le tri et les dépôts selon les règles industrielles, avec regroupement par destination, poids et format afin de rechercher les conditions tarifaires les plus avantageuses. La remise en Poste lui incombe. Les frais postaux sont réglés par Valence Romans Eau dans le cadre de son contrat postal industriel, sur justificatifs ; pour les envois à l’étranger, le titulaire avance les frais et les refacture mensuellement sans frais de gestion supplémentaire.

Dimensionnement indicatif et suivi

Les quantités annuelles estimatives et non engageantes comprennent 80 000 factures de cycle et 10 400 factures hors cycle. Environ 80 % des factures comportent deux pages et les 20 % restantes trois pages ou plus. Les prévisions d’annexes sont de 45 000 feuillets de communication et 45 000 feuilles de synthèse ARS. Pour les relances, elles indiquent 16 500 lettres d’une page, 10 500 de deux pages et 10 500 enveloppes retour. Un cycle de facturation peut s’étendre jusqu’à trois mois, avec des pics pouvant atteindre 5 000 factures.

Les pics journaliers estimés sont de 6 000 factures, 1 500 relances et 20 000 courriers de gestion ; le volume annuel estimé de courriers de gestion est de 25 000, avec une volumétrie quotidienne de 1 à 3 000. Si les deux pics estimatifs de documents surviennent le même jour, le volume transféré est évalué à 100 Mo par jour, à titre indicatif et non engageant.

Le titulaire massifie les flux, les enrichit avec les codes nécessaires au pilotage de l’impression et de la mise sous pli, puis les trie et les allotit selon les modalités d’impression, de mise sous pli, de poids et de dépôt postal. Les codes OMR pilotent notamment les débuts et fins de plis et l’insertion des annexes ; des codes-barres ou 2D contrôlent l’intégralité et l’intégrité. Toute anomalie détectée entraîne l’écartement du pli concerné ainsi que des plis précédents et suivants, puis une demande automatique de réimpression ; les plis rebutés ne sont pas réutilisés.

Les PND sont ouverts et triés par type de courrier. Une liste informatique comportant les informations de la barrette technique et le type de pli est transmise chaque lundi pour les retours de la semaine précédente. Des rapports opérationnels hebdomadaires et un rapport mensuel consolident notamment les volumes reçus, produits et déposés, les consommations, les annexes, les PND et les données d’affranchissement. Les adaptations mineures de la chaîne comprennent notamment la création d’annexes, le paramétrage de maquettes et l’ajout ou la suppression de ressources ; l’intégration et le paramétrage des annexes numériques sont compris dans les prestations.

Intégration, contrôles et engagements de service

La préparation inclut les travaux d’intégration et de paramétrage, les tests unitaires et d’intégration, l’approvisionnement initial ainsi que la production des livrables de lancement. Le plan qualité projet est attendu au plus tard un mois après la notification ; la mise en œuvre et les tests de la chaîne au plus tard deux mois après celle-ci ; la mise en production au plus tard trois mois après. La vérification de service régulier dure deux mois à compter de la mise en production. Les livrables comprennent notamment le plan qualité, le dossier de spécifications techniques, le plan de tests, les résultats de vérification et les bons à tirer des typologies de documents et d’enveloppes.

Les échanges s’appuient sur le dispositif VPN IPsec et SFTP associé au logiciel Waterp ; les flux autorisés sont limités aux besoins de transfert et une plateforme mutualisée doit assurer le cloisonnement des clients. Le titulaire contrôle la complétude, la nomenclature, les formats, les volumes et les références des fichiers, puis la qualité d’impression, de mise sous pli, d’affranchissement et des dépôts.

Les objectifs comprennent 99,5 % des plis déposés le jour J si les fichiers sont reçus au plus tard à 10 h, les 0,5 % restants au plus tard à J+1 ; après 10 h, 99,5 % au plus tard à J+1 et les 0,5 % restants à J+2. Les taux exigés de fichiers contrôlés, pages conformes, plis conformes et dépôts conformes sont chacun de 100 %. Les incidents sont déclarés sous quatre heures ; la reprise du traitement et de l’acheminement doit intervenir sous deux jours ouvrés au maximum, y compris en cas de force majeure.