Externalisation et récolement d’archives intermédiaires

Le marché porte sur la gestion externalisée d’archives publiques intermédiaires, principalement des dossiers de personnel. Le stock initial représente 800 mètres linéaires (ml), dont 200 ml à récoler, et doit être pris en charge au plus tard le 2 avril 2027. Après épuisement de ce stock, des prises en charge progressives peuvent atteindre 1,2 kml. En cas d’urgence, une prise en charge exceptionnelle et transitoire est prévue sur plusieurs sites du ministère ; un volume global maximal de 3 kml est envisagé pour ces sites franciliens. Les volumes complémentaires sont commandés par bons de commande. Aucune destruction d’archives n’est demandée.

Les boîtes, en bon état, mesurent 8, 10, 12, 15 ou 20 cm sur leur petit côté ; le format de 10 cm est le plus courant. Les cotes attribuées par l’acheteur restent la référence utilisée. Le titulaire fournit des conteneurs robustes, propres et en bon état, sans indication visible de l’origine des archives, et établit un tableau de concordance des cotes. L’inventaire est pointé en continu lors des enlèvements ; une décharge signée et son inventaire sont établis pour chaque opération. La copie numérisée est transmise sous 2 jours ouvrés, l’original papier sous 5 jours ouvrés et le tableau de concordance sous 10 jours ouvrés.

Les contraintes de manutention comprennent notamment l’emploi exclusif d’armoires roulantes ou de rolls sur le site principal, sans palettes ni transpalettes. Les conteneurs et boîtes doivent être calés et manipulés avec précaution ; le transport est effectué le jour de la prise en charge, sans arrêt injustifié, avec protection contre les intempéries.

Conservation et communications

Les sites de conservation proposés par le titulaire doivent être agréés pour la conservation d’archives publiques et validés par écrit par l’acheteur avant tout transfert. Les sites secondaires sont admis pour les besoins de transfert ou de communication, pour une durée ne dépassant pas 10 jours ouvrés. Le stockage peut être dense. Les locaux doivent satisfaire aux exigences de conservation, notamment celles de l’annexe A de la norme NF Z 40-350. Le titulaire assure la surveillance sanitaire et thermohygrométrique, la lutte contre les nuisibles, la prévention des dégâts des eaux et la maintenance des équipements. Il met en place un gardiennage permanent 24 h/24 et 7 j/7, la détection anti-intrusion, incendie et inondation ; les mesures correctives, la mise en quarantaine éventuelle et les frais de restauration des boîtes endommagées sont à sa charge. L’administration peut auditer les sites avec un préavis de 5 jours ouvrés.

Un outil informatique sécurisé, accessible par internet au moyen d’identifiants, assure la traçabilité des prises en charge, de la conservation et des communications. Il est accessible au minimum de 8 h à 20 h les jours ouvrés, hors maintenance annoncée au moins 7 jours ouvrés à l’avance. Il permet notamment de consulter l’inventaire et le statut des boîtes en temps réel ou quasi réel, de gérer les demandes de communication et les changements de statut, d’extraire les données en XLS ou CSV et d’obtenir des statistiques. Il respecte les référentiels RGS et RGAA ; sa maintenance relève du titulaire.

Les demandes portent uniquement sur des boîtes ou conteneurs : aucune extraction de dossier à l’intérieur d’une boîte n’est effectuée. Il n’est pas prévu de navette régulière. Pour les demandes reçues avant midi un jour ouvré, le délai normal est convenu avec l’acheteur dans une limite de 5 jours ouvrés, le délai urgent est de 48 heures ouvrées et le délai de communication nécessaire au contrôle d’un récolement est de 24 heures. Les restitutions temporaires sont réintégrées dans leur conteneur d’origine sous 3 jours ouvrés après retour. Les demandes et mouvements donnent lieu à une décharge et à la mise à jour de l’outil de suivi.

En fin d’accord-cadre, l’inventaire exhaustif est fourni 4 mois avant l’échéance. La préparation des palettes prend 20 jours ouvrés, puis l’acheteur dispose de 20 jours ouvrés pour ses vérifications. En cas de changement de titulaire, le transfert des archives doit être organisé dans un délai de 15 jours ouvrés. Les données de l’outil sont exportées dans un format ouvert au plus tard 10 jours avant la remise au nouveau titulaire.

Récolement des dossiers de personnel

Le récolement initial concerne 200 ml inclus dans les 800 ml ; des prestations complémentaires peuvent être commandées. Il porte exclusivement sur des dossiers de personnel ou des documents relatifs à la gestion individuelle des personnels. L’intégralité du contenu des boîtes demandées est récolée, sans tri ni élimination. Pour chaque dossier, la description comprend au minimum la cote de la boîte, les noms et prénoms, la date ou l’année de naissance selon le livrable et les observations éventuelles. Les informations sont recherchées dans les pièces du dossier si elles ne figurent pas sur sa pochette.

Les livrables sont fournis dans l’un des modèles prescrits : tableur Excel DIA, avec un dossier par ligne, ou CSV Ligeo, avec une boîte par ligne. Un fichier est attendu par versement ; les colonnes et leurs noms ne doivent pas être modifiés. Des observations peuvent nécessiter un fichier Word complémentaire pour le modèle Ligeo. Des livrables intermédiaires sont transmis chaque semaine et à l’achèvement de chaque versement. La validation définitive s’appuie sur un contrôle aléatoire d’environ 10 % des boîtes de chaque versement ; un taux d’erreur de 5 % des éléments à saisir par livrable entraîne le refus et la reprise complète du récolement aux frais du titulaire.